採用フローとは？新卒・中途の作り方と3つのポイント
採用活動は、新卒か中途採用かで変わってきます。この記事では、新卒採用と中途採用のそれぞれにスポットを当て、人事担当者が知っておきたい採用活動と、採用を決めるポイントについて見ていきましょう。
この記事の目次
採用フローとは採用活動の流れのこと
採用フローとは、求人募集から入社までの採用活動全体の流れを指します。
具体的には「求人掲載→応募→書類選考→面接→内定→入社」といったフローになるのが一般的です。
採用フローは新卒採用か中途採用か、職種や役職など採用する人材によって内容は異なります。
例えば、新卒は一括採用となり、求人募集を開始する時期が限定されていますが、中途は通年採用が一般的です。採用目的が違うため、適した母集団形成の手法も異なるでしょう。
最適な採用フローを確立するには、企業が求める人材に合わせて考えていく必要があります。
自社で採用フローを作ることのメリット
ここでは、適切な採用フローを作り上げることのメリットについて見ていきましょう。
採用フローを社内で共有できる
採用フローを明確化しておくと、採用担当者、経営陣、各部門の担当者など、採用に関わっている関係者全員が採用プロセスや進捗などを共有できるようになります。
採用活動には多くの人が関わっているため、採用フローが正しく共有されれば、よりスムーズに選考を進められるようになるでしょう。
採用活動の改善や最適化につながる
採用フローを作ることで、それぞれの工程が明確になります。工程ごとの効果や歩留まりなどのデータを収集すれば、採用活動における課題分析を行いやすくなるでしょう。
課題が特定できれば、改善策や最適な手法を検討することも可能です。
基本的な採用フローの3つのパターン
基本的な採用フローのパターンについて紹介します。
標準型
最も標準的な採用フローで、新卒や中途、職種などを気にせずに活用できるパターンです。
プレエントリー
↓
会社説明会
↓
エントリー・応募書類提出
↓
筆記試験・適正検査
↓
面接
↓
内定
プレエントリー後に会社説明会が開催されるため、求職者としては詳しい内容や条件を事前に確認することができ、安心して本エントリーが行えます。
企業側にとっても、会社説明会で内容に納得した応募者を集められるため、ミスマッチを防げるメリットがあります。
人材を厳選したい企業では、2次面接や3次面接を設定することも多いです。
説明会・選考一体型
スピーディーに人材を確保したいときにおすすめの採用フローです。
エントリー後に会社説明会と選考を並行して実施することで採用フローの期間を短縮することができます。
プレエントリー
↓
エントリー・応募書類提出
↓
会社説明会・一次選考
↓
面接
↓
内定
会社説明会に来た応募者は自動的に選考に参加してもらう流れになるため、母数を増やしやすいメリットもあります。
毎年の採用活動を短期間で終わらせられるほか、応募者に早く内定を出せるため、競合よりも先に内定を出せる可能性が高いです。とくに、同時に複数の企業に応募している新卒におすすめの手法です。
ただし、接触回数が減るため、ミスマッチが起こる可能性が高いことには注意が必要です。
試験先行型
最初に選考試験を実施し、求職者を絞ってから進める採用フローです。毎年の応募数が多く、事前にスクリーニングをしておきたい企業におすすめです。
プレエントリー
↓
応募書類提出・筆記試験
↓
会社説明会
↓
面接
↓
内定
より優秀な人材を選考したい場合にも有効です。
このとき、応募する段階で、事前に試験がある旨を明確に提示します。情報の共有が不十分な場合、選考離脱の可能性が高まるため、注意しましょう。
【新卒】採用フローをうまくすすめるポイント
ここでは、新卒採用の一般的な採用フローを見ていきましょう。
【新卒】１．採用計画を立てる
まずは、以下の項目を参考に新卒採用の大まかなフローを決めます。
・採用人数
・採用したい人物像
・説明会や面接のスケジュール
・採用連絡から就業開始までの日程
この時点ではそれぞれの項目について詳細に決める必要はありません。人数や日程など、ざっくりとした数字や予定を出していきます。
新卒の採用活動のスケジュールは、18年卒以降、3年連続で3月に広報活動～プレエントリー、6月に選考開始となっています。
20卒入社まで、新卒採用スケジュールの指針の策定は経団連が主導でしたが、2021年以降に関しては、政府主導になることが決定しています。当面はこれまでとほぼ同じスケジュールが継続されるでしょう。
採用計画の立て方については、下記の記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
企業にとって採用計画はなぜ重要なのか？採用計画の立て方も紹介
【新卒】２．母集団形成
採用計画を立てたら、次に母集団形成を行います。
母集団形成とは、自社に興味や関心をもっている学生を集めることです。母集団形成では、人材を多く集めることを目的にするのではなく、採用につながる人材を集めることが重要です。
そのためには、求める人物像と採用したい人物像にズレが生じていないかも大切なポイントになります。採用担当者は経営陣だけでなく、現場の社員にも聞き取りを行い、採用すべき人物像を明確にしておきましょう。
母集団形成の方法には、以下のような方法があります。
・求人サイトへの掲載
・会社説明会の開催
・大学訪問
・SNSを使った情報発信
自社が求めるターゲット層にアピールするために、有効な手段を選択していきましょう。
【新卒】３．応募者を選考する
母集団形成ができたら、会社説明会などを実施してエントリーへと誘導し、応募者の選考に進みます。
選考方法には、書類選考、筆記試験、適正試験などがあり、自社の選考基準にしたがって人材の見極めを行っていきましょう。
一般的な新卒採用では、集団面接を行ったあとに個人面接を実施する企業が多いようです。
応募者が多い場合、複数の面接官が面接を実施することがありますが、公平な選考を行うためにも、面接官同士で選考基準を共有しておくことが重要となります。
【新卒】４．内定者へのフォロー
選考を終えたら、採用したい学生に内定通知を出します。
しかし内定を出したとしても、学生が確実に入社してくれるとは限りません。なぜなら、学生は複数の企業から内定をもらっている場合が多いからです。
内定者から自社に入社してもらうために、積極的な内定者フォローを行っていきましょう。
また、初めての社会を経験する学生が不安になりやすいのは以下のような内容です。
■新しい生活
・生活リズムや環境がどのように変わるのか
・社会人生活に適応することができるのか
■新しい人間関係
・同僚や上司と仲良くできるのか
・社員にはどのような人がいるのか
■仕事
・自分に合っているのか
・この会社でキャリアを積んでいけるのか
それらを解消するための内定者フォローの具体的な方法としては、以下のようなものがあります。
・内定後の定期的な連絡
・社員との交流機会を設ける
・セミナーを開く
・インターンとして受け入れる
学生の不安を理解して、情報を共有したり、相談に乗ったりすることが大切です。求めている内定者フォローを実施することで、優秀な人材との信頼関係を構築することができるでしょう。
【中途】採用フローをうまく進めるポイント
次に、中途採用の一般的な採用フローを説明していきます。
【中途】１．採用計画を立てる
はじめに行うのは採用計画の設定です。採用担当者を決めることはもちろん、どのように採用を進めていくか決定していきます。
計画の段階で、どのような人材を採用したいのか（採用方針）、何を基準に採用を決めるのか（採用基準）、採用の根幹になる部分を設定していきましょう。このような基準を明確に定めるためにも、採用ターゲット（ペルソナ）を立てるのがおすすめです。
具体的に計画を練ることによって、採用の指針がクリアになり、どのようにして採用を進めていくかの道筋がある程度見えてきます。はじめのフローにして重要な部分になりますので、意識して進めていくと良いでしょう。
【中途】２．母集団形成
次に、母集団の形成、つまりは採用の対象となる集団の形成を行っていきます。母集団形成において重要なのが、欲しい人材を募れるようにすることです。具体的には、Webや雑誌など求人情報を掲載するメディアを利用する、転職エージェントを利用するなどがあります。
ほかにも、担当者自らが人材にアプローチするダイレクトリクルーティング、ソーシャルメディアを活用してブランディングし人材にアプローチするソーシャルリクルーティングなども可能です。
いずれの方法にしても、母集団の数だけで考えず、質も考えて、両立できるような方法を取ります。欲しい人材を絞りこんだ上で、最適な採用手法となるようにしましょう。
母集団を形成していくには、求人広告の書き方にも工夫しておく必要があります。欲しい人材の目に留まってもらえるように、企業の強みや魅力を伝えるようにしましょう。
以下の資料では、求人広告の書き方に関するノウハウを紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
【中途】３．応募者を選考する
形成した母集団から応募者があれば、選考を進めていきます。選考は、応募者の中から採用する者を確定するためのものです。通常は、書類選考、面接、面接結果の通知というフローで選考を進めます。
応募者の選考を行うときに意識したいのが、どのフローを重視するかです。採用計画で設定したペルソナや採用方針などと比較しながら、選考で重視するポイントを考え、採用までのスケジュールも含めて選考を進めていきましょう。
【中途】４．内定者へのフォロー
採用活動のフローは、採用通知で終わるわけではありません。入社までに内定者の心が離れないようにするためにも、採用通知後もフォローを怠らないようにしましょう。優秀な人材を流出させないためにも、採用後のフローは重要です。
具体的には、内定者が辞退しないように入社までに定期的にコンタクトを取るようにし、入社を円滑に進められるように入社手続きも進めていきます。
さらに、入社早々不満がないように、入社後のフォローまで考えて、環境を整えておくことが大切です。内定から入社までの間に内定者からの質問があれば、すぐに答えられるような準備もしておきましょう。
採用フローを最適化するには？
前項では、中途採用はどのように進めていけば良いのか、全体的なフローを説明しました。この項では、採用フローの中でも特に重視したいポイントを3つ紹介します。
採用ターゲットに合わせた選考手法にする
選考の一般的なフローは、書類選考、面接、採用の通知と説明しました。しかし、実際には書類選考から面接、採用までのプロセスは会社によって異なるはずです。
面接だけでなく筆記試験を取り入れている会社もあれば、面接や筆記試験を複数回取り入れて、2次試験や3次試験を実施している会社もあります。
このような書類選考から採用までのプロセスは、会社が本当に欲している人材を採用できるように、応募者の何を見極めるかを基準にして決めることが重要です。
たとえば、人柄やコミュニケーション能力を重視するのであれば、面接の回数を増やしたフローにする、知識やスキルを重視して採用したいのであれば、筆記試験を重視した内容になるでしょう。
すべてを重点的に考えるのではなく、採用をうまく進めていきたいなら、ポイントを絞って採用ターゲットに合わせた選考内容にしていくことです。
各工程の歩留まりを改善する
採用フローには多くの工程があり、それぞれでの歩留まりを算出することで、どの選考に課題があるかを確認することができます。
各工程の歩留まりを確認し、改善すべきポイントを明確化することで次年度の採用活動の質を高められるでしょう。
例えば、内定後の歩留まりが低下している場合は内定承諾率の低さが課題となります。
原因を追求するためには、内定者へのフォローが適切にできていたか、面接に問題はなかったかなど、内定承諾率に関する工程をチェックしなければなりません。
そして、課題を発見できた後は採用担当者と面談して解決できるように努めましょう。
内定承諾率に関しては、内定後のフォローをこまめに行ったり、面接内容の見直しを行ったりすることでも改善できる可能性があります。
採用フローの最適化には、各工程をしっかりとと確認して課題をひとつずつ解決することが重要です。
適切な選考期間を設定する
これまでは、応募から面接まで1ヶ月程度、さらに内定通知まで2～3週間など時間をかける会社も見られました。しかし、中途採用において応募から内定までの時間をあえて短く設定する会社も増えています。
応募から内定までの期間が長すぎると、中途採用の場合、新卒よりも他社に人材が流れていく可能性が高まるためです。
じっくり時間をかけて人材を見極めていくことも必要ではありますが、あまりに時間をかけすぎると辞退する人も増えてしまいます。
中途採用での応募から内定までの期間を1～2週間程度で設定する企業も多いので、1～2週間を目安に適切な時間で選考を進めていくようにしましょう。採用計画を立てる際も、選考までの期間を意識してスケジューリングしていきます。
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ここまで中途採用のフローやポイントについて説明してきましたが、会社の設立が浅く、採用実績が少ない会社の採用担当者にとっては不安も多いはずです。
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まとめ
短期間のうちに他社に人材が流れてしまう可能性の高い中途採用では、短期間のうちに内定まで出せるよう、採用フローを意識し、計画的に採用を進めていくことが重要です。
そのためにも、適切に採用管理をすることが求められます。採用管理を行い必要なタイミングで内定を出せるようにするためにも、ぜひTalentClipの活用を考えてみてください。
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