採用人数の決め方とは？うまくいけば定着率アップが可能！
採用業務を行う際には、採用する人数を決めなくてはいけません。しかし、採用人数をどのように決めたら良いのかという点で迷っている採用担当者の方はいるのではないでしょうか。
今回の記事では、採用人数の決め方について、具体的に解説します。
この記事の目次
採用人数を決める前にまずは採用計画を立てる
採用人数を決めるにあたり、まずは採用計画を立てる必要があります。立てた計画から、必要な人数と、その人数が必要な理由を割り出すためです。
ここからは、採用計画の重要性や企業にとってのメリットについて紹介します。
採用計画とは
採用計画とは、自社の「どの部署」に「どのような人材」を「いつまで」に「どれくらい」採用すべきかを明確にするための採用活動の軸になるものです。自社にどのような人材が必要かということを考えて、必要な人物像や採用基準を検討するのに役立ちます。
採用計画は、自社の現状を分析し、現場で必要とされている人員や企業全体の経営戦略に基づいて決定しなければなりません。自社のあらゆるデータを考慮したうえで採用人数を採用計画に盛り込むことが、採用の成功率を高めます。
また、求めている人材の行動を分析することも必要です。たとえば、求めている人材が使用している求人媒体を利用しているのかを分析することは、採用戦略にも活かすことができるでしょう。
また、将来的にどのような人材に成長してもらいたいのかを考え、社員教育や研修に活用することは、人材を効率良く運用するための過程としても重要です。
つまり、採用計画は良い人材を確保するために欠かせないフローのひとつであり、採用活動の成功を左右するともいえるでしょう。
採用計画の重要性
採用計画は、企業間で人材確保競争が激化する中、自社が必要とする優秀な人材を確保するうえで重要な要素です。
特に、中小企業では良い人材の確保がより難しくなるため、採用計画を練ってどのような人材にアプローチしていくかを検討しなければなりません。
また、2016年には経団連の「採用選考における指針」が改正され、選考期間が短くなりました。企業側は従来よりも短期間で採用活動を終えなければならないため、より採用計画に工夫が求められている現状があります。さらに採用活動が通年化する動きも見られ、今後さらに戦略的に採用計画を構築する必要が求められるでしょう。
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５ステップ！採用活動おける適正人数の出し方
採用人数の基本的な決め方が分かったところで、適正な人数をどうやって出したら良いのか、5つのステップに分けて解説します。
１．自社の人員構成を確認する
採用計画を立てるには、まず会社の人員構成を把握しなくてはいけません。分かりやすくするために、年齢・部署・役職・職種・雇用形態などで分類して表を作成しましょう。こうすると、人材が不足している層を確認しやすくすることができます。
このとき忘れてはいけないのが、現在の人員構成だけでなく、3年後・5年後・10年後などの構成も併せて確認することです。定年退職者がいる、採用をあまり控えすぎると10年後に中堅社員がいなくなってしまう、熟練の職人が持っている技術が継承できなくなってしまうなどの課題を洗いだすことができます。
採用人数を決める際には、現状の採用ニーズと併せて、中長期的な企業戦略も含みながら検討することが重要なのです。
２．自社の事業計画を把握する
構成が確認できたら、事業計画を把握し、必要な人材の人数を割り出していきます。
このとき、次のふたつの手法を併用します。
・マクロ的手法（トップダウン方式）…総額の人件費から採用人数を割り出す方式
・ミクロ的手法（ボトムアップ方式）…部署や部門ごとに必要な人数を割り出す方式
このふたつは、相反する方式なのですが、基本的にはマクロ的手法を用いて大枠を決め、その後ミクロ的手法を併用して決定すると良いでしょう。
事業計画を実現させるためには、経営陣をはじめ社内全体で認識を共有しなくてはいけません。
３．採用課題を把握する
事業計画が分かったところで、次は採用における課題を把握します。このようにすることで、各選考段階における通過人数を細かく設定でき、より具体的な数値目標を出すことができるのです。
数値目標を設定するには、これまでの採用実績をもとにして、人数を設定します。応募数・書類選考における通過率・面接における合格率・内定の承諾率のそれぞれを、過去のデータから算出しましょう。
４．現場の要員ニーズを知る
先ほど紹介したように、採用計画を立てる際に人員構成を確認しますが、このとき現場の要員ニーズを把握するために現状をヒアリングする必要があります。
要員ニーズは、年間を通して一定しているわけではなく、欠員を補充したいときのニーズ、繁忙期を乗り切るための要員ニーズ、新規プロジェクトを立ち上げるときの要員ニーズなどがあります。
５．経営の要員ニーズを知る
現場の要員ニーズと併せて、経営側の要員ニーズも明らかにし、把握するようにしましょう。
新規プロジェクトを立ち上げるための要員ニーズがある一方で、部署ごとに人数が偏っている場合に、異動などを行い人員構成を改善することで、問題が解決するケースもあります。
現場から上がる声をそのまま受け入れて採用を増やしてしまうと、企業の経費がオーバーしてしまうため、現場・経営それぞれの立場から見た要望のバランスをとる姿勢が大切です。
要注意！採用人数を決めるときのポイント
採用人数を決めるときには、次のポイントを心がけるようにしましょう。
採用ターゲットの明確化
採用活動は、ただ社員の数を揃えればいいというものではありません。求めるスキルを持ったターゲットを見つけ、入社まで繋げることが、本来の目的です。そのため、自社が求める人材像について分析して、イメージを確立させることが重要です。
採用ターゲットを明確にするメリットは、ニーズを把握でき、最適な母集団形成の手法や、求人広告媒体を選定できることです。自社が求めている人材に適切なアプローチが行えるようになるため、定着率の向上や離職率低下にもつながるでしょう。
また、従来までの工数を削減でき、業務効率化ができれば、応募者とのきめ細やかなコミュニケーションも可能になります。求職者・採用担当者どちらにもメリットがあるといえるでしょう。
採用ターゲットを明確にするためには、まずは社内で活躍している人材を分析することをおすすめします。どのような考えや価値観、行動パターンなのかが分かれば、自社が求めている人材像が見えてきます。
また、人材補充を求めている現場の意見に耳を傾けることも重要です。どういった人材を求めているか、何人ほど必要かが分かれば、今後の採用計画に盛り込むことも可能です。
さらに採用ターゲットについて具体化するため、ペルソナ設定を行いましょう。ペルソナは、募集したいポジションごとにひとり以上設定し、それをもとにアプローチ方法や採用手法の決定を行うことが大切です。
計画を安易に変えない
採用計画を立てる際に大切な要員計画は、企業の事業計画および経営戦略などを達成するために立てられる計画です。このため、要員計画を変えても、根本的な解決にはならず、事業計画が難しいことも考えられます。
計画の内容が難しいと感じたら、要員計画と要員実績の差を調査する必要があります。調査することで、要員が足りなくなるようであれば、要員計画を変えるのではなく、補充計画を行うようにしましょう。
採用活動をスムーズに行いたいなら、以下の資料をぜひご覧ください。
こちらでは採用にまつわるノウハウを紹介しています。
達成したい！採用管理ツールで目標達成
企業にとって最適な採用人数を割り出し、経営目標を達成するには、オールインワン型採用管理システムのTalentClip（タレントクリップ）を活用されてみてはいかがでしょうか。
自社に興味を持っている人物「タレント」のデータベースを蓄積し、企業の資産として管理することができます。採用ニーズがあるときが、必ずしも採用活動のタイミングとは限らないため、採用ニーズが発生した段階でデータベースにアクセスし、潜在層から顕在層まで幅広くアプローチすることが可能です。
応募者とのやりとりや、面接の日程調整なども、TalentClipを使うと一括で管理できます。採用業務全般を効率化したいと考えているのであれば、ぜひ一度ご検討いただければ幸いです。
まとめ
適切な採用人数を決めるためには、社内で問題点を共有したうえで、要員計画を立てることが重要です。今回の記事で解説した内容をふまえながら、企業の現状に合った採用人数を設定してするようにしましょう。
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