【採用担当者必見】電話・メール別の応募者対応のコツとは？
「求人募集に応募はくるのに、面接まで進まない」など、選考途中で応募者を取り逃がしていることはありませんか？選考途中の辞退が多いのは、応募者への対応方法が適切でないことが原因かもしれません。
今回の記事では、応募者のモチベーションをキープするための対応のコツやポイントを解説します。
この記事の目次
応募者対応をする前にやっておくべき準備
応募者のやる気を削がないためには、応募者対応をスムーズに行うことが大切です。そのための事前準備として、これから紹介する3つの項目を社内で協議して決定しておきましょう。
対応する担当者を決める
応募者の対応をするのは基本的に採用担当者ですが、採用担当者が不在でも事前に代理を立てていれば、スムーズに対応できるので安心です。
応募者からの連絡があった際、採用のことを理解していない社員が曖昧な対応をしてしまうと、応募者に不信感を与えかねません。
応募者が不安に思えば、選考途中の辞退や応募の機会を逃すおそれがあります。誰が代行者として対応するかを決定して、採用担当者との情報共有を徹底しておきましょう。
対応方法やフローのマニュアルを作成する
たとえば、応募後の流れや面接までに準備してもらうものなど、応募者に伝えなければならない情報を明確にしてマニュアル化すれば、伝え漏れや対応不備を防ぐことができます。
採用担当者が不在時のときでも、マニュアルがあれば対応に困ることもなく、不信感を抱かれることもありません。
受け答えのルール決めはもちろん、質問があったときの対応方法やFAQまで網羅すれば、よりしっかりとした対応が可能になり、応募者の安心感につながります。
対応スケジュールを決める
応募があってから何日までに連絡を返すのか、連絡期日も決定しておくと、対応の遅れを防ぐことが可能です。
対応が遅くなってしまうと、応募への意欲も下がってしまい、他社に応募してしまう可能性もあります。休業日など会社の都合もありますが、できれば応募者の意欲が高い即日中に電話やメールで折り返すことができれば、応募者の意欲を阻害せずに済みます。
優秀な応募者が辞退してしまわないためにも、可能な限り素早いレスポンスを心がけましょう。
もう大丈夫！応募者への対応方法：電話編
応募者への対応で一番大事なことは、安心感を与えることです。選考が進むなかで、応募者の不安が募ると辞退の可能性が高まります。
特に電話は顔が見えず、相手との声だけのやり取りのため、対面で話すよりも不安を感じやすいです。応募者の気持ちに配慮しながら対応しましょう。
確認項目
担当者が社内に在籍している場合は、フルネームのみの確認で担当者につないでも大丈夫です。ただし、名字だけを聞いて担当者につないでしまうと、同じ名字の人が現れたときに電話の声だけでは判断できず、思わぬミスにつながるケースもあります。必ず、名前はフルネームで確認するようにしましょう。
次に、担当者が外出や休日など、不在時の確認項目です。担当者が不在の場合は、あとで担当者が折り返しできるように、フルネームと電話番号、折り返し可能な時間帯を必ず確認します。
とくに、電話番号を聞き間違えてしまうと、担当者から連絡ができなくなってしまうため復唱して間違いのないようにしてください。
応募ではなく、問い合わせの電話がかかってきた際は、これらの確認項目にプラスして簡単に要件を聞いておくと、折り返すときにも迅速な対応が可能です。
対応のコツ・ポイント
応募者は初めての電話の問い合わせの際、緊張感や不安を抱えているかもしれません。そんなときに、早口や小さな声で聞き取りにくい話し方だと、さらに不安が膨らみます。
安心して応募してもらうために、相手に聞き取りやすい声で、ゆっくりかつはっきりと話しましょう。応募者の気持ちに寄り添った丁寧な対応を心掛けてください。
また、分からないことを聞かれた場合は、あいまいに答えてはいけません。「たしか○○のはずです」「たぶん○○と思います」などのあいまいな表現は不安をあおります。確認して折り返すなど、正確な情報を回答するようにしましょう。
対応例
企業側：お電話ありがとうございます。株式会社○○です。
応募者：はじめまして。○○と申します。求人サイトを見てお電話しました。
採用ご担当者様はいらっしゃいますか？
企業側：私が採用担当の○○です。求人の応募でしょうか？
応募者：○○という仕事に応募したいのですが、まだ募集はしていますか？
企業側：お問い合わせありがとうございます。○○の仕事は募集しております。応募の受付をさせていただきますが、5分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか？
応募者：はい。
企業側：ありがとうございます。では、お名前をフルネームで教えていただけますか？
応募者：名前は○○○です。
企業側：○○様ですね。ありがとうございます。連絡先のお電話番号を教えていただけますか？
応募者：連絡先は○○○-○○○○-○○○です。
企業側：復唱させていただきます。○○○-○○○○-○○○で、お間違いないでしょうか？
応募者：はい、間違いありません。
企業側：ありがとうございます。では、まずは書類選考を行いますので、履歴書と職務経歴書を弊社までご郵送をお願いします。
応募者：分かりました。送付先は求人サイトに掲載されている住所でよろしいでしょうか？
企業側：はい。○○県○○市の住所までお願いします。
応募者：いつまでに送ればよろしいでしょうか？
企業側：1週間以内に送って頂きたいのですが、可能ですか？
応募者：はい。大丈夫です。
企業側：ありがとうございます。では履歴書と職務経歴書をお待ちしております。
応募者：はい、では失礼いたします。
企業側：失礼いたします。
これでバッチリ！応募者への対応方法：メール編
メールの文章は、分かりやすい文面にすることが応募者の安心感につながります。また、対面の会話より、冷たい印象になりやすいという特性があることを念頭において対応しましょう。
対応のコツ・ポイント
応募者に分かりやすく伝えるために、可能な限り具体的かつ簡潔に記載してください。長文になる場合は、罫線や箇条書きを活用するなど読みやすさを意識すると良いでしょう。電話対応と同様に、あいまいな表現や誤解を招く文章にならないように注意してください。
一方、情報があまりに簡潔すぎると、応募者から「そっけない」「冷たそう」といった印象を持たれることもあります。クッション言葉を使うなど、応募者を尊重する気持ちが伝わる文面を意識しましょう。
返信例
応募者へのメール対応でよくある、書類送付依頼時の返信例と面接日の調整をする場合の返信例を記載しました。
書類送付依頼時の返信例
件名：ご応募ありがとうございます。
○○○○様
はじめまして。
株式会社○○ 採用担当の○○でございます。
この度は、弊社にご応募いただきまして
誠にありがとうございます。
まずは書類選考を行いますので、
履歴書および職務経歴書のご提出をお願いします。
お手数ですが、以下の送付先までお送りください。
———————————————
■書類送付先
〒○○○-○○○○
○○○○○○○ ○○○ビル3F
株式会社○○○○ 採用担当宛
———————————————
書類選考を通過した場合、次は面接となります。
書類を受け取りまして1週間以内に○○様に
書類選考の結果をご連絡いたしますので
しばらくお待ちください。
以上です。
ご不明点がございましたら遠慮なくお問い合わせください。
なにとぞよろしくお願いいたします。
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面接日を調整する場合の返信例
件名：面接日程調整のご案内
○○○○様
株式会社○○ 採用担当の○○でございます。
この度、ご提出いただいた書類をもとに、慎重に選考させていただきました結果、
○○様には１次面接にご参加頂きたく存じます。
早速ではございますが、以下よりご都合の良い日程をお選びいただけますでしょうか。
・○月○日 (○) ○○：○○〜○○：○○
・○月○日 (○) ○○：○○〜○○：○○
・○月○日 (○) ○○：○○〜○○：○○
こちらの日程でご都合が合わない場合は、ご希望の時間帯をご記載の上、ご返信ください。
例のように、平日9：00～17：00の間で第一希望～第三希望までご提示頂けますと幸いです。
（例）
第一希望：〇月〇日(水) 10時以降
第二希望：〇月〇日(金) 15時以降
第三希望：〇月〇日(月) 終日
なお、面接の所要時間は30分～1時間程度を予定しております。
このメールは、書類選考通過者全員にご案内しております。
返信が早い順番に予定を取らせていただいており、ご希望の日程でお取りできない場合もございますが、
ご理解いただけますと幸いです。
【面接日の来社について】
・場所：株式会社○○
〒○○○-○○○○
○○○○○○○ ○○○ビル3F
・持参していただく物：筆記用具、身分証明書
・連絡先：TEL XXX-XXXX-XXXX（採用担当 ○○）
・服装：自由（好きな服装でお越しください）
当日は、○○部マネージャーともお会いいただき、
より詳細な業務内容や勤務形態についてもお話させていただく予定です。
また、○○様からこれまでのご経験や業務内容についても、
お伺いできればと思っております。
それでは、ご連絡をお待ちしております。
なにとぞよろしくお願いいたします。
【応募者対応】共通して気を付けておきたいこと
ここからは電話やメールに関わらず、応募者対応で大事な基本的心構えを3つ紹介します。
丁寧な言葉遣いを心がける
採用する側が応募者の態度をしっかりチェックするのと同様に、応募者は企業側の対応を注意深く確認しています。応募者の立場に立ち、丁寧で誠意ある対応を心掛けてください。
横柄な態度や雑な対応をされると、誰しも不愉快な気持ちになるものです。応募者にとって希望度の高い企業だとしても、そのような対応を受けると辞退を考えるかもしれません。
たとえ仕事が忙しくて気持ちに余裕がないときでも、イライラや不機嫌が応募者に伝わってはいけません。応募者が受ける印象が会社の評判に直結することを忘れないようにしましょう。
応募条件をきちんと把握し、それに沿った対応をする
応募者に対して公平な対応ができるように、採用担当者同士で求人情報や条件を共有しておく必要があります。
もし公開している求人情報と担当者の言うことが違っていたり、担当者によって言うことがバラバラだったりということが続くと、応募を辞退する人が増えるでしょう。
たとえば、求人に「未経験者歓迎」と書いてあったのにもかかわらず、「経験がない方は応募できません」と断るようなケースは、企業への信頼を損ねるかもしれません。正しく情報を共有するために、マニュアルを作る、ツールを活用するなど工夫をしましょう。
スピーディーな対応を心がける
採用活動において、応募者への速やかな対応は基本です。特に選考が始まっていないファーストコンタクトの段階では、連絡が滞ると不信感につながります。
電話の問い合わせの際、担当者不在で対応ができなかった場合はすぐに折り返しましょう。メールでの応募の場合も、なるべくその日中か24時間以内の返信を心掛けてください。
書類選考や面接選考の結果は、1週間以内に連絡をしましょう。もし、結果連絡が遅くなる場合はその旨も伝えておくのがおすすめです。
応募者に対してスピーディーかつ丁寧な対応をするために、採用管理システムTalentClip（タレントクリップ）を活用してはいかがでしょうか。応募者対応、面接選考、入社後のフォローまで一括管理できるので、採用担当者同士の正確な情報共有に最適です。
複雑になりがちな選考フローを一元化することで採用業務に余裕が生まれ、応募者へよりスピーディーで丁寧な対応ができるでしょう。
ご不明な点は、お気軽にTalentClipまでお問い合わせください。
まとめ
今回ご紹介した応募者への対応方法のコツは、すぐにでも取り組めるものばかりです。採用担当者の心構え次第で辞退率を改善することができるでしょう。
しかし、情報管理の手段に問題を抱えている場合はすぐに解決とはいきません。採用管理システムの導入も視野にいれるべきかもしれません。
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