基本的な採用業務のフローを紹介|効率化するための唯一の方法
人材を集めるとき、社員に紹介してもらうリファラル採用や、近年増えているソーシャルリクルーティングなど、さまざまな手法が考えられます。
しかし、これらの手法だけでは必ずしも希望する人材や人数が集まるとは限らないため、一般的な求人媒体の活用も視野に入れる必要があります。
どのような手法で人材を集めるにしろ、新卒採用・中途採用それぞれの基本的な採用業務のフローを覚えておく必要があります。
ここでは採用業務の基本的なフローと、効率良く人材を得るためのポイントについて紹介します。
この記事の目次
基本的な採用業務のフロー
仮に社員が１人退職した場合、採用枠は1人で良いと考えていないでしょうか。業務量や生産量は常に同じとは限らないため、現場の状況に応じた人員補充が必要です。
必要な人数を採用できるよう、まずは基本的な採用業務のフローを理解しましょう。募集から採用までのフローは、大まかに分けて以下の5ステップで成り立っています。
１．採用計画を立てる
第一に行うべきことは、明確な採用計画を立てることです。離職した人数分のみ補充すれば足りる場合もあれば、業績好調によって更なる労働力が必要な場合もあるため、現状の把握と分析が求められます。
採用計画は、会社の経営課題や事業戦略をもとに、採用の目的を明確化するために行います。たとえば、以下の観点から情報を整理していきます。
・採用にかける予算はどの程度か
・どのような人材が何人必要か
・いつまでに採用したいか
上記のように必要事項を定めた採用計画をもとに、採用活動を進めます。
ポイントは、「どのような人材か」を具体的に考えることです。できる限り優秀な人材を採用したいのは当然のことですが、ある企業にとって優秀な人材が自社にとっても優秀とは限りません。
「どのような資格やスキルを有しているか」「業務経験はどの程度が望ましいか」「性格はどのような人なのか」などと、ペルソナ（人物像）設定を行うと採用が進めやすくなります。中途採用に限らず、新卒採用の場合も同様です。
２．母集団の分析・形成
たとえばバイト情報誌に正社員募集の求人を掲載しても、効率が良いとは言えません。母集団の分析・形成も、採用活動をスムーズに進めるためには重要です。
採用計画の中であらかじめ決定したペルソナ（人物像）に適した母集団を選ぶことで、応募者数の増加が期待できるでしょう。
選ぶ際のポイントは以下のとおりです。
・メールでも応募できる媒体が良いか
・電話のみ・郵送のみの受付のほうが良いか
・採用したい層が多く利用しているか
想定したペルソナにとって、応募しやすいと感じる媒体やエントリー方法を選びましょう。また、必要に応じて繰り返し利用する可能性も視野に入れ、費用対効果の高い母集団を選ぶことも重要です。
３．応募者の選定・管理
集めた求職者を選定し、面接に移ります。事前に書類選考を行う場合は、履歴書や職務経歴書に掲載されている内容であらかじめ面接対象を絞り込みましょう。
応募者が多い場合は、採用管理システムの活用がおすすめです。応募者情報を一括管理することで「どの段階まで進んだか」「どこまで対応したか」が個別でわかり、連絡を忘れるなどのトラブル防止にもつながります。
また、履歴書や職務経歴書の内容も反映できる採用管理システムであれば、より効率良く人材情報を整理できるでしょう。
４．面接～内定
書類選考後、もしくは応募受付後に面接を行います。面接日は一方的に伝えるのではなく、応募者の都合も思慮したうえで決定すると親切です。
面接当日は、応募してきた人物が企業の求めている人材条件を満たしているか見極めます。筆記試験・適正検査もあわせて行いましょう。
新卒採用の場合は、内定を出すまでに上記の採用フローで約1～2ヶ月程度かかることが一般的です。
５．内定者フォロー
一部では内定通知を出しただけで放置する企業もありますが、内定辞退を招く要因となる可能性に注意しましょう。
求職者は一度に複数社の求人へ応募するのが普通であり、もしも同条件の企業2社から同時に内定をもらった場合、好印象のほうを選ぶことになるでしょう。そのため、内定後にきちんとフォローを行うことで好印象をもってもらい、他社へ流れる可能性を軽減することが重要です。
内定・採用の通知後は、入社日まで定期的に以下のような内定者フォローを行いましょう。
・メールで「不安や質問はないか」聞く
・会社イベントに招待する
・インターンを設ける
・先輩とのコミュニケーションの場を設ける
入社前に積極的なコミュニケーションを取ることで、企業に対する不安を拭います。「入社後は安心してサポートしてもらえる」と実感してもらうことが目的です。
複雑な採用業務を効率化するための3つの改善策
採用業務は、前述のとおり複数のフローがあります。それだけに、応募者が多ければ多いほど人事担当者の仕事は増えてしまい、場合によってはほかの業務を圧迫してしまうでしょう。
業務負担が原因で採用側が混乱してしまうと、応募者対応がずさんになったり内定後のフォローができていなかったりと、内定辞退を招く要因を生む可能性が高くなります。
このような状況に陥ってしまう前に、複雑な採用業務をできる限り効率化する工夫が必要です。
１．自動化の追求
採用業務の中には、自動化できる部分もあります。たとえば、「定期的な連絡はテンプレートを作成して行う」などです。
社外の連絡はもちろん、社内で行う連絡も自動化できるものがあります。求人媒体から応募者情報を抽出する業務など、連絡以外の業務もシステムを活用することでスピードアップが実現できるでしょう。
２．現場の社員のスケジュールを把握
採用業務を邪魔する原因のひとつが、社内連絡の遅延です。担当者が席を外していたり、面接時間を忘れられていたりなど、連絡がスムーズに行われなかった場合、その後のフローに影響が出てしまいます。
このような非効率な状況を生まないよう、担当者となる現場社員のスケジュールを把握しておくことが重要です。特に面接を担当する現場社員は、いつでも連絡を取れるように連携を取っておきましょう。
万が一面接日を勘違いしていても、スムーズに連絡を取ることができればスケジュールへの影響を最小限に抑えられます。
３．採用管理システムを活用
採用業務は、アナログで管理すると書類の紛失や連絡の遅れなど、ヒューマンエラーによるトラブルを起こしやすくなります。それを防ぐためにも、採用管理システムを導入し、効率良く安全に情報管理することをおすすめします。
採用管理システムを導入すると、採用コストの節約や内定辞退率の軽減などさまざまな効果を期待できます。応募者情報の管理はもちろん、採用業務そのものの効率化にも役立つでしょう。
採用業務の効率化にはTalentClipもおすすめ
現在、採用管理システムは多種多様なものがリリースされていますが、応募者情報が増えて困っているケースであれば、TalentClip（タレントクリップ）がおすすめです。
TalentClipにはタレントプール機能があり、一度応募してきた人材はもちろん、自社に最適な人材の情報を潜在層～顕在層まで収集・保管することが可能です。応募者情報を一括管理することで、効率良く採用活動を行うことができるでしょう。
集めた情報が無駄にならないので、万が一採用した新入社員が早期離職した場合でも、タレントプールを使うことで別の人材へすぐにアプローチすることができます。
もちろん、採用業務に関わる情報もフローごとに管理可能です。誰がどの段階まで進んでいるかが即座に分かるので、最適な対応が行えるでしょう。
採用業務の複雑な業務をオールインワンで行いたい、効率化を進めたい方は、TalentClipの活用をぜひご検討ください。
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まとめ
採用業務は、単純に「離職や求職した人数分を補充すれば良い」というものではありません。現場の状況に応じた採用計画を立てて、予算内で効率良く人材募集・採用を行う必要があります。
ただし、一部の業務は採用管理システムなどで効率化することが可能です。
その際は、採用活動に役立つ多彩な機能の備わっているTalentClipもおすすめです。複雑化する採用業務に悩む人事担当者の方は、ぜひ導入を検討してみてください。
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