内定辞退を回避！内定者懇親会の開催目的とコンテンツ例を解説
採用活動において複数人に内定を出していたとしても、その中から実際に何名の学生が入社してくれるか、最後まで分からないものです。ひとりでも多くの内定者に入社してもらい、早期離職することなく自社で活躍してもらうためには、内定者フォローに力を入れる必要があります。
内定者フォローのひとつとして、業種問わずどの会社でもできることが、内定者懇親会の開催です。ここでは内定者懇親会の目的や、実際に開催する場合のポイントについて紹介します。
この記事の目次
内定者懇親会を開催する目的
内定者懇親会は、内定者が同時期に入社予定の学生や先輩社員と親睦を深めるためのイベントです。内定者フォローの一環として行われます。
懇親会というと、食事会やレジャーなどのイメージをもつ方もいるでしょう。内定者懇親会の場合、食事会を兼ねることもありますが、どちらかというと事業紹介やグループワークなどオリエンテーションに近い内容が一般的です。
内定者懇親会を開催する主な目的として、次の3つが挙げられます。
内定辞退を回避する
内定者懇親会の第1の目的が、内定者辞退を防ぐことです。内定を得た後も、学生はさまざまな不安や事情から、内定辞退する可能性があります。
ほかの内定者や先輩社員と交流の場を設けることで、入社に対する不安を解消したり、同期との仲間意識を育んで入社意欲を高めたりできるでしょう。結果として、内定辞退を防ぐことにつながります。
企業理解を深める
第2の目的は、入社前に内定者の企業理解を深めることです。
前述のとおり、内定者懇親会は自社の事業紹介などオリエンテーションのようなプログラムが一般的です。経営者や役員が事業内容や企業理念などの説明を直接行うことで、会社の方向性や経営層の熱意を内定者へ共有できます。
社員との交流を通じて、会社の雰囲気を感じることができる点も、企業理解に効果的です。
内定者同士の関係を育む
第3の目的は、内定者同士のつながりをもてる場を用意して、関係構築に役立ててもらうことです。
内定者の中には、会社の雰囲気や業務内容だけではなく、「一緒に働く同期はどのような人物か」が気になる方もいるでしょう。内定者懇親会でほかの内定者と交流して、うまく人間関係を構築できれば、入社後への不安を和らげることができます。
内定者懇親会の開催時期
内定者懇親会は明確な時期が決められているわけではなく、いつ開催するのかは、企業によってさまざまです。内定者がある程度決まったタイミングで行われるケースが多く、ほとんどの企業が10月ごろには1回目を済ませています。
内定者懇親会は複数開催することで、より企業理解や人間関係構築の効果が期待できます。開催時期の目安としては、5～7月に1回、8～10月に1回、内定式後に1回というように、2～3ヶ月ごとに開催すると良いでしょう。
【内定者懇親会】メリット・デメリット
内定者懇親会の開催は、複数のメリットがあります。一方でデメリットもあるため、期待できる効果と注意すべき点の両方を理解したうえで開催することが大切です。
ここでは、内定者懇親会におけるメリット・デメリットを紹介します。
内定者懇親会のメリット
内定者懇親会の内容は、企業ごとに異なります。どのようなプログラムを用意するかで得られる効果に違いが出る部分もありますが、多くの企業に共通するメリットも挙げられます。
ほとんどの企業に当てはまる、内定者懇親会のメリットは、次の2点です。
直接的なコミュニケーションができる
内定者懇親会は経営者や役員、先輩社員などが参加します。人事担当者以外の人物が、内定者に直接メッセージを伝えられるチャンスです。学生の生の声も聞けるため、近年の就職事情や入社への不安、会社に期待することなど、学生目線でしか気付けない自社の課題を知るきっかけとなるでしょう。
学生にとっても、めったに交流できない経営層やさまざまな部門の社員と直接交流することで、企業の雰囲気や根付いている文化を実感できる場となります。
入社意欲を高めることができる
社内のさまざまな立場の人材と交流することで、内定者は入社への不安を取り除けます。さらに内定者懇親会の中で、「この人と一緒に仕事したい」と思える人物に出会えれば、ますます入社意欲を高められます。
もちろん、入社意欲の向上を図るためには、手本となる先輩社員の参加を手配することが大切です。
内定者懇親会のデメリット
内定者懇親会はメリットもある一方で、デメリットもあります。ただし内定者懇親会を開催すれば必ず起こるものでもないため、事前準備や配慮を徹底すれば防ぐことは可能です。
実りのある内定者懇親会にするため、以下のデメリットに注意しましょう。
内定者の意欲低下につながる場合がある
せっかく内定者懇親会を開催しても、内容や参加者などに問題があれば、前述のようなメリットは得られません。たとえば以下の原因より、かえって内定者の意欲低下を招くおそれがあります。
・参加を強制した
・社員が過度に接触しすぎた
・参加する社員の教育を疎かにしていた
内定者懇親会は、その目的やメリットからも分かるとおり、会社としても内定者としても参加を推奨するものです。しかし必要以上に参加を促すと、入社後の職場環境に不安を感じて内定辞退されてしまいます。
また、社風や社員を知ってもらおうと過度な接触を図りすぎると、内定者から「社風に合わない」「社員のノリについていけそうにない」と感じる可能性があります。
場合によっては、ハラスメント行為と受け取られかねません。内定者に入社意欲や会社への親しみをもってもらうためには、参加する社員が問題行動を起こさないよう、人選や教育に力を入れることが大切です。
【コンテンツ例】内定者懇親会の内容
内定者懇親会を開催するとき、どのようなプログラムを組むべきか悩んでいる担当者の方へ、ここでは基本的なコンテンツごとに内容例を紹介します。
自己紹介
内定者懇親会を開催するときは、まず代表的なコンテンツとして自己紹介が不可欠です。しかし自己紹介を促すだけでは、人によって所要時間や内容にバラつきが出て、進行に影響してしまいます。
あらかじめ会社側で自己紹介の項目を提示しておくと、スムーズに進められるでしょう。たとえば趣味などのプライベート面に加えて、入社後の目標を語ってもらうのもおすすめです。
グループワーク
内定者懇親会は内定者同士の交流を図るためでもあります。グループワークで内定者同士の結束を高め、入社後のイメージを固めてもらうことは効果的です。
グループワークは新規事業の提案や既存事業の課題など、自社に関連するものをテーマにすると、企業理解を深めることにもつながります。
食事会
事業紹介やグループワークなどは、固い印象となりやすいものです。内定者懇親会と食事会を兼ねると、カジュアルな雰囲気で交流でき、内定者と経営層や社員がより相互理解を深められるでしょう。
食事会のメリットを最大限にするためには、場を盛り上げる工夫も必要です。会社側には、話題を提供したり立食形式にしたりと、幅広い交流を生むような配慮が求められます。
先輩社員との座談会
より会社や社員を身近に感じてもらうために、先輩社員との座談会を盛り込むこともおすすめです。とくに年の近い先輩社員を起用すると、会話の中で社会人としての具体的なイメージをつかみやすくなります。
一方的に情報を提供するのではなく、相互理解を深めるやり取りを行うことで、入社後の意思疎通がスムーズになる効果も期待できます。
内定者懇親会を開催する際の3つのポイント
せっかく予算や時間を割いて内定者懇親会を開催するなら、メリットを最大化して成功させたいものです。
最後に、内定者懇親会を開催する際に押さえておきたい、3つのポイントを紹介します。
既存社員が積極的に参加する
既存社員は、部門を問わず積極的に参加するよう呼びかけましょう。多くの社員が参加することで、働くイメージをより明確にもつことができます。経営者や役員など、参加者の役職も幅広いほど、効果は高まります。
ただし注意したいのが、役職や部門にこだわりすぎないことです。内定者の入社意欲を高めることを重視した場合、適切ではないと感じる人材は、参加を避けたほうが安心です。内定者から見て、好印象をもつような人選かどうかを最優先してください。
参加者の相性を見てグループを分ける
グループワークを行うときは、グループメンバーも重要です。採用時のやり取りなどを参考に相性の良い組み合わせを考え、同じグループにしておくとコンテンツをスムーズに進行できます。
また、参加者同士のトラブルを防ぐ効果が期待でき、内定辞退の回避にもつながります。
オンラインでの開催も検討する
近年はコロナ禍の影響もあり、長時間の集まりは困難となっています。状況を鑑みてオフラインのみの開催ではなく、オンラインでの開催も検討しましょう。
コロナ禍にもかかわらず、オフラインでの実施にこだわると、内定者が不信感を覚えたり、入社後の社員への扱いに不安を覚えたりする可能性があります。安心して入社してもらえるよう、状況に応じた開催方法の選択が大切です。
まとめ
内定者懇親会は、内定者の入社意欲を高めるだけではなく、事前に企業理解を深めてもらうための重要なイベントです。内定者がある程度揃ってきたころから始め、2～3ヶ月月ごとを目安に定期開催すると、回を増すごとに内定者同士の結束も強まります。
近年は多くの業界で人手不足が深刻化しているため、内定辞退は避けたいものです。内定者懇親会を含めた内定者フォローに力を入れ、人材の流出を防ぎましょう。
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