【採用担当者向け】企業側の面接日程メールの書き方と文例
応募者への面接日程の案内や調整、やり取りなどはメールで行うことが基本です。記録として残せるため、情報の伝え漏れや認識違いを防ぐことができます。
しかし、書き方や送付マナーに悩む採用担当者の方は多いでしょう。採用担当者は企業の顔でもあるため、人に不快感を与えない程度のビジネスマナーは最低限知っておく必要があります。
この記事では、面接日程メールに書くべき項目や文例、送付の際に気を付けたいポイントについて解説します。
この記事の目次
面接日程メールに書くべき6項目
面接日程を案内するメールには、件名・宛名・面接の日程・面接場所・持ち物・担当者の名前の6項目が必要です。それぞれ書き方を紹介します。
件名
件名は、一目で面接に関する内容だとわかるものにしましょう。内容を端的にすることで、応募者の見落としや内容の取り違えを防ぐことができます。例えば、以下のように記載します。
（例）
「【〇〇株式会社】面接日程のご案内」「【〇〇株式会社】二次面接のご案内」
社名と「面接日程の案内」などの文言を入れておきましょう。
応募者は、求人サイトや他社からも多数メールを受け取っていることも考えられます。「選考結果のお知らせ」や「○○株式会社よりお知らせ」といった内容のわかりにくい件名では、応募者がメールに気付かないおそれがあるため注意しましょう。
宛名
個人宛てに送信する場合は、新卒の場合「大学名・学部学科名・氏名・敬称」の順に記載します。中途の場合は、「氏名・敬称」のみです。大学や学部学科名は正式名称を用い、誤字・脱字がないよう細心の注意を払いましょう。
複数人数宛てに一斉送信する場合は、「学生の皆様」「皆様」「各位」などの表現を使います。
面接の日程
面接の日程は、応募者が予定を合わせやすいように3つ程度候補を設けて提示します。選択肢があることで、メールのやり取りも最小限に抑えることができます。スムーズに調整ができない場合、選考離脱のおそれもあるため注意しましょう。
また、時間とあわせて、所要時間の目安を記載しておくことをおすすめします。1日に複数人の面接を予定している場合には、面接が長引いた際に備えて前後の時間に余裕をもたせておくと良いでしょう。
面接場所
面接会場の住所・受付場所・内線番号・行き方（アクセス情報）を記載します。GoogleマップなどのURLを併記しておくと親切です。
持ち物
履歴書や筆記用具、印鑑など、面接当日に必要なものを記載します。会社や選考段階によって持ち物は異なりますので、応募者が判断に迷わないよう具体的に記載しておきましょう。
担当者の名前と緊急連絡先
当日会場に到着してスムーズに受付できるよう、担当者の部署・名前を記載します。また、応募者に何らかのトラブルが発生した場合に備えて、連絡が取れるよう緊急連絡先も併記しましょう。
面接日程メールを送る際のポイント
面接日程メールは、応募者に面接の詳細について通知するためのものです。作成および送信時には、次のふたつのポイントを意識しましょう。
箇条書きにしてわかりやすくする
面接日程メールでは、必要事項を簡潔に伝えるために面接日程や場所、持ち物などは箇条書きで記載します。
また、改行も適度に使い、視覚的にも読みやすくなるように心がけましょう。
面接前日にはリマインドメールを送る
面接前日には応募者が選考日時や予定を再度確認できるように、リマインドメールを送信しましょう。応募者の日程間違いといったトラブルやドタキャンを防ぐ効果が期待できます。
面接日程メールの文例
実際に送付する面接日程メールの文例を紹介します。状況に応じてアレンジして活用してください。複数の応募者に送る場合に備えて、テンプレート化しておくと便利です。
書類選考後の面接日程メール
書類選考の通過と面接の日程に関するメールの文例です。
件名：【○○株式会社】面接日程のご案内
△△様
こんにちは。株式会社○○ 人事部採用担当××です。
この度は弊社求人にご応募頂き誠にありがとうございます。
一次選考の結果、△△様にはぜひ面接にお越し頂きたく、日程のご連絡をさせていただきました。
詳細をご確認の上、希望日をご返信いただけないでしょうか。
【面接候補日】
1.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
2.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
3.○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
・所要時間は○分を予定しています。
・上記日程でご都合が合わない場合は、調整いたしますのでご連絡ください。
【面接場所】
会場：株式会社○○ 本社6F会議室
住所：東京都◯◯区◯◯
アクセス：○○線〇〇駅〇〇口より徒歩〇分
地図：htpps://～
【持参していただくもの】
履歴書・筆記用具
ご不明点などがございましたら、人事部採用担当××までお気軽にご連絡ください。
ご多忙の中恐れ入りますが、○月○日（○）までにお返事いただけますと幸いです。
それでは引き続き、よろしくお願いいたします。
（メール署名）
面接日程の確定メール
応募者から日程の返信が届いたあと、送信する日程確定のメールの文例です。
件名：【○○株式会社】面接日程確定のご案内
△△様
こんにちは。株式会社○○ 人事部採用担当××です。
この度は、面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
面接日程を以下の通りに確定いたしました。
ご確認よろしくお願いいたします。
【面接日】
○月○日（○） ○○時○○分～○○時○○分
【面接場所】
会場：株式会社○○ 本社6F会議室
住所：東京都◯◯区◯◯
アクセス：○○線〇〇駅〇〇口より徒歩〇分
地図：htpps://～
【受付】
1F受付より内線○○番 ××宛てにご連絡ください
※当日の緊急連絡先：000-0000-0000
【持参していただくもの】
履歴書・筆記用具
ご不明点などがございましたら、人事部採用担当××までご連絡ください。
ご確認いただけたら、お手数ですがご返信いただけますと幸いです。
ご返信をもって、確定とさせていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
（メール署名）
まとめ
面接日程の調整メールは、採用業務をスムーズに進めるために必須です。連絡事項の漏れや必要以上にやり取りを長引かせることを防ぐため、今回紹介した文例を活用してテンプレートを作成しておきましょう。
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