採用管理をエクセルで行うには？メリット・デメリットも解説
採用数が増えたり、採用データが蓄積されたりしていくと、紙ベースでは十分に管理ができなくなります。データをまとめるだけでなく、分析が可能なエクセルに移行を考えている採用担当者もいるのではないでしょうか。
エクセルでの採用管理はどのように行うのか、この記事ではエクセルでの管理の方法とメリット・デメリットを解説します。
この記事の目次
採用管理をエクセルで効率良く行う方法
まずは、エクセルで採用管理を行う方法としてどのようなものがあるか紹介します。
自社で採用管理表を作る
一般的なのは、エクセルを使って自社で採用管理表を作成する方法です。社内で自作することによって、オリジナルの採用管理表を作成できます。
採用管理をスムーズに実行するため、作成した採用管理表を部署内で共有して、必要な人が情報にアクセスしやすいようにするのが運用方法のひとつとなるでしょう。
肝心な採用管理表には、おおまかな内容が把握できるように、応募者情報や選考の進捗などを載せるようにします。
この場合、多くの情報を載せるとスクロールが多くなり見づらくなるため、できるだけスクロールしなくても済むよう、重要な情報を優先して載せるのがポイントです。
無料のテンプレートを利用する
エクセルを使って一から作成する方法のほかに、無料のテンプレートを利用する方法もあります。Web上には、無料で使えるテンプレートの種類が豊富にあるため、自社の採用管理に合ったテンプレートも見つけやすいです。
もっとも、テンプレートを使用することによって、自社で採用管理表を作成する手間が省けるため、工数削減になるでしょう。すぐにでも採用管理をエクセルで行いたい、エクセルでの作成に手間をかける余裕がない場合は、無料のテンプレートを活用するのもおすすめです。
採用管理に役立つ関数を覚える
多くの企業が採用管理にエクセルを導入する理由のひとつが、関数によって作業の大半を簡略化できることです。エクセルを使用するのであれば、最低でも以下の関数は覚えておくことをおすすめします。
|
関数名 |
関数の内容 |
| COUNTA関数 | 表の応募総数を集計する |
| COUNTIF関数 | 条件に該当する応募者の数を集計する |
| SUM関数 | セル範囲の合計を集計する |
| COUNTIFS関数 | 複数条件に当てはまる合計を集計する |
| VLOOKUP関数 | 条件に当てはまるデータ（応募者など）を引き出す |
COUNTA関数やCOUNTIF関数、SUM関数やCOUNTIFS関数を利用することで、任意の総数・合計の集計が手軽に行えます。データを参考に店舗へ即座に連絡を取りたいときは、VLOOKUP関数で応募店舗を基に各店の連絡先を引き出し、表示することも可能です。
採用管理をエクセルで行うメリット・デメリット
次に、採用管理をエクセルで行うことによってどのような変化があるか、メリット、デメリットの両面から見ていきましょう。
メリット
エクセルで採用管理をするメリットをいくつか紹介します。
■コストがかからない
まず、追加コストがかからないことです。書類作成や分析など、採用管理以外の業務で使用するために、すでにエクセルを導入している企業も多いかと思います。すでにエクセルを使用している会社であれば、導入費用、月額使用料など、追加でコストがかかることはありません。
■求人媒体の効果を分析できる
採用管理表に求人媒体の情報を入れておけば、ある程度データが集まった段階で、求人媒体ごとに応募数や採用率などを、費用を含めれば費用対効果も分析できます。分析を実行することによって、複数の求人媒体のうち効果が高いのはどの媒体か比較できるでしょう。
使用している媒体を分析し、より効果の高い媒体に絞ったり、変更したりすることで、効率の良い採用を実現できます。
■グラフを作成できる
エクセルのメリットは、自動計算、表形式で見やすいだけではありません。入力したデータをもとに、簡単にグラフを作成できるのもポイントです。視覚的にわかりやすいグラフにすることによって、分析もしやすくなります。
デメリット
便利なエクセルではありますが、エクセルを利用することでかえって不便に感じることもあります。
■同時編集が難しい
エクセルの一部機能は、共有することで同時に閲覧はできても、同時に編集することは難しい面があります。複数人で編集を行う場合、あるいは頻繁に更新作業を行う場合は、不便に感じることもあるでしょう。
■動作が重くなる可能性がある
エクセルのファイルに保存されるデータ量が多くなるほど、動作に影響が出てくるのも問題です。ファイルを開く際のデータの読み込み、関数がある場合はデータを返す時間もかかりますので、データ量が多くなると動作が重くなる可能性があります。
■更新漏れが起きやすい
エクセルでは同時編集が難しいと紹介しました。そのため、採用情報を更新したくても、すでに編集中であれば、更新作業の完了を待つしかありません。結果、情報の更新が後回しになり、更新が漏れることもあります。
また、誤って複数人が同時に更新作業を行ってしまった場合、それぞれでファイルが作成されますから、編集しても更新内容が反映されない可能性もあるでしょう。そのため、複数人でファイルを共有する場合は、更新に一定のルールを設ける必要があります。
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エクセルでの管理が難しい場合は採用管理システムを検討しよう
エクセルは関数の使い方を間違えたり、他の従業員が作成したマクロ（設定）を十分に使いこなせなかったりと、些細なきっかけで使い勝手が悪くなります。エクセルを使いこなすことが難しい場合は、無理に使い続けるほうがかえって作業効率を低下させてしまいかねません。
エクセルは本来、作業の手間を軽減する目的で使用されるものです。マイナスの効果となっている場合は無理に使い続けず、早急に他の管理方法の導入も検討してはいかがでしょうか。
採用代行サービス
採用業務にかかる業務フローそのものを軽減させる方法が、採用代行サービスの活用です。採用業務の一部を外部にアウトソーシングすることで、担当者の業務負担が軽減されます。応募者の管理も任せられるため、複数の業務をひとりの従業員に任せている現場におすすめです。
バランス良く業務を外部・内部に振り分けることができれば、会社説明会の準備など、ほかの業務に時間を割けるようになります。
採用管理システム
採用管理システムを選択肢として考えたほうが良いのは、以下のようなメリットがあるためです。
■データ分析が自動で行える
エクセルでもデータ分析はできますが、分析するためには関数や計算式を手入力する必要があります。手入力の手間もかかりますし、万一、計算に誤りがあれば分析がうまくできません。
一方、採用管理システムは、システム上、手入力の必要がなく、蓄積されたデータから自動で計算や分析を行う機能をもつものが多いです。手間なく、簡単にデータ分析できますし、手入力によるミスも防げます。
■最新の情報を共有できる
採用管理システムなら、エクセルのように更新でラグが発生することはありません。アクセス権限があれば、リアルタイムで最新の情報を取得できるほか、同時に編集することも可能なシステムだからです。
エクセルで問題だった、作業後回しによる更新漏れや最新情報の共有について、採用管理システムならカバーできます。
■動作が重くなりにくい
サーバーなどが影響することはありますが、採用管理システムはエクセルのようにデータ量が多くなることで動作が重くなることはありません。エクセル管理での動作性の低下をカバーできます。
採用管理システムを導入するならTalentClip
採用管理システムには、エクセルでの管理をカバーできるメリットがあります。効率の良い採用管理には、オールインワン型の採用管理システムTalentClip（タレントクリップ）がおすすめです。
応募者管理機能が付いたTalentClipなら、CSV応募者一括アップロード機能により、複数の求人媒体から応募者のデータをまとめて取得し、管理できます。手間なくデータを作成でき、一括で管理できるのがポイントです。
TalentClipについて詳しく知りたい、採用管理をどのように行えるか個別に相談したい方は、お問い合わせフォームよりご連絡ください。
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そのほか採用業務に役立つツールやノウハウ
採用業務は現状の把握や求人情報の作成、書類選考や面接など、複数のステップが存在します。よりスムーズに業務を進めるためには、エクセルの他にも場面に合ったツールと方法を取り入れることが重要です。
この項目では、エクセルや他の採用管理システムとあわせて使いたい、おすすめのツールやノウハウを紹介します。
オンライン面接ツール
広域から応募を受け付ける場合に役立つツールのひとつが、オンライン面接ツールです。その名のとおりオンライン（インターネット）上で利用できるシステムで、Webカメラやスマホのカメラ機能などを使用してお互いの顔を見ながらやり取りできます。
応募者の地域に関係なく面接できるため、移動時間をカットできる分、日程調整が行いやすいメリットを持っています。また、インターネット環境さえ整っていれば、無料や格安で導入できるツールが多いことも特徴です。採用に予算をかけられない企業も、コストを気にする必要なく導入できます。
受付システム
オフィスビルの一角に入居している場合など、受付カウンターや専用のスタッフを配置していない企業に役立つツールが、受付システムです。オフィスの入り口に設置したタブレットを応募者やお客様に操作してもらうことで、担当者を呼び出すことができます。
ダイレクトに担当者へ通知がいく設定にしておくと、手の空いている誰かに取り次いでもらう必要がありません。担当者が直接対応できるため、面接当日の受付業務が簡略化されます。
応募者情報を視覚化する
応募者情報を単純な表ではなく、さまざまな形式で視覚化することです。グラフや表を使用し、採用状況が瞬時に理解できるように情報整理しましょう。
また、応募者ごとの情報も視覚的情報を加味して整理することで、選考の進捗が把握しやすくなります。応募者が多くそれぞれ選考の進捗にバラつきがある場合も、正確に情報を把握できれば連絡漏れや面接日程の調節ミスを避けることにつながります。
応募者情報を共有する
応募者情報を関係者全員で共有することです。担当者にすべてを丸投げするのではなく、関係者全員でこまめに情報共有を行う必要があります。
たとえば簡単な質問の電話がされるたびに採用担当者を呼んでいると、その度にほかに行っている業務が中断されてしまいます。
情報を共有することで、担当者につなげなくともほかのスタッフが答えられるシーンが増えるため、採用担当者の負担を軽減することができるでしょう。また、選考状況や応募者ごとの対応進捗を関係者同士で共有すると、連絡忘れなどのミスを他社がフォローしやすくなるメリットもあります。
まとめ
エクセルでの採用管理は便利ですが、更新や情報共有、データ量の面で問題が生じることもあります。リアルタイムで複数の担当者が情報を確認できるようにするには、採用管理システムの方がエクセルより便利です。自社の運用に合わせた採用管理の方法を取り入れるようにしましょう。
また、採用管理システムであれば、応募者への連絡もツール上で行うことができます。応募者へメールを送る際のポイント知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
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