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【例文あり】面接辞退メールの返信文|企業の印象を左右するポイント

2023年2月28日

採用業務を行っていると、面接予定だった応募者から辞退メールを受け取ることもあるでしょう。面接辞退への返信は、企業イメージを左右することもあるため、十分な配慮が必要です。今回は、面接辞退メールに対する返信方法を、例文とともに解説します。

面接辞退メールへの返信が企業イメージを左右することも

就職活動では、他社の内定を受諾した場合や選考に進んだものの希望条件に合わなかったなどの理由から、面接を辞退することは珍しくありません。

大切なのは、応募者から辞退の連絡を受けた際に、きちんと対応することです。返信を怠ったり、失礼な対応をしたりすると、企業の印象を下げることにもなりかねませんので、注意しましょう。

基本的に必ず返信する

面接辞退の連絡を受けた場合には、連絡が企業にきちんと届いていることを伝えるため、必ず返信を行いましょう。

応募者は辞退に際して迷惑をかけているのではないかと感じています。返信がないと「企業に不快な思いをさせたのでは」と不安になる可能性が高いです。

また、返信がないと「連絡が届いていないのでは」と不安になり、メールの再送信や電話での確認を行おうとする応募者もいるでしょう。

面接の辞退について申し訳ないと感じているところに、さらにストレスを与えることになります。また、返信がないことに対して良くない印象を持つかもしれません。

面接辞退のメールは、文面に気を遣って作成している人が多いということを念頭に置き、企業側もきちんと返信するのがビジネスマナーです。

企業の代表として接していることを意識する

せっかく選考を進めてきたのに面接段階で辞退されると、採用担当者としては不快に感じることもあるかもしれません。しかし、応募者にとっては採用担当者が企業の代表者になるため、それにふさわしい冷静な対応を行いましょう。

応募者は、数ある求人から応募先の企業を選択しています。まずは応募してくれたことに対して感謝の気持ちを持っておくことが大切です。

また、今回は選考辞退で縁がなかったものの、今後中途採用や取引先としてかかわりを持つことがあるかもしれないため、失礼のない対応が求められます。

採用選考での対応が、その後の企業イメージに大きく影響することもあります。辞退の了承のみならず、選考応募へのお礼や、文末には「今後の活躍をお祈り申し上げます」など、応募者を気遣う内容を盛り込むと良いでしょう。

【例文】面接辞退への返信メールは目的で使いわける

面接辞退メールへの返信は、本来辞退の了承を伝えられれば良いものです。しかし、応募者への思いや自社の採用状況によっては、より丁寧な伝え方をしたり、可能であれば引き止めたいことを伝えたりしたいこともあるでしょう。

返信メールは、目的に応じて使い分けるとスムーズです。3つのケース別に例文をご紹介します。

なお、メール作成には返信(Re:)を使用せず、新規のメールとしてください。

【例文1】シンプルに了承を伝える

シンプルに了承を伝えたいときの例文です。基本は応募へのお礼、辞退の了承、締めの定型文、書類破棄について、署名の構成です。

件名:面接辞退承諾の件

○○様

お世話になっております。○○株式会社採用担当○○でございます。

この度は、弊社の採用試験にご応募いただきありがとうございました。
面接を辞退されるとのこと、誠に残念ですが承知いたしました。
末筆ではございますが、○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

なお、お預かりしていた書類に関しては、
弊社にて責任を持って破棄いたしますことをご了承ください。

署名

【例文2】丁寧に了承を伝える

より丁寧に了承を伝えたい場合には、基本の構成に「今後もよろしくお願いします」という内容を付け加えると良いでしょう。

件名:面接辞退承諾の件

○○様

お世話になっております。○○株式会社採用担当○○でございます。
この度は、弊社の採用試験にご応募いただきありがとうございました。

面接を辞退されるとのこと、弊社としては誠に残念ですが承知いたしました。
また何かの折にご縁がございましたら、その際はよろしくお願いいたします。
末筆ではございますが、○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

なお、お預かりしていた書類に関しては、
弊社にて責任を持って破棄致しますことをご了承ください。

署名

【例文3】引き止める内容の場合

応募者に面接辞退を考え直してほしい場合には、再度の接触ができないかという内容を盛り込むことが必要です。

辞退の承諾ではないため、件名を変更する必要があります。内容は連絡へのお礼、再度の接触の交渉、締めのお願いで構成しましょう。

件名:面接辞退のお申し出の件

○○様

お世話になっております。○○株式会社採用担当○○でございます。
この度は、面接辞退についてご連絡いただきありがとうございました。

もしよろしければ、ご辞退の理由や背景について
お話をお伺いさせていただきたいのですが、いかがでしょうか。

面接日時や条件面の調整など、弊社として可能な限りの対応をさせていただければと思います。
ご検討いただく余地がございましたら、再度面談の日程をご相談させていただければ幸いです。

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

署名

面接辞退は理由によって引き止められる可能性がある

応募者が面接を辞退する理由は、他社の採用受諾のように完全に辞退の意思がある場合だけではありません。

より志望度の高い企業と選考日が重なってしまったというやむを得ないケースや、選考過程でのフォロー不足で企業に対する思いが薄れたというケースもあるでしょう。そのような場合には、対応次第で引き止められる可能性があります。

ただし、メールだけのやり取りで引き止めようと考えてはいけません。「もう一度話したい」ことが伝われば良いということを意識して返信を行います。日程調整の依頼も含められると良いでしょう。

引き止めには、電話や対面などよりコミュニケーションが取りやすい方法の提案がおすすめです。

なお、選考辞退者は理由によって引き止められることもありますが、基本的には引き止めは難しいと考えておきましょう。再度の接触を断られた場合には、辞退を潔く受け入れましょう。

もし再度面談の機会が得られたら、面接辞退の理由をヒアリングしてみてください。

志望度が薄れた、他社と迷っているなどの理由であれば、キャリアの方向性について一緒に考えたり、社員との面談機会を設けたりするなどの対策で、再び志望度が上がる可能性があります。リクルーターをつけるのも良いでしょう。

面接辞退を防ぐならTalentClipを活用しよう

面接段階に進んでいる応募者は、入社したら活躍が期待できる可能性の高い人材です。面接辞退を受けると獲得できるチャンスが閉ざされる上、これまでの採用活動が無駄になり、大きな損失となってしまいます。

面接辞退を防ぐには、採用管理システム「TalentClip(タレントクリップ)」の活用がおすすめです。

TalentClipは、応募者情報の一括管理が可能で、応募者の情報を企業の資産として「タレントプール」することができます。応募者フォローに役立つほか、ダイレクトリクルーティングにも活用可能です。

また、Word感覚で自社の採用サイトを簡単に作成することができます。企業の魅力や様子を詳しく発信できるため、ミスマッチの防止にもなります。面接辞退数を減らすことにもつながるでしょう。

 

 

まとめ

応募者からの面接辞退のメールには、企業を代表する者として丁寧に返信を行う必要があります。対応次第では、企業イメージを悪化させることもあるため、十分に注意しましょう。返信の目的に応じて文面のテンプレートを用意しておくと便利です。

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