【採用担当者必見】インターンシップ受け入れに必要な準備と注意点
学生の採用活動が難化する現代、企業は採用活動以外にインターンシップにも力を入れています。ただし、自社でインターンを受け入れるには、必要な準備や気を付けておくべきポイントがいくつかあります。
今回は、企業側がインターンシップを開催する際の目的や準備、注意点について解説します。
この記事の目次
【受け入れ前に】インターンシップの目的を確認する
企業側がインターンシップを開催する際は、受け入れ体制を整えると同時に、開催の目的に応じた内容を考えなければなりません。
インターンシップの主な目的は企業によって違いがあります。大きく分けると、以下の3つが考えられます。
人材育成の効率化
インターンシップを行い、早期に候補者と接触することで人材育成の効率化に繋がります。
学生が企業へ就職をしてから研修、指導を行うよりもインターンシップを通して実務経験に携わることで、成長速度を早めることができます。
また、インターンシップを開催するにあたり、ロールモデルとなる先輩社員にも再度指導を行い、意識を向上させておく必要があります。そのため、学生の育成はもちろん、既存の若手社員の成長にも期待ができます。
離職率の減少
早期退職の理由ともなり得る入社後のミスマッチを防ぐことにもつながります。
学生は企業HPや採用サイトなどあらゆる媒体で事前に情報収集を行いますが、実際に働いてみるとイメージと違った、という事態は十分に起こり得ます。インターンシップは、応募先の仕事内容や社風、会社の雰囲気を実際に確かめることができる機会としても意味があります。
結果的にインターンシップを経て入社した学生は、ビジョンや経営理念に賛同した人が多いため、離職率が低い傾向にあります。
単なる採用活動や人材育成だけではなく、双方がお互いの相性を確かめる重要な機会ということを理解しておきましょう。
自社にマッチした人材の発掘
採用活動において、面接や書類選考は重要ですが、面接や採用試験のみでは、優秀な人材を見抜くことは困難であるといえます。
インターンシップを行うことで、実際の業務を通したスキルやポテンシャル、価値観の把握・評価ができます。
実際に業務に携わることで見えてくる側面や、発見できるポイントなども多いため、通常の選考と比べて高い精度でマッチングした人材を発掘することが可能です。
また、早期にインターンシップを行うことで、自社に欲しい人材を、他社よりも早く囲い込むことができるのがメリットのひとつです。
インターンシップの受け入れ準備
インターンシップを行う企業は、事前にマニュアルを作成して受け入れ体制の準備を整えておくことが必要です。
具体的に必要な準備について、ポイントに分けて解説していきます。
プログラム内容とスケジュールの調整
まずはインターンシップの目的を明確にし、具体的なプログラムやスケジュールを作成します。
今回のインターンシップを通して、何を学生に伝えたいかなど、抑えるべきポイントをマニュアルなどにまとめましょう。
また、プログラムを実行する社員の選定やスケジュールの調整なども必要になります。インターンシップの開催が決まったら、できる限り早く予定をたてるようにしましょう。
配属先と担当社員の選定
配属先と担当社員の選出は極めて重要なポイントです。
現場の体制もあるため、学生に学ばせたいことと現場が対応できる範囲を両立させながら配属先を決めるようにしましょう。
また、学生の個性やスキルに合わせ、指導に適した社員を選出する必要があります。上司と相談し、仕事の進捗などと照らし合わせながら指導を担当する社員を選ぶと効果的です。
学生との連絡手段の確保
一度インターンシップで繋がりを持った学生とは、随時連絡が取れるように連絡手段の確保が必要です。事前にメールやLINEなどを確認し、連絡漏れがないように注意が必要です。
また、エージェント経由の場合は連絡手段を把握できないケースもあるため、自社で採用管理ツールなどを制作し管理体制の強化に努めましょう。
インターンシップ環境の準備
インターンシップの開催が決まったら、デスクや業務スペース、PCなど必要な環境・設備を準備します。
社内で多様なツールを使用しているのであれば、各学生に対してアカウントの発行なども必要になります。環境整備はなるべく早く済ませ、万全の受け入れ体制を作っておきましょう。
インターンシップ受け入れ時の注意点とリスク管理
インターンシップの準備と同時に、円滑に進めるための注意点とリスク管理にも意識を向けることが必要です。
その後の採用活動にも大きな影響を与えるため、以下のポイントを確認しておきましょう。
アンケートの実施
インターンシップの目的を達成するためには、効果分析をしてPDCAを回す必要があります。
インターンシップ実施後には、参加学生にアンケートを行いましょう。具体的には、以下のような項目を設定します。
・インターンシップの満足度
・印象に残ったプログラム内容
・自社を知ったきっかけ
・インターンシップに参加した感想
アンケート内容から課題や優先して改善すべき項目を特定することができます。次回のプログラム設計に役立てましょう。
賃金の有無は事前に明確化
プログラムによっては、インターンシップに報酬が発生する場合があります。
労働基準法に沿って、学生と賃金の有無について事前に共有しておきましょう。
機密情報の漏洩リスク
実際に自社の業務に携わってもらうなら、機密情報の取り扱いには要注意です。学生がクライアントのデータや売上、経費など会社の機密情報にアクセスする場合もあります。
事前に学生とNDA締結などを済ませ、セキュリティ対策もしておきましょう。
ハラスメントに注意
近年、ハラスメントやブラック企業などの話題は尽きません。トラブル防止のため、インターン生の指導を担当する社員に対しては、事前にハラスメントやパワハラに関する研修を行うことが望ましいでしょう。
さらにSNSが盛んな現代では、悪評が拡散される可能性も高いです。悪い影響が市場に出回ることは、その後の採用活動に悪影響を及ぼすだけでなく、経営悪化につながるおそれもあるた
め、細心の注意が必要です。
まとめ
インターンシップは早期に学生と接すること以外に、ミスマッチを防いだり、良い人材と出会う場であったりと、さまざまなメリットがあります。
一方で、学生を受け入れる企業側は、事前の準備や環境づくりなど、取り組むべきことが非常に多くあります。学生側と企業側の双方に有益になるようなプログラム設計とリスク管理を心掛けましょう。
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