契約書を電子化するメリットとは？電子化の流れやデメリットも解説
電子データ化した契約書は、電子署名やタイムスタンプによって本人であることや改ざんされていないことが証明できれば、法的にも有効な契約書として扱われます。法的な効力が認められるのであれば、契約書の電子化を進めたいと考える方もいるでしょう。
今回は、契約書を電子化するメリット・デメリットや、契約書を電子化する流れについて解説します。
中小企業にも拡がっている契約書の電子化とは？
契約書の電子化とは、紙の代わりに電子データによって契約を締結することです。電子データで契約が締結されることを電子契約とも呼びます。
電子サイン・電子印鑑などを入力し、電子署名によって本人が契約書にサインしたことを確認します。そして、タイムスタンプ（電子データが存在していた時刻の証明書）によって、契約書の有効性や改ざんされていないことを証明します。
電子署名法第3条によれば、電子契約書の法的効力は、電子署名によって保証され、紙の契約書と同等の効力があるとされています
リモートワークなど働き方の多様化が進んだことで、多くの企業がオンライン上で契約を交わせる電子契約書を導入し始めています。
これまでの紙での契約との違いは？
書面の契約書と電子化した契約書には、以下のような違いがあります。
| 項目 | 書面の契約書 | 電子契約書 |
|---|---|---|
| 類の形式 | 紙媒体 | 電子データ |
| 保管方法 | 紙媒体で物理的に保管 | 電子データで管理 |
| 送付方法 | 郵送または持参 | オンライン |
| 締結方法 | 書類に記名押印のうえ返送 | オンライン |
| 締結日時の証明 | 日付を記入 | 法的に認証されたタイムスタンプ |
| 印紙税 | 必要 | 不要 |
電子契約書を活用することによって、業務効率化やコスト削減が期待できます。
契約書の電子化に関する法律とは？
契約書の電子化に関して、法律によってルールや制度が厳密に設けられています。電子契約書の利用を検討する際には、電子契約書に関係する法律も把握しておくことが大切です。
ここでは、以下の5つの法律について紹介します。
・IT書面一括法
・e-文書法
・電子帳簿保存法
・電子署名法
・デジタル改革関連法
IT書面一括法
書面で締結すべき契約書を顧客の承諾を条件として電子化することを認めた法律です。2001年4月施行当初、書面の電子化はほとんど普及していない中で施行されたため電子契約書の基礎を作った法律とされています。現在、さまざまな省庁が所轄する法律において、書類の電子化を認める改正が行われています。
e-文書法
書面で保存すべき契約書において一定の条件を満たすことで電子化することを認める法律です。一定の条件として、情報を即座に読み取ることが可能であることや、改ざん、消失の防止が行われていることなどがあげられます。e-文書法の施行により、民間事業者が法律に基づき作成する書面について、電子保存できるようになりました。
電子帳簿保存法
税法で保存が義務付けられている帳簿書類や、電子取引に関する電子データなどを、電子保存する際のルールを定めた法律です。
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法によって、ペーパーレス化に取り組みたい企業だけでなく、すべての事業者が関係する法律へと位置づけが変わってきています。電子取引データを紙に出力して保存することが認められず、電子保存が義務化されたためです。
ただし、2022年(令和4年)1月1日から2年間の電子取引情報について、一定の要件下であれば出力した紙媒体での保存が認められます。
電子署名法
電子署名に関するルールを定めた法律です。この法律により、本人のみが署名できるよう管理した電子署名があれば、本人の意思で作成された電子書類であると推定できるようになっています。
デジタル改革関連法
国家運営のデジタル化推進を目的に、デジタル庁の設置や法律の整備、マイナンバーカードの利用範囲拡大など、デジタル社会の実現を目指す6つの法律を差します。
現代は、国や民間を問わずデータの活用が推進されています。そのため、現在の法体系が社会全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）の足かせとなっていたことが、デジタル改革関連法が必要とされる背景にあります。
企業が契約書を電子化するメリット
電子契約書の活用は、企業にさまざまなメリットがあります。
効率良く契約提携ができる
契約書を電子化すると、書類の送付や押印、内容確認のための訪問にかかる手間と時間を削減できるため、効率良く契約が締結できるようになります。
印紙の貼り付けや切手、相手先に訪問する際の交通費なども不要になるため、コスト削減も期待できます。
契約書の管理・検索が容易になる
契約書を電子化して一元管理すると、大量の契約書の中から検索するだけで必要な書類を見つけられるようになります。
契約書の保管や契約期限の管理などが容易になるので、紛失や契約更新忘れなどのトラブル防止にもつながります。
契約業務の進捗が把握しやすくなる
電子化された契約書はオンラインでステータス管理ができるため、署名待ちや承認待ちなど、契約書がどの段階にあるかを容易に把握できます。
署名や承認が行われないとステータスが更新されないので、チェック漏れや承認漏れなどのミスを防ぎやすくなるのもメリットです。
ほかの電子システムと連携しやすい
電子化された契約書は、業務管理システムや顧客管理システムといったほかの電子システムと連携しやすいのが特徴です。
電子システムと連携すれば、契約書の作成・締結・管理までの一元化も実現します。社内業務の電子化が進んでいる企業なら、社内全体の業務効率化も期待できます。
企業が契約書を電子化するデメリット
電子契約書の活用は、コスト削減や業務効率などのメリットがある反面、把握しておきたいデメリットも存在します。電子契約書のデメリットについて、下記で紹介します。電子契約書の導入を検討している方は、事前に確認しておきましょう。
契約書の内容によっては電子化できないケースがある
電子契約書関連の法改正は進んでいますが、まだ追いついていない部分があるのも事実です。契約書によって、書面での交付が義務づけられており、電子化できないものもあります。
・事業用定期賃貸借契約書などの公正証書が必要になる契約書
・労働条件通知書などで、相手から電子契約とする承諾が取れないケース
・旅行業者が旅行者や取引先に契約書を交付する際に、相手から電子契約とする承諾が取れないケース
契約書の電子化を進める前に、そもそも電子化できる契約書なのかを確認する必要があります。
電子化のためのシステム導入にコストが掛かる
契約書の電子化にはシステムを導入する必要があります。そのため、初期費用や月額料金などのコスト発生は避けられません。また、システム導入の判断基準が金額だけだと、自社に必要な機能がついていないおそれもあるため注意が必要です。
システムを導入する際は、自社が必要な機能や業務効率化が実現できるのかの確認が必要です。
取引先や社内への説明が必要になる
契約書を電子化する際は、取引先や顧客、社内への周知が必要です。電子化に消極的な取引先があると、思うように電子化が進まないおそれもあります。
また、契約書を電子化するにあたり、社内の契約に関するフローの見直しも必要です。
企業が契約書を電子化する3ステップ
ここからは、電子契約書を活用するまでの流れを3つにわけて紹介します。
1：自社の契約業務の内容を把握する
自社の契約業務の内容を把握することから始めます。まず、契約書の種類や管理方法、契約件数や関係する取引先、契約業のフローなどを洗い出します。そのうえで、自社が利用するシステムに、どんな機能が必要なのかを考えます。
2：契約書の電子化システムを導入する
続いて、必要な機能を備えたシステムのうち、1番自社の契約業務に適したものを選んで導入します。
システムを選ぶときには機能やコストはもちろん、サポート体制の充実度なども比較してみましょう。スムーズに使えるかどうか、操作性を確認することも大切です。
3：社内と取引先などに周知・説明する
システム導入が進んだら、関係部署や取引先といった、電子契約の関係各所に周知と説明を行います。
関係部署への説明を怠ると、ミスや不平不満につながる可能性があります。そのため、システムの操作方法や管理方法、業務フローなどを丁寧に説明することが重要です。導入完了後にトラブルが起こるのを防止するためにも、完全に移行する前には済ませておきましょう。
まとめ
近年、多くの企業で契約書をはじめ、あらゆる業務の電子化が進んでいます。採用業務も電子化が進んでいる業務のひとつであり、さまざまな企業が採用管理システムを導入しています。
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