採用プロセスを改善する3つのポイント！課題を解決するには？
採用計画どおりに求職者が集まらないときや、理想に近い人材がなかなか現れないときは、採用プロセスの見直しが必要です。待遇や社風に突出した部分がない求人であっても、採用プロセスを改善すると理想的な人材が現れる確率は高くなります。
ここでは理想の人材をスムーズに集めるための、最適な採用プロセスの改善方法について紹介します。
この記事の目次
採用プロセスの質をチェック！
まずは本当に人材が集まりにくい原因が採用プロセスにあるのかを確認しましょう。今の採用プロセスの質をチェックするポイントは、次の3つです。
採用コスト
採用コストを必要な部分に割けていない場合は、本来不要なところにコストをかけている可能性があります。まずは一人あたりの採用コストを見直しましょう。
採用コストは、大きく分けると内部コストと外部コストの2種類があります。
・内部コスト…社内で生じた採用活動のためのコスト
・外部コスト…社外に支払った採用関連のコスト
たとえば採用活動を円滑に進めるために、社内で各部署の担当者と採用担当者が打ち合わせを行った場合、生じる人件費は内部コストです。ほかにも面接を行った求職者への交通費やクオカードなどの特典なども内部コストに分類されます。
外部コストは、採用活動のために他社へ支払った費用全般です。求人メディアへの掲載料や会社説明会の広告料・会場費などがあげられます。内定後に行う研修費なども外部コストの一部です。
単純な採用コストは、総額を採用人数で割ることで大まかに把握することができます。業界や部署によって多少前後することを踏まえつつ、コストごとに計算してみましょう。一人あたりの採用コストを正しく把握できれば、どこに余分なコストが生じているか明確になります。
歩留まりのタイミング
採用活動の中で、どのタイミングで歩留まりが多く生じているかを知ることも重要です。歩留まりとは製造業界由来の言葉で、採用活動においては実際の入社率を表しています。
ポイントは、最終的な歩留まりではなくプロセスごとに整理することです。たとえば採用活動を募集・面接・内定などプロセスごとに分けます。以下のように各プロセスで生じた歩留まり率を洗い出しましょう。
・募集に対する応募数
・応募に対する面接数
・面接に対する内定数
歩留まり率をプロセスごとに整理することで、改善すべき部分の課題を見つけやすくなります。
求人媒体ごとの費用対効果
多くの企業が効率良く求職者を集めるために、複数の求人媒体を併用しています。確かに間口を広げることで求職者の目に触れる機会は増えますが、相応の費用対効果がなければコストを余分にかけるだけになってしまいます。
自社の採用プロセスだけではなく、求人媒体自体の整理と取捨選択も行わなくてはなりません。
・応募の少ない媒体をリストアップする
・費用対効果が少ない媒体の予算を削減する
・削減した予算を費用対効果が高い媒体へ回す
上記のとおり求人媒体の整理を行うことで、新たに予算を割かずに重要な媒体の強化を行うことができます。また、求人媒体以外に浮いた費用を投じるなど、別の戦略を立てることもできるでしょう。
採用プロセスを改善する方法
採用プロセスの問題点を洗い出したら、次は改善を行う必要があります。問題点の数や内容に応じた方法で改善していきます。
採用プロセスを改善する具体的な方法は、次の4つです。
ターゲットやペルソナの明確化
選考離脱や内定辞退が多い場合や、面接時に募集内容や社風と応募者がミスマッチしていると感じた場合は、ターゲットの見直しが必要です。優秀な人や勤務年数など漠然としたターゲット設定ではなく、より具体的に設定すると、応募者を効果的に絞り込むことができます。
ペルソナを設定することもターゲットを明確化する方法のひとつです。応募者のミスマッチを防ぐだけではなく、選考時の評価基準が詳細に設定されるため、面接担当者の主観的な判断で合否を決めないための対策にもなります。
求人媒体を見直す
コストの多くが求人広告費に割かれているのであれば、使用している求人媒体を見直します。費用対効果の低い求人媒体から費用対効果の高い求人媒体へシフトさせたり、ペルソナごとに使い分けたりしましょう。
応募数が少ない場合も、設定したペルソナに合った求人媒体を選んで注力することで、効率的な母集団形成につながります。
採用サイトの見直し
説明会や合同イベントなどの開催・参加を繰り返しているにも関わらず、相応の成果があげられない場合は、自社の採用サイトも見直しましょう。
・会社の雰囲気が伝わる内容か
・求職者や就活生が入社後の自分をイメージしやすい内容か
採用サイトは求める人材を提示するだけではなく、求職者や就活生が求める情報を提供しなくてはなりません。経営理念や実際に働いている先輩社員の体験談など、会社の雰囲気や入社後のイメージがよく分かるように内容を工夫しましょう。
採用管理システムを検討
採用担当者の人員数が足りていないなど、採用業務が煩雑になっている場合は採用プロセスの見直し自体が困難となります。また、業務量的に問題がなくとも応募者ごとの対応進捗など情報共有に課題を感じている方も少なくないでしょう。
このような場合は、採用管理システムで業務をシンプルかつ効率的に管理することをおすすめします。採用管理システムは応募者ごとの対応進捗やスコアを整理でき、複数名で瞬時に情報を共有できるため、無駄な工数の削減や二重対応などのトラブル防止にも役立ちます。
採用管理システムならTalentClip（タレントクリップ）がおすすめ
採用管理システムを導入するときは、求める機能があるか、誰もが使いやすいUIかを重視しましょう。
TalentClip（タレントクリップ）なら豊富な機能とサポートで、はじめて採用管理システムを導入する方にも安心してご利用いただけます。
①フォロー体制が万全！
TalentClipは導入前から導入後まで、丁寧なフォロー体制をご用意しております。たとえば、以下のシーンでご相談いただけます。
・TalentClipの導入支援
・採用サイトの運用・求人票の作り方をアドバイス
・採用サイトの効果測定
以前まで他社の採用管理システムや自社独自のシステムを使用していたという方も、TalentClipを最大限ご活用いただける徹底したフォロー体制です。
②IndeedやGoogleと自動連携が可能
TalentClipは各求人サイト（Workin・Indeed・求人ボックス・スタンバイ・Googleしごと検索など）と自動連携できる強みも持っています。同じ内容を繰り返し入力する必要がなく、自動掲載で複数の求人サイトを効率良く管理できます。
幅広くアプローチすることで、即座に求職していなくても将来的に転職や就職を考えている潜在層にも認知してもらえる点も大きなメリットです。
③タレントプール機能
採用活動の中で、「現在欲しい人材ではないが、断るには惜しい人材」と出会うことは珍しくありません。通常は一度採用を断ると、つながりが断たれてしまいがちです。
魅力的な人材の情報を積極的に保管するために、タレントプール機能が役立ちます。応募者のデータを蓄積することで採用プロセスのPDCAに活用できるだけではなく、一度不採用となった後も容易につながりを持つことができます。内定者が辞退したり早期離職が生じたりしたときも、タレントプールに蓄積した求職者へ直接連絡を取ることで、再選考への応募を案内できます。
また、自社に合った人材の情報をプールして直接アプローチすることも可能です。
TalentClipの機能について、より詳しく知りたい方はぜひお問い合わせください。
もし採用活動のプロセスを見直す中で、自社で解決することが難しい場合は、以下の資料をぜひチェックしてみてください。
まとめ
採用活動の成果が上がりにくいときは、採用プロセス自体を見直すことをおすすめします。たとえばコストのかけ方や歩留まりのタイミングなど、項目ごと・段階ごとに整理すると課題点が見つかりやすくなります。
採用プロセスの改善は、費用対効果を最大限に引き出すだけではなく、早期離職などミスマッチゆえに生じるトラブル防止にも効果的です。
課題点の洗い出しや効率的な採用プロセスの形成は、多機能なTalentClip（タレントクリップ）にぜひお任せください。
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