入社時提出書類はテンプレートを活用して手続きを効率的に
新しい社員が入社する際、さまざまな書類を作成、提出してもらう必要があります。提出書類は会社によって異なりますが、テンプレートを準備しておくことをおすすめします。
この記事では、新入社員が入社した際に必要な、書類の種類やそのテンプレートをご紹介します。新入社員を迎える準備として参考にしてください。
この記事の目次
【新卒・中途】入社時に提出してもらう書類
新しく社員を迎えるとき、提出が必要な書類は、基本的には以下のとおりです。
・年金手帳
・マイナンバー
・雇用契約書
・給与振込先届出書
・各種手当支給届出書
・健康保険被扶養者(異動)届
このほかに、新卒・中途で求められる書類がそれぞれあります。必要な書類として代表的なものを、項目ごとに紹介していきます。
年金手帳やマイナンバーについては、社員の手持ちの手帳やカードを確認し、必要に応じて番号を控えたり、コピーを取ったりします。重要な個人情報ですので、取り扱いにはご注意ください。
そのほかの契約書などの書類については、会社や保険組合などに応じて準備します。雇用契約書と給与振込先届出書については、テンプレートをのちの項目でご紹介しています。
新卒採用
新卒採用の場合は、下記の書類を提出してもらうことが一般的です。
・成績証明書
・卒業証明書
・健康診断書
事前に、履歴書の内容に虚偽がないか、4月に確実に入社できるのか、仕事を始める上で配慮すべき事項がないかなどを確認しておきましょう。
中途採用
中途採用の社員に対しては、下記の書類を提示してもらうことが一般的です。
・雇用保険被保険者証
・源泉徴収票
・扶養控除等(異動)申告書
源泉徴収票は、雇用を開始した年にほかの会社にも勤めていた場合に必要です。年末調整で前の会社の給与とまとめて処理を行うために使用します。
場合によっては、以下の書類が必要になることもあります。
・身元保証書
・免許・資格などの証明
業務上必要になるときなど、状況に応じて提出を求めましょう。
入社時提出書類はテンプレートを活用して効率的に
新しい社員を採用した際は、さまざまな手続きが必要となります。安心して入社し、働いてもらうためには、速やかな対応が求められます。
そのため、入社時の書類を書く際は、テンプレートを活用することをおすすめします。一般的な様式をもとに、自社で使えるように編集すると、書類作成の時間を大幅に削減できるでしょう。
【文例】各種入社時提出書類のテンプレート
ここでは、入社時に必要な書類のテンプレートを掲載します。さらに、可能であれば、弁護士や社会保険労務士などの、プロに監修してもらうと良いでしょう。
入社誓約書の文章例
入社誓約書は、入社後に社員と会社の間で、トラブルが起こることを防ぐための書類です。就業規則などの社内規則に従うことや、情報漏洩をしないことなどが、内容として盛り込まれます。
（文章例）
会社名 ○○〇〇株式会社
代表者名 ○○〇〇殿
入社誓約書
私、○○〇〇（名前）は、貴社に入社するにあたり、下記の内容を遵守することを誓約します。
記
1.貴社の就業規則を遵守し、上長の命令にしたがって業務を遂行いたします。
2.勤務地や職種の変更など。貴社の人事命令に従います。
3.貴社の名誉を傷つける行為は一切いたしません。
4.貴社の業務上の機密事項は、在職時、退職後も漏洩いたしません。
5.故意または重大な過失で貴社に損害を与えた場合、損害賠償をいたします。
以上
○○〇〇年〇月〇日
（住所）○〇県○○市○○番地
（氏名）○○〇〇
雇用契約書の文章例
雇用契約書は、雇用の条件の詳細を社員に提示する書類です。下記のような内容を記載します。
・就業場所
・勤務すべき曜日や時間、休憩時間
・従事する業務
・時間外労働の有無
・退職に関する事項
（文章例）
雇用契約書（正社員用）
○○〇〇年〇月〇日
○○〇〇株式会社（会社名）は、下記の労働条件で雇用契約を締結いたします。
1.入社日：○○〇〇年〇月〇日
2.雇用の場所：本社○〇県○○市○○番地
3.就業場所：本社○〇県○○市○○番地
4.従事する業務：総務課事務
5.始業および就業の時刻：9時00分～18時00分
6.休憩時間：60分
7.休日：毎週土日および祝日
8.時間外労働の有無：有
9.休日労働の有無：有
10.賃金：基本給250,000円
11.定年制：有60歳
12自己都合退職：退職する14日前までに申し出る
13保険加入の有無：有。健康保険、年金保険（厚生年金保険）、雇用保険、労災保険
身元保証書の文章例
身元保証書は、名前のとおり、新入社員の身元を証明する書類です。社員と会社の間にトラブルがあった際、保証人にも連帯して責任を持たせるために、書く必要があります。
この書類は、社員だけでなく、保証人にも署名をしてもらってください。
（文章例）
○○〇〇株式会社（会社名）
○○○○（役職）
〇〇〇〇殿
身元保証書
私○○○○（保証人名）は、この度貴社に採用される○○○○（就業者）が貴社の就業規則を遵守することを保証いたします。
貴社の規則を破り、故意または重大な過失で損害を与えた場合は、連帯して賠償をすることを誓約します。
○○〇〇年〇月〇日
被保証人
住所 ○〇県○○市○○番地
氏名 〇〇〇〇〇〇〇〇 印
保証人
住所 ○〇県○○市○○番地
連絡先 ( )
氏 名 〇〇〇〇〇〇〇〇 印
以 上
給与振込依頼書の文章例
給与振込依頼書は、給与を振り込む銀行や信用金庫などの情報を提示させるための書類です。
（文章例）
○○〇〇年〇月〇日
給与振込依頼書
○○〇〇年〇月〇日
○○部 ○○○○殿（振込担当部署長の役職名前など）
○○〇部○○課
氏名：○○○○ 印
給与振込先について下記のとおり申請いたします。
1.所属・氏名：○○〇部○○課○○○○
2.振込先金融機関
1)金融機関名：〇〇〇(銀行・信用金庫)
2)支店名(支店番号)：〇〇支店(000)
3)口座名義人名：〇〇〇〇
4)口座種別：(普通・当座)
5)口座番号：
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まとめ
この記事では、入社時のテンプレートについてご紹介しました。入社時には、さまざまな手続きがあり、非常に手間がかかります。しかし、必要書類のテンプレートを作成しておくことで効率化を図ることができ、かつ管理も楽になります。
ぜひ、今回ご紹介したテンプレートを利用して、入社時の提出書類を作ってみてはいかがでしょうか。
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