【困った！】応募者と連絡がつかない企業がすべき3つのこと
採用活動の際に採用担当者が頭を悩ませることが多い課題のひとつが、応募者と連絡がつかなくなることではないでしょうか。
応募があったにもかかわらず選考の案内を行っても返事がないなど、応募者から突然レスポンスがなくなると、採用活動の足止めが余儀なくされます。
辞退の連絡を入れないことは応募者側のマナーの問題である一方で、企業側もなんらかの原因を考えてみるべきかもしれません。
この記事では、応募者と突然連絡がつかなくなる理由や原因、連絡がつかなくなる事態を防ぐために企業ができることについて紹介します。
この記事の目次
なぜ応募者と連絡がつかないのか
求人に応募があったにもかかわらず、応募者と突然連絡がつかなくなるのはなぜなのでしょうか。
まずは、応募者が連絡しなくなる原因として考えられる3つの項目を見ていきましょう。
返信スピードが遅いから
応募者は、応募してもなかなか返信が来ない企業に対して、不満や不信感を抱くことがあります。長く連絡が来なければ、応募者は諦めて別の求人に応募するでしょう。
また、返信をしたとしても応募から時間がかかりすぎていると、不誠実な企業だと思われる可能性があります。
応募者へのレスポンスが遅れると、雇用のチャンスを逃すだけでなく会社のイメージにも関わります。対応へのスピードは適切かどうかチェックしてみましょう。
面接官・採用担当者の対応が良くないから
応募者と最初に接する面接官や採用担当者は、その会社の印象を左右する存在です。
せっかく応募者が選考に進んでも、誤った対応をしていれば連絡が突然途絶えてしまう可能性があります。
特に面接時やイベント時、電話やメールなどの受け答えが丁寧であるかどうかは、応募者にとって重要な判断ポイントになります。
「採用する人を選んでいる」と同時に「応募者に就職先を選ばれている」という意識をもって対応するように心がけましょう。
相手を軽んじるような態度や、丁寧さに欠ける対応は、応募者を尊重していないと見なされます。
自社の魅力を伝えきれていないから
応募者に自社の魅力を伝えきれていないことも、途中で連絡がつかなくなる原因です。
連絡のスピードや対応時の態度が良くても、就職する魅力やメリットを感じられないと志望度合いが低くなるためです。
多くの求職者はいくつかの企業を並行して応募し、就職・転職活動を行っています。そのため、選考途中でより志望度の高い別の企業から内定が出たとき、ほかの応募先との連絡を絶ってしまうことがあります。
「第一志望から内定が出れば、ほかの企業は興味がない」と考える求職者もいるため、自社の魅力は最大限にアピールする必要があるでしょう。
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応募者と連絡をスムーズにとれるようにするには
応募者と突然連絡がつかなくなることを防ぎ、連絡をスムーズに取れるようにするにはどのような点に注意すべきなのでしょうか。
ここからは、応募者と連絡を取る際に企業側が注意すべきポイントや、応募者に注目してもらうためのアピール方法について紹介します。
返信をまめに返す
応募があった際にまず重要なのが「最初の返信スピード」です。連絡をもらってから、遅くとも当日中にはなんらかの返信をするように心がけましょう。
また、採用サイトなどに「会社の休業日を挟む場合は、〇日以内に連絡する」など、目安を提示しておくのも効果的です。
どうしてもスケジュール都合で選考についての案内ができないときは「〇日までに連絡します」という期日を伝えましょう。
また、応募者が複数の企業に応募していることを考慮し、選考についてのスケジュールを調整しやすいように配慮することも重要です。
応募者への正しい振る舞いを身に付ける
選考は会社が採用する人材を選ぶためだけでなく、応募者が働きたいと思う会社を見極める場所でもあります。
採用担当者や面接官は、会社を背負う広告塔です。応募者からも見られているということを意識し、正しい振る舞いを心がけましょう。
対応が適切でなければ、応募者と連絡がつかなくなることだけでなく、会社のイメージ低下につながる恐れもあります。
また、応募者からの電話対応などを採用担当者以外が行う場合も同様です。
適切な行動・態度・発言や、正しい言葉遣いを身に付けるように社内で徹底周知しておきましょう。
自社の魅力を積極的に発信する
応募者に対し、自社の魅力を積極的に発信することも重要なポイントです。
説明会の回数を増やす、採用サイト・ホームページを開設するなど、自社の魅力を発信する機会を設けると良いでしょう。
また、SNSを活用して自社の仕事内容や魅力を発信するのも効果的です。
自社の魅力を発信することは、応募者に「働いてみたい」と感じてもらえるだけでなく、将来的に応募を検討する潜在層を厚くできるメリットもあります。
特に、企業の魅力について発信する情報はこまめに更新し、自社についての認知度アップを図りましょう。
採用活動において、自社の魅力を効果的に伝える方法をもっと知りたいという方は、以下の資料をご参考ください。
しかし、このような情報発信の作業などをほかの採用業務と並行して行う場合、担当者の業務負担が増えることも考えられます。そのため、採用業務の効率化を考えなければならないでしょう。
採用業務の効率化には、TalentClip（タレントクリップ）の導入をご検討ください。TalentClipは採用ホームページの作成から求人掲載、応募者対応まで一括管理できる採用管理システムです。
採用ホームページはテンプレートに沿って作成できるため、初めての方でも簡単に作ることができます。求人票もフォーマットをもとに作成できるので、一から作成する業務負担を軽減することが可能です。
また、採用情報の一括管理ができるため、応募者との連絡もスピーディーになるうえに、連絡の見落としを防ぐことにもつながります。
応募者への対応スピードの向上や、採用担当者の業務負担軽減のために、ぜひTalentClipをご活用ください。
まとめ
応募者と連絡がつかなくなるのは、応募者のマナーに関する原因もあげられますが、企業側にもなんらかの原因が隠れているかもしれません。
何度も応募者と連絡がつかなくなる状況が繰り返し続くようであれば、自社の対応について見なおすべきでしょう。
また、応募者にとって魅力的な企業であるためにも、面接や採用担当者だけではなく、社員全員がマナーを徹底することも大切です。
「サービスが素晴らしかった」「この人と働きたいと思った」など、将来の好意的な志望理由につなげるために、普段から意識して対応するように心がけましょう。
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