【文例付き】履歴書送付依頼メールの書き方を解説
採用活動の際、求職者へ「履歴書」の確認を行うことは少なくありません。採用担当者宛てに封筒での投函を依頼するだけでなく、データファイルとしてメールで送信を依頼するケースも最近は増えてきました。
では、履歴書送付依頼をメールで行う場合、どのような内容を記載すれば良いのでしょうか。
今回は、履歴書送付依頼メールの文例や、送信する際の注意点について解説します。
この記事の目次
履歴書送付依頼メールの重要性
履歴書送付依頼メールとは、求人に応募があった際に、企業から応募者に対して、履歴書の送付を求めるメールのことをいいます。
紙媒体の履歴書だけではなく、データで送付してもらいたい場合などにも用いられるものです。
履歴書送付依頼メールを送信したのち、返信がなく、そのまま選考離脱となるケースもあります。労力をかけて得た応募を選考までに逃してしまうのは残念ですが、選考の前段階で履歴書を送付する程度の意欲があるかを判断できる意味ではメリットです。
内定後のミスマッチや内定辞退を減らすためにも、重要な工程といえるでしょう。
また、求職者は、複数の応募企業とやりとりしていることが考えられます。対応への不満や関心の低下による離脱を防ぐため、丁寧な対応とスピード感のあるレスポンスが重要です。
履歴書送付依頼メールの文例
ここからは、履歴書送付依頼メールの文例を紹介します。状況に合わせて応募受付メールに加えたり、選考日程の案内などを盛り込んだりすると良いでしょう。
・応募受付メールと同時に依頼する場合
〇〇様
この度は弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
本日確かに応募受付を承りました。〇〇株式会社 採用担当の〇〇と申します。
今後の選考日程等、詳細は追ってご連絡させていただきますのでご確認くださいませ。
選考にあたり、履歴書および職務経歴書のご提出をお願いしておりますので、
お手数ではございますが「〇月〇日まで」に以下の専用アドレスまで送付をお願いいたします。
■メールアドレス：〇〇＠〇〇.com
■採用担当 〇〇まで
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
なお、残念ながら不採用となりましたら、お送りいただいたデータは責任をもって弊社で破棄させていただきます。
また、採用選考に関しまして、何か不明点ございましたら遠慮なく〇〇までご連絡ください。
———
署名
・履歴書送付依頼のみの場合
〇〇様
この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠に感謝申し上げます。
〇〇株式会社 採用担当の〇〇と申します。よろしくお願いいたします。
書類選考を行うにあたって、まずは職務経歴書と履歴書の送付をお願いしております。
お手数ではございますが「〇月〇日まで」に、以下の専用アドレスまで送付をお願いいたします。
■メールアドレス：〇〇＠〇〇.com
■採用担当 〇〇まで
確認次第、書類選考結果を履歴書受付後1週間以内にご連絡いたします。
書類選考通過後、面接の詳細についてご連絡させていただきますのでよろしくお願いいたします。
なお、残念ながら不採用となりましたら、お送りいただいたデータは責任をもって弊社で破棄させていただきます。
選考につきまして、なにかご不明な点がございましたら、遠慮なく〇〇までお問い合わせください。
〇〇様からのご連絡をお待ちしております。
———
署名
・メールもしくは郵送での履歴書送付を依頼する場合
〇〇様
この度は、弊社の求人にご応募いただき、誠に感謝申し上げます。
〇〇株式会社 採用担当の〇〇と申します。
なにか不明点等ございましたら、遠慮なくお尋ねください。
選考にあたり、まずは職務経歴書と履歴書の送付をお願いしております。
メール添付もしくは郵送でのご送付をお願いいたします。
お手数ではございますが「〇月〇日まで」に、以下の専用アドレスもしくは住所まで送付をお願いいたします。
郵送の場合、上記日程必着とさせていただきます。
■メール添付の場合
メールアドレス：〇〇＠〇〇.com
採用担当 〇〇まで
■郵送の場合
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市～～ビル
株式会社〇〇 人事部 採用担当 〇〇 宛
書類受付から1週間以内に、書類選考の結果をご連絡させていただきます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
なお、残念ながら不採用となりましたら、お送りいただいた書類やデータは責任をもって弊社で破棄させていただきます。———
署名
履歴書送付依頼メールを作成するときの注意点
ここからは、履歴書送付依頼メールを作成する際の注意点について紹介します。
送付方法を詳細に記載する
履歴書送付依頼メールには、送付方法を記載しておく必要があります。メールに添付して欲しいのか、郵送でも対応可能かなど、詳細をわかりやすく記載しておきましょう。
履歴書が添付されたメールをフォルダで振り分けるのであれば、件名を指定しておくのも方法のひとつです。
送付期限を記載する
履歴書を送付してもらう際には、送付期限を明記しておくことが大切です。例えば、提出期限を「〇日以内に」ではなく「〇月〇日必着」のように、わかりやすく指定すると良いでしょう。
「書類受付後〇日以内に結果を連絡する」など、応募者が送付後に連絡を待つ期間を伝えておくことも重要です。
書類の扱いについて記載する
送付された履歴書や職務経歴書には、個人情報が記載されています。そのため、送付後の履歴書の取り扱いについて記載しておくことが大切です。
不採用となった場合、社内できちんと破棄する旨を添えておくと、応募者の安心につながります。
履歴書送付後の流れを記載する
履歴書送付依頼メールには、履歴書送付後の流れを記載しておくのも大切です。履歴書を送付したのち、書類審査の結果通知をいつまでに行うか明記しておきましょう。
選考に進んだ後の流れや、不採用の場合の連絡について記載しておくのもおすすめです。
ただし、選考の日程や持参物などの詳細は選考が通過したのちで構いません。あらゆる情報を盛り込みすぎると応募者が混乱したり、メールの印象から読む気力がなくなったりする可能性があるため、大まかな流れを伝える程度に留めておきましょう。
ここまでの説明の通り、求職者とメールでやりとりする際はいくつかの工夫が求められます。応募者が多くなればなるほど、選考中のコミュニケーションにかかる工数は多くなるでしょう。とはいえ、求人票の更新や採用サイトの運用、面接対応などが煩雑になれば、採用の質も落ちてしまいます。
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まとめ
履歴書の送付依頼メールは、応募者と最初にやり取りを行う窓口の役割もあります。丁寧な対応を心掛けて、企業に対する応募者の心象を良くし、選考通過後の採用率アップにつなげましょう。
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