人事担当者が知りたい採用計画の見直し4つのポイント
採用活動を成功に導くためには、社会情勢や自社の状況の変化を考慮した採用計画が必要です。しかし、予測の困難な変化を想定した採用計画をあらかじめ立てることは容易ではありません。
このような場合は、採用計画の見直しも視野に入れてみましょう。ここでは採用活動の失敗リスクを軽減するための、効果的な採用計画の立て方や見直し方についてご紹介します。
採用計画の見直しは必要か？
近年の採用市場では、新卒者の採用スケジュールが大幅に見直され、各企業でインターンシップの積極的な受け入れや内定を前倒しする動きが見られました。この大きな変動にともない、企業の大半が以前とは異なる採用計画の作成に苦戦したのではないでしょうか。
現在、再び採用計画の大幅な見直しが求められつつあります。多くの企業で採用計画の見直しを検討している理由は、主に以下のとおりです。
新型コロナウイルスの影響により大幅なスケジュール変更が起きている
直近で最大の問題となっているのが、新型コロナウイルスの影響によるさまざまなスケジュール変更およびイベントへの制限です。
2021年卒の採用活動は大半のイベントが中止となり、従来のような就職活動や採用活動がほぼ不可能となりました。リモートワークが推奨される環境も影響し、採用活動に加えてインターンの受け入れを中止した企業も少なくありません。
早期にオンライン採用など新たな試みを始めた企業も複数見られますが、今後も感染拡大の可能性があることから、未だ模索段階と言えます。
2022年卒の採用活動も流動的に変化する見込み
前年と同じく、2022年卒の採用活動も新型コロナウイルスの影響にともなうニュースタンダードへの配慮が求められるでしょう。結果、2021年卒のときと同様の傾向が予測されます。
状況が流動的に変化していくことを前提として、従来の採用計画を見直さなくてはなりません。オンラインによるイベントの開催や選考方法の変化など、社会的な動向に柔軟に対応できるものが必要です。
採用計画の見直しポイント
採用計画を新たに立てる前に、前年度までの採用活動で発生した問題を振り返ることが重要です。この項目では、より効果的な採用計画を作成するために必要な見直しポイントについて説明します。
スケジュールに余裕があったか
まずは、全体のスケジュールに余裕があったかどうかを見直してみましょう。選考について十分に検討したり議論したりする時間は取れていたでしょうか。
採用担当者が専任ではなく、ほかの業務と並行して行っている場合、余裕のないスケジュールや少ない人員で採用活動が行われている可能性があります。別の業務との兼ね合いも配慮して日取りを見直しましょう。
採用に関するスケジュールは、入社時期から逆算して日程を決めるのがおすすめです。新卒入社であれば選考や入社の時期が決まっているため、大きな見直しは少ないでしょう。
しかし、中途採用では、入社時期を自社で設定し、それに合わせてスケジュールを検討しなくてはなりません。中途採用の場合は、内定を出してもすぐに入社できるとは限らないからです。転職活動は退職予定の職場で働きながら行っていることが多く、退職手続きに時間を要する可能性があるでしょう。また、内定者本人が希望する入社時期がある場合も考えられます。
選考フローで歩留まりが低下するところがなかったか
採用活動における「歩留まり」とは、選考対象となった人数に対して、各選考に進んだ人数の割合のことを指します。
歩留まりが極端に低下している場合、必要な人数を採用するまでにより多くの選考を行わなくてはならなくなるため、改善が必要です。
採用フローにおいて、歩留まりが低下しやすいタイミングは以下のとおりです。
■エントリーから会社説明会
気になる企業にとりあえずエントリーする人も多く、会社説明会へ実際に参加する人数が少なくなりやすい。
■面接設定から面接
直接対面する面接は応募者の心理的ハードルが高く、他社から内定が出る時期が重なると辞退する人数が増えやすい。
■内定から内定承諾
他社よりも入社する魅力やメリットを伝えられなかった場合、内定辞退者数が増える可能性がある。
歩留まり率が低いポイントが見つかったら、次回の採用計画に活かしていきましょう。
無駄なコストはなかったか
前回の採用でかけたコストについても、見直すべきポイントです。たとえば、複数の求人媒体を利用した中で、特定の媒体からの応募が少なかった場合、無駄なコストをかけていたことになります。
どの採用手法を利用したか、それぞれから何人採用できたかを振り返り、採用手法ごとに1人あたりの採用単価を算出して比較してみましょう。採用単価は、以下の計算式で求められます。
採用単価＝利用した採用手法のコスト÷採用人数
採用できた人数は多くても採用単価でみると高額だったなど、コストパフォーマンスの良し悪しを判断することができます。
内定辞退の理由を把握できているか
内定を辞退する人がいた場合、なぜ辞退したか理由を把握しておくことが重要です。理由を把握することで、次回の採用計画の改善に活かすことができます。
内定辞退のよくある理由として、以下の例が挙げられます。
・他社から内定が出るのが早かった
・勤務条件が折り合わなかった
・求人情報で見たものや面接時に聞いたものと違っていた
・企業のイメージが応募時と異なっていた
・面接担当者の対応が悪かった
挙げられた理由に対して、コミュニケーションを密にとる、情報提供に食い違いがないようにするなど、対策を立てましょう。
【5ステップ】効果的な採用計画の立て方
従来とは異なる採用計画を立てる必要がありますが、基本的な手順に大きな違いはありません。採用計画をより効果的なものにするために、この項目では改めて手順やポイントを紹介します。
1.採用市場をチェックする
まずは採用市場や競合他社の動向を調査しましょう。現状を正しく把握することで、具体的な採用計画の道筋を立てられます。
厚生労働省が発表している求人倍率や新卒採用に関連する情報、大手リクルート企業が提供する情報が参考になるでしょう。
競合他社について調べるときのポイントは、以下のとおりです。
・採用条件
・手当や福利厚生などの待遇
・採用スケジュール
・企業のアピールポイント
同業種のみではなく、同じ地域の企業や採用条件が似通っている企業の動向チェックもおすすめです。
2．事業計画をもとに必要な人材を決定
採用市場の動向を把握したら、次は各部署の必要な職種・人数の確認を行います。単純に現在不足している人員の補充だけではなく、事業計画や経営戦略を参考に中長期的な採用ニーズを視野に入れることが重要です。
3年後、10年後の各部署における人員構成をシミュレーションし、「将来的にどの部署でどのタイミングで人員が必要となるか」の可能性も考慮します。
現状の不足分を早急に補充する目的であれば、既存社員の異動でまかなえる場合もあります。採用ニーズによっては、新卒採用ではなく社員異動での対応を優先しましょう。
3．採用すべき人物像の設定
採用で失敗しないためには、必要な人材のシミュレーションをもとに、採用すべき人物像をより具体的に設定することも大切です。現場の声も参考に、自社が求めている人材を明確にしましょう。
たとえば、以下のポイントを中心に職種ごとの評価シートを作成する方法が効果的です。
・必要なスキル、人柄を明確化する
・実際の現場で求められるスキルのレベルを把握する
・面接官ごとに評価のバラつきが出ない評価基準を設ける
たとえば、英語を必要とする部署では、「英語ができる」など曖昧な需要ではなく、実際にどの程度のレベルや経験を有する人材が活躍しているのかを把握します。
評価シートを作成するときは、面接官ごとに評価のバラつきが出ないよう、客観的に判断できる評価基準が必要です。
4．採用活動の予算と大まかな予定を決定
採用活動は多くの予算と時間を要します。求人広告を出して随時選考を行う中途採用と異なり、新卒採用の場合は以下のように複数のコストが生じます。
・求人広告費
・イベント参加費・開催費
・人件費
・各種システムの利用料
・その他費用
大きく分けると、イベント参加費など多くの学生を対象として生じる「全体予算」と、学生に支給する交通費などの「個別予算」の2種類です。
これらのコストを視野に入れ、求める人数を採用するために必要な予算および大まかな予定を決めましょう。予定は、採用市場や競合他社の動向を参考にします。
5．採用手法、選考方法の決定
これまでの段階で決定した、必要な人材の職種と人数・具体的な人物像・予算・予定を参考に、求める人物像に最適な採用手法・選考方法を選択しましょう。
近年の社会情勢を考慮して、オンラインによる採用活動も積極的に取り入れていくとより効果的に理想の人材に出会いやすくなります。
この記事では採用計画を立てるための大まかな流れをご紹介しましたが、以下の記事では更に詳しい手順やポイントについて解説しています。
採用戦略の効果的な立て方については、以下の記事もぜひあわせてチェックしてみてください。
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採用計画の見直しとともに検討すべきポイント
採用活動は、各部署が求める人材を明確化するのみでは不十分です。採用計画とあわせて、そのほかのフローも見直すことをおすすめします。
特にチェックすべきポイントは、次の2点です。
内定者フォローの方法
採用内定通知をメールで送信したのみで、内定者フォローを積極的に行っていない場合は、競合他社に人材が流出してしまいかねません。
内定者の多くは、同時期に複数の企業から内定をもらっている可能性が高く、企業側は「選ぶ立場」から「選ばれる立場」にシフトします。自社を選んでもらうために、通知後も適切な内定者フォローで流出を防ぐことが重要です。
社内イベントに招待したり、入社に向けて不安に思っていることはないかヒアリングしたりと、自社にできる範囲で内定者フォローを行いましょう。近年人気のWeb会議システムを活用したオンライン飲み会など、遠方の学生が気軽に参加できる方法もおすすめです。
求人情報を掲載する媒体
効果的な採用活動を行うためには、適切な求人媒体を選ぶことも重要です。しかし複数の媒体を使用すれば、対応に時間を取られたり、限られた文字数内で自社をアピールする必要があったりと、スムーズな活用が困難になります。
各媒体の対応に時間を割きたくない、制限を気にすることなく自社をアピールしたいという方は、TalentClip（タレントクリップ）の活用がおすすめです。
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主な提携先は、以下のとおりです。
・Workin（ワーキン）
・Indeed
・求人ボックス
・スタンバイ
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まとめ
新卒の採用計画が例年と大差ない内容になっているならば、一度見直してみることをおすすめします。近年は内定の前倒しやインターンシップの積極的な導入に加え、新型コロナウイルスによるニュースタンダードの影響もあり、従来の方法は通用しなくなっています。
また、採用計画の見直しとともに、採用活動そのものを振り返ってみてはいかがでしょうか。各求人媒体の対応や選考フローの管理を一元管理できる「TalentClip（タレントクリップ）」なら、よりスマートな採用活動が可能です。
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