採用におけるPDCAの回し方｜採用課題と対策例を紹介
PDCAとは、Plan（計画）Do（実行）Check（確認）Action（改善）のサイクルのことを指します。PDCAは、人材採用にも欠かせない要素です。
採用活動において「PDCAサイクルを回す」とはどのような行動を意味するのでしょうか。
今回の記事は、採用活動の質を上げるためのPDCAについて解説します。今後の改善を目指す方はぜひ参考にしてみてください。
採用活動におけるPDCAサイクルの回し方
さまざまな業界でPDCAサイクルは応用されています。採用活動ではどのように用いるのか見ていきましょう。
採用活動におけるPDCAとは？
まずはPDCAサイクルを採用活動の流れに当てはめて考えることが大切です。それぞれどのように置き換えることができるのか説明しましょう。
Plan：採用計画
はじめに、求める人物像、採用人数、活動期間、具体的な採用手法などを考える期間を設けます。
とくに求める人物像の設定は明確に行いましょう。能力やスキルだけでなく、経営理念に沿った考え方や志向を定義しておくことで、採用後のミスマッチを防げます。
Do：採用活動
この段階では計画で決定した採用活動を実際に行います。具体的には、募集、選考、合否通知（内定付与）などです。
計画した媒体を利用して募集を行い、応募者を面接して選考し、職場に適した人材に内定を出す段階です。
Check：採用活動の振り返り
採用活動の段階で目標どおりの結果が得られていればいちばん良いのですが、最初から成果を出すのは簡単ではありません。
ほとんどの場合は想定していないことが起こり、希望どおりではない部分もあるでしょう。そこで重要なのが、採用活動の振り返りです。
どこでミスがあったのか、何故目標を達成することができなかったか、逆に良い結果が残せた面など、次回につなげるための原因の追究と振り返り作業を行います。
Action：採用課題の改善
失敗点の原因が判明したら、課題の改善に向けて行動を起こしましょう。再度計画を立て直してサイクルを回していくのです。
採用活動を行う企業の中には、ほかの業務の忙しさや人材不足もあって、Doの段階で終わりCheckとActionは実施できていないところも多いでしょう。
振り返りと改善は、採用活動をより良いものにするために欠かせない要素です。採用が伸び悩んでいるときこそ実施しましょう。
採用活動を振り返るときのポイント
ここからは、採用活動の改善にとくに重要な振り返りのポイントを解説します。
まず採用活動における成功と失敗を判断するために、採用の最終ゴールを設定しておくことが大切です。どんな状態が「採用の成功」とするのかを明確にしておきましょう。
そして、目標に対してそれぞれの採用段階の結果を数値化して分析する必要があります。
具体的には、母集団形成はどの手法が一番応募者を獲得できたか、逆にうまくいかなかったのはどの方法か、人数を確認すれば簡単に割り出します。
説明会を実施している場合は、申込数と出席数の差がどれほどあったか、出席者の何割が応募につながったかを分析しましょう。
ほかにも、選考期間中に応募者からの辞退はどの程度あったのか、内定通知を行った後に内定辞退者は出たか、承諾までにはどれくらいの期間を要したかなど、数値として出せる結果は多くあります。
客観的なデータにすることで、どのプロセスに課題があり改善が必要なのかを見つけやすくなるでしょう。
【事例】採用活動における課題と対策
改善方法をイメージしやすいように、採用活動のよくある課題と対策を紹介します。
営業職への応募が少なかった
複数の職種を同時に募集する場合、一部の職種だけ応募が集まらないということがあります。
対策としては、採用サイトの営業職に関する文言を増やし、それぞれの募集のLP（ランディングページ）を作り職種により訴求ポイントを変えることで改善できるでしょう。
いくつか募集があるとしても、一律な情報発信ではなく、業種ごとにしっかりとアピールすることが大切です。
自社に合った人材の応募が少なく選考辞退が多かった
求職者に伝える情報が少ないと、求職者側と企業側の間でミスマッチが起こりやすく、結果として辞退にもつながりやすくなります。
この場合は情報不足が原因なので、説明会で経営層と面談できる機会をつくることや、事前にSNSを活用して企業情報を発信するなど、発信力を増やすことが有効な対策です。
合同説明会での交流が少ない
求職者との交流が少ない説明会では、具体的な企業情報が伝わりにくく、アピールが弱くなるでしょう。
参加する社員の連携を強化するとともに、ブースの装飾などを魅力的にするなど求職者と交流しやすい環境づくりが大切です。
自社説明会の参加者が少ない
自社説明会をせっかく開催するのに、参加者が少なくては、選考への応募も伸び悩むことになります。
より多くの参加者を集めるためには、採用サイトやHP、求人票の情報を見直し刷新する必要があるでしょう。
また、採用管理ツールを導入し、エントリー後のコミュニケーションを密に行うなど、応募者の興味が薄れないように配慮することが大切です。
質の高いPDCAを回すには？
よりPDCAサイクルの質を高めるために重要なツールについて紹介します。
採用管理ツールを導入しよう
PDCAの中でもとくに重要なCheckとAction部分を強化するには、採用担当者の業務に余裕を持たせるため、徹底したスケジュール管理が必要です。
多くの企業では採用業務を兼務で行っている場合があり、当然担当者にかかる負担は大きくなります。
少しでも採用者の負担を減らして採用活動の質を高めるためには、採用管理ツールを導入して業務の効率化を図ることが重要です。採用業務を一元化できれば、時間の余裕も生まれてPDCAを回しやすくなるでしょう。
おすすめの採用管理ツール
採用管理ツールの中でも、TalentClip（タレントクリップ）はオールインワン型の採用管理ツールで、業務効率を改善することができます。
特徴①：母集団形成→タレントプール→タレントへのアプローチがスムーズ
TalentClipは簡単に自社採用サイトの作成ができ、求人票作成は求人サイトの「Workin.jp」に無料で自動掲載が可能です。
応募情報をデータとして蓄積する「タレントデータベース」機能（タレントプール）があり、採用活動のタイミングに合わせてアプローチ可能です。
母集団形成の機能が整っているため、個別のツールやSNS運用をしなくとも、集客にも高い効果が期待できます。
タレントデータベースの分析によって採用の傾向が分析できるため、今後の採用活動にも活かすことができるでしょう。
タレントへの継続的なコミュニケーションが可能で、選考辞退後や一度不採用になった人材にも再度アプローチできます。
特徴②：応募者対応→面接選考→入社後フォローまで一括管理
優秀な人材が他社に流れてしまったり、内定後の辞退を防いだりするには、密なコミュニケーションが重要です。
TalentClipでは、応募者の対応から選考の日程調整、また入社後のフォローまでを一括管理できるため、関係構築や迅速な対応がしやすく、選考辞退や早期離職を防ぐことが可能です。
また、TalentClip以外の採用管理ツールでは、以下のような機能もあります。
・A社：候補者トラッキング
応募者の閲覧ページややり取りの頻度からアクティビティスコアを換算し、転職や就職への関心度が高まっているタイミングを把握できる
・B社：「つながる」ボタン
エントリーボタンのほかに「つながる」ボタンを設置して、自社に興味があるが応募には至っていない、より潜在層の学生と接点を持てる
・C社：情報共有ツールと連携
他社の情報共有ツールと連携し、応募者情報やこれまでのやりとりなどを他の社員が迅速に把握できるため、スクラム採用を強化できる
採用業務の効率化には、現状の課題を解決できる機能を備えた採用ツールを導入しましょう。TalentClipの多彩な機能は、蓄積したデータを分析することが容易なため、質の高いPDCAを行えて、一連の採用業務を効率化することができるでしょう。
より良い人材の確保のためにはツールの活用も重要です。採用管理ツールをお探しの方は、ぜひTalentClipをご検討ください。
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まとめ
今回は採用活動におけるPDCAについて解説しました。
採用活動の質を高めてより優秀な人材の確保を目指すためには、PDCAの特に振り返りが重要になりますが、採用担当者が兼務で多忙な場合はそこまで手が回らないこともあるでしょう。
そこで業務の効率化ができると、時間に余裕ができてPDCAサイクルを回せるようになります。
効率的な採用業務には採用管理ツールがおすすめですので、採用の質を高めるためにも導入してみてはいかがでしょうか。
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