担当者必見！業務効率化によって採用スピードを上げよう
企業において、さまざまな場面で業務の効率化が叫ばれていますが、採用スピードを上げるのもそのひとつです。採用スピードを上げることで、企業の信頼感を高められるようになります。どのような取り組みを行うと、迅速に業務を進められるのでしょうか。
今回は、採用のスピードを上げるコツについて詳しくご紹介します。
この記事の目次
採用スピードはなぜ上げる必要がある？
採用スピードを上げると、求職者・企業それぞれに大きなメリットがあります。
求職者にとって選考結果はすぐに欲しい
求職者にとって、自分が仕事をしたいと思う企業に応募する瞬間は、モチベーションが最も高くなっています。書類を出してから、面接など次のステップに進めるかどうか、何らかの連絡が来るまでは気持ちが落ち着かないものです。
書類選考の結果通知が遅れてしまうと、その企業に入社したいというモチベーションが下がってしまいます。
就職活動を長く続けたいという人は少ないでしょう。就職活動の期間は、長引くほど気持ちが後ろ向きになってしまうものです。
採用スピードが遅いとどうなる？
先述したように、採用スピードが遅くなると求職者のモチベーションが下がってしまいます。その状況で先に他社から連絡が入ってしまうと、関心が流れてしまう可能性が高まります。
よほどその企業に魅力を感じていたり、本当にやりたい仕事があったりすると、多少返信が遅くても結果を待つのかも知れません。しかし、ひとつの企業に入社するのにこだわっていない場合は、先に連絡が来た企業を優先する可能性があるでしょう。せっかく獲得できるはずだった人材を逃してしまいます。
反対に、レスポンスが早い企業は、良いイメージが残りやすいです。求職者もモチベーションを維持したまま選考に臨むことができるため、入社につなげやすくなります。
採用担当のスピードを速めるのが難しい理由は？
採用のスピードを早めるのが大切だとわかっていても、すぐに業務を改善できないのが現実かと思います。その理由を具体的に探ってみましょう。
採用業務がたくさんある
ひとくちに採用業務と言っても、内容は多岐にわたります。
まず、企業における年間計画の中で定期的な採用計画を立てますが、急な欠員が出たり業務都合が発生したりすると、当初の予定とは別に急遽計画を立て直す必要性に迫られるケースもあるでしょう。
計画が立ったら、求人サイトへ募集広告を出し、告知を行います。その後も応募者の管理、書類選考および結果通知、面接および合否の連絡、入社までのフォローなど、採用担当者は非常に業務が多いのです。
書類選考に通っても、企業側から提示した面接の日時に都合が合わないと、面接を辞退する求職者もいます。この場合、求職者の予定に合わせてスケジュール変更を余儀なくされる場合も想定されます。
求職者にとって、採用時における企業担当者のミスは不信感を招きます。少しのミスが、求職者の人生を変えることになりかねないため、採用担当者は常に神経を張り詰めて業務にあたらないといけません。
採用シーズンを迎えると、面接の回数も増えてきます。これにともない、社内の人員配置業務も必要となり、さらに激務になってしまうのです。
繁忙期が大まかに2回ある
採用の繁忙期は、3月頃および9月から10月頃の2回に分けてやってきます。3月頃は、新卒に対する会社説明会の準備が始まる時期であり、9月から10月にかけては転職希望者（中途採用）の転職活動が活発化する傾向が見られる時期です。
新卒採用と中途採用では、流れや方法が異なります。新卒者に対する会社説明会の準備は3ヶ月ほど前から始めるため、年始から準備を始めるのが目安です。説明会の後は、選考、面接、配属調整や入社までのフォローなど、長期にわたって多忙な日々が続きます。
中途採用の場合は、新卒のように大々的な会社説明会を行うケースは少ないのですが、主に求人広告を出して募集をかけることから始まり、選考以降の流れは新卒とほぼ同じです。
採用担当者は激務となる傾向が強く見られ、人手不足の状態が長く続いてしまいます。準備期間を含めると、繁忙期以外の時期がほとんどないと言っても過言ではありません。
業務効率化で採用スピードを上げよう！
採用スピードを上げるには、採用担当者の業務効率化をすることが効果的です。
効率化をするには、どのような取り組みを行えば良いのでしょうか。
効率化＝簡素化ではない
採用管理の業務は、工数がとても多いという特徴を持っています。この業務を効率化させるためには、管理を一元化する必要があるのです。
効率化というと、簡素化を想像される方がいらっしゃるかも知れませんが、効率化と簡素化の意味は全く同じものではありません。効率化とは、余分な業務を省いてスムーズに業務が進められるようにする作業を指します。一方で簡素化とは、人材不足などで自社では手が回らない業務を外注するプロセスが含まれる場合もあるのです。
自社で仕事を完結させようとすると、業務のロスが起こることもあるため、管理の一元化を行うには採用管理システムを導入・活用するのもひとつの方法です。
採用管理システムは、採用業務を一括で管理できる機能が備わっているため、採用のスピードを早めるだけでなく、採用担当者の負担を軽減することが可能になります。
採用の業務効率化を目指すならTalentClip！
採用管理システムを導入するなら、オールインワン型システムのTalentClip（タレントクリップ）がおすすめです。TalentClipでは、母集団形成から応募者対応、面接選考、入社後のフォローにいたるまで、採用に関する業務を一括で管理することができます。
自社に興味を持っている求職者「タレント」の情報をキープできるため、求人の需要が発生した場合に活用することで、採用スピードを飛躍的に上げられるのです。
採用業務に関して悩みを持つ担当者の方は、ぜひ検討されてみてはいかがでしょうか。
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まとめ
売り手市場と呼ばれる現代において、採用担当者の業務は増加の一途をたどっています。その中で採用スピードを上げ、優秀な人材を獲得することはかなりハードルが高いといえるでしょう。
業務負担を少しでも軽減し、良い人材を確保するためにも、ぜひTalentClipをご活用ください。
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