採用工数を見直すポイントとは？削減して効率化しよう！
採用にかかる時間やコストが重いことが、社内の重要な課題のひとつになっている企業もあるでしょう。採用業務の負担軽減には、採用工数の見直しが有効です。この記事では、なぜ採用工数を削減するべきなのか、どのような方法で削減できるのか、採用工数における悩みの解決方法について説明します。
この記事の目次
採用工数の削減が求められる理由
採用業務にかかるコスト、業務負担の軽減を図るなら、採用工数の削減に取り組むべきです。なぜ採用工数の削減に力を入れるべきなのか、3つの理由から説明できます。
他社との採用競争激化
国内では、売り手市場が続いています。企業は人材を集めたいと考えているものの、求人応募数が足りていない状態です。そして、人手不足による採用競争はさらに激しくなっています。
このような状況下で他社と競り合って優秀な人材を獲得するためには、他社よりスムーズな採用活動が重要となるでしょう。採用工程が滞り、遅れが出ると、他社に優秀な人材が行ってしまい、思うような採用活動はできません。
また、採用工数の削減は、採用担当者の働き方改革を進める意味でも重要です。近年、働き方改革による法整備が進む中で、ますます長時間労働の是正が注目されるようになりました。採用担当者に大きな負担がかかっているなら、負担軽減のためにも採用工数の見直しが急務です。
採用活動が通年化している
新卒採用が広く行われている国内で、近年、採用活動に変化がみられるようになってきました。新卒採用の期間だけに採用活動を集中させるのではなく、優秀な人材を獲得するために早期に採用活動を開始しようとする企業が増えているためです。
結果として、人材獲得の門戸を広げるため、通年採用を取り入れる動きが盛んになってきています。
なお、通年採用が広がっている理由は、早め早めに人材を獲得することだけが理由ではありません。売り手優勢の中、複数から内定をもらっている新卒者が内定を辞退するケースも多いため、人材確保のため常に採用活動を続けなければならない状況の企業も見られます。
いずれにせよ、採用活動は長期化しており、通年化する企業も増えてきました。そのため、今一度採用工程を見直し、効率化を目指すことは重要です。採用工数の削減が求められるのは、通年化している採用活動を適正化するためでもあります。
採用コスト削減
求職者にさまざまな形で企業をアピールし、人材獲得につなげようと、採用チャネルを拡大する企業も見られます。それにともない増加するのが、採用コストです。採用に力を入れたいと思えば、そのぶんコストもかさんでしまいます。
負担を抑えるため、人材獲得において効果的な方法となりうる採用チャネルを削るのはあまり良い判断とはいえないでしょう。そこで、採用活動を最適化し、採用工数の削減をすることで、業務の効率化とコスト削減を目指すことが求められています。
一般的な採用工数と削減する方法について
採用工数の見直しのために、一般的な採用工数の説明と採用工数削減の方法を説明します。
一般的な採用工数と流れ
採用工数を可視化するために、一般的な採用の流れを説明します。
1.母集団形成と採用広報
母集団形成とは、自社で働きたい人を増やす活動です。求人広告やパンフレット作成など採用広報活動が含まれます。
2.会社説明会や就活イベントへの参加
応募者と直接対話ができる会社説明会や就活イベントで自社をアピールします。
3.エントリーと書類選考
エントリーを開始し、書類を提出してもらい、書類選考により応募者を絞り込みます。
4.面接
書類選考を通過した応募者の面接を行います。
5.内定と内定者フォロー
面接で採用者を確定したら内定を出します。内定後は、採用予定者の離脱を防ぐため、内定者フォローが必要です。
採用工数を削減するには
一般的な採用の流れを確認したら、採用工程の中で削減できる部分がないか見ていきます。採用工数を削減するには、たとえば、以下のような方法が有効です。
・オンラインイベントを開催する
・Web面接など試験や面接の一部をオンラインにする
・面接の回数自体を減らす
・業務の一部を代行業者にアウトソースする
・採用管理ツールを取り入れる
採用工数の削減を実現するためのコツ
採用工数削減の方法を前項では取り上げました。ここではもう少し詳しく採用工数削減の方法とそのコツを説明していきます。
アウトソーシングで自社負担を軽減
まず、アウトソーシング（外注）を利用して採用工数を削減する方法です。採用代行のサービスを提供している企業に作業を委託、または応募者との仲介をしてもらうことで自社負担を減らします。
アウトソーシングには、応募者との仲介や求人票作成を行う事務系のもの、採用基準の明確化などを行う採用コンサル系のものがありますので、自社の状況に合わせて利用すると良いでしょう。
アウトソーシングを活用することによって、採用担当者は、面接や内定者フォローなど社内で力を入れたいコアな業務に集中できるようになります。
潜在層の獲得と採用チャネルの絞り込み
優秀な人材獲得のためには、潜在層の獲得を目指すことと将来の候補者と接触を図る機会を設けることです。しかし、直接会う方法ばかりを選択すると時間も手間もかかります。オンラインをうまく活用するのが、採用工数を減らし、負担を軽減するポイントです。
方法としては、SNSによる自社情報の発信、オンラインを含めた交流会などイベントへの参加、そして自社採用HPの充実などが考えられます。自社採用HPは、自社サイトへの流入による自社を知ってもらう機会の拡充、潜在層が自社への理解を深めるのに有効です。
そして、合わせて行いたいのが採用チャネルの絞り込みになります。自社を知ってもらおうと採用チャネルを多く持つ企業もありますが、数が多すぎることが業務負担やコスト増になっているケースも多いです。採用チャネルは、採用したい人材が多くいるチャネルに絞ると採用効率が良くなります。
採用業務を一元管理できるツールを導入する
採用工数を減らし採用担当者の負担を軽減するには、採用フローを可視化して一元管理できる採用管理ツールが有効です。選考進捗をリアルタイムで把握でき、応募者情報の共有や迅速な応募者対応に役立ちます。業務の効率化だけでなく人的ミスの防止にもつながり、採用担当者の負担を減らすことができます。
採用に役立つツールを取り入れるなら、TalentClip（タレントクリップ）がおすすめです。TalentClipの導入は、以下の点でメリットがあります。
・応募者情報や応募者対応を一括管理できて状況がわかりやすい
・応募者（タレント）情報をキープできるため必要なときにアプローチできる
・一元管理で応募や選考、採用後のフォローまで効率良くできる
・豊富なテンプレートで自社採用HPを簡単に作成できる
採用HPや求人の詳細は応募者にとって有益な情報で、ミスマッチを防ぎ、内定率を上げるのに効果的です。TalentClipなら、自社採用HPを簡単に作れるのも大きなポイントとなるでしょう。
TalentClipの詳細を確認したいなら、まずはお問い合わせください。
まとめ
採用コストや採用業務にかかる時間を改善したいなら、まずは採用工数を見直すことからはじめてみましょう。見直してみると、無駄な部分やオンラインやサービス利用に変えられる部分も出てくるはずです。採用業務を効率化し、採用工数を削減するには、採用管理ツールの導入も検討してみましょう。
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