採用管理システムで業務を効率化！比較するときの基準は？
採用業務は応募者管理やスケジュール調整など多岐に渡ります。そのため、担当者の負担が大きく、少しでも状況を改善するために採用管理システムを検討している方もいるでしょう。
しかし、いざ調べてみると無数のサービス会社があるため、「どれが良いのか選べない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
それぞれの特徴を比較するためにはポイントがありますので、今回は適切な採用管理システムを選ぶための考え方について解説します。
この記事の目次
採用管理システムを導入するメリット
採用管理システムを導入することで得られるメリットについて解説します。
採用に関する業務を集約して一括管理できる
採用管理システムでは、応募から採用までの流れを集約することができ、さまざまな媒体を使用して行っていた作業を一括管理することが可能です。
採用活動では、まず母集団を形成することで求職者を募り、応募があればその情報を適切に管理する必要があります。
応募者全員に面接や会社説明会のスケジュール連絡・調整などを行いつつ、社内の各担当者とも連携を図ることが必要です。さらに、無事に内定者が決まれば、再度通知を行い入社までのフォローやサポートも行います。
担当者は進捗状況を把握しながら、複雑な業務を遂行しなければなりません。ほかの仕事と兼務しているケースも多いため、負担に感じることもあるでしょう。
そのような負担を解決するために用いられるのが採用管理システムです。複雑な業務を効率化することができます。
さらに、同一のシステム内で情報共有も簡単にできるようになるため、特定の担当者に偏らず採用業務を行えるようになるでしょう。
その結果、時間や労力にゆとりが生まれ、より質の高い採用活動が行えるようになるのです。
業務の効率化と質の向上は、採用管理システムを導入する大きなメリットだといえるでしょう。
採用プロセスを分析できる
一括管理を行うことによって、採用までのプロセスを客観的な情報として可視化することができ、課題や強みの分析がしやすくなります。
求人媒体ごとに応募状況や内定率などのパフォーマンスを把握することもできるため、自社に適した媒体を選定する目安にもなるでしょう。
また、面接官によって応募者の評価基準が異なる場合、それぞれの判断傾向を可視化して把握することも可能です。
分析結果を利用して、各面接官の採用基準のバラつきを防ぎ判断を統一させることによって、企業は求めている人材の確保がしやすくなるでしょう。
現在の採用活動を客観的に分析して、課題を見つけることでブラッシュアップできるというのも、採用管理システムを導入するメリットです。
採用管理システムを比較するときのポイント
多くのメリットのある採用管理システムですが、どこのサービスでもまったく同じというわけではありません。
最適なシステムを見つけるために、比較するべきポイントを紹介します。
どの採用で使うか（新卒・中途・パート・バイト）
新卒や中途など、採用したいターゲットによっても使いやすい採用管理システムが異なります。
まずはどのような人材を希望しているのか明確にして、各サービス会社が連携している求人サイトを確認しましょう。
媒体によって得意ジャンルが違うので、自社の採用に適しているかをチェックすると比較が容易になります。
また、システムの連携機能の有無は重要です。特に若者を対象とするならSNSに対応している方が良いでしょう。
トータル的に現在行っている採用プロセスで必要な機能は備わっているか、使用しているツールなど連携できるかを比較することで、適切なサービスを見つけることができます。
UIがわかりやすく操作性が良いか
機能面は大事ですが、使い勝手が悪ければ十分に活用できず、そのうち誰も使わなくなる恐れがあります。
せっかく導入して効率化が図れる可能性があっても、使い方が分からなければ意味がありません。
基本的には、誰でも直感的に使えるようなUIがデザインされているものが望ましいでしょう。
また、使う側だけではなく応募者側からの見やすさも考慮しておくことが大切になります。
さらに、初めて使うような機能を追加したいときや、アップデート後に仕様が変更されたときのことを考えると、サポート体制が充実している方が安心です。
サービス会社によっては、操作に関するオペレーションだけではなく、コンサルティングや作業代行のサポートまで実施するところもあります。
採用活動を効率化するだけではなく、部分的に業務を委託したい場合などには、多くのサポートを受けられるサービスを選んだ方が良いでしょう。
実際の使用感に関しては、トライアル期間などを提供している会社も多いため、必ず導入前に使い勝手などを確認しておいてください。
コスト
ほとんどの採用管理システムが有料で、初期費用＋月間または年間利用料が発生することが多いです。
基本的には使い続けている間は費用が発生するため、ランニングコストに見合った成果が得られるかを慎重に検討する必要があります。
各サービスには採用規模に応じたプランが用意されており、登録人数が50人まで小規模なものや1000人まで対応しているものなどさまざまです。
また、機能面の違いによって分けられているプランもありますので、どこに費用の違いがあるのかはしっかりと確認しておかなければなりません。
当然、規模が大きくなるごとに金額も高くなりますので、必要性の応じたシステムを選ぶことが大切でしょう。
採用管理システム導入にかかるコストだけではなく、それによって削減できる採用コストにも目を向ける必要があります。
採用に関わる人件コスト、利用している求人媒体の掲載費など母集団形成に関わるコストなど、サービスを利用することでどの程度の費用削減が見込めるかも検討し、トータル的に判断しましょう。
採用管理システムならTalentClip
採用管理システムを提供している会社は無数にありますが、TalentClip（タレントクリップ）は多彩な機能が充実しています。
どのようなサービスがあるのか、詳しい内容について紹介していきましょう。
応募者を集めてキープする
自社に関心のある応募者（タレント）情報をキープできる機能では、必要なときにアプローチすることができます。
中期的、長期的な接点を維持することにより、状況に応じて潜在層から顕在層にまで働きかけることが可能です。
また、求人サイトのWorkinをはじめ、Indeedや求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索との連携もできます。
多くの媒体に対応し、募集から選考、入社後のフォローに至るまで応募者のプロセス管理をすべて行うことが可能なため、採用業務を一気に効率化できるでしょう。
採用に便利な機能が豊富
近年、質の高い人材確保のためには採用サイトが重要とされていますが、TalentClipではWordのような操作感で簡単に採用HPを作成できるサービスを行っています。
また、先ほどお伝えしたように複数の求人メディアと連携して、情報を一元管理できるのも魅力的です。
採用HPや求人票を詳細に作りこみ、応募者のプロセス管理をしっかり行うことで、内定率の向上につながるでしょう。
さらに、充実した機能を活用できるようにカスタマーサービスも徹底しています。
運用開始までの導入支援、適切なアドバイスを行う伴走支援、結果からブラッシュアップするための効果測定、これらの3つのポイントを押えたサポートが行われるため、誰でも安心して利用することができるでしょう。
採用管理システムをお考えの方は、ぜひTalentClipをご利用ください。
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まとめ
今回は採用管理システムの違いを比較するポイントについて解説しました。
採用業務を一括管理して大幅な効率化や課題分析ができる採用管理システムですが、使用目的や操作感、コストなど会社によってさまざまな特徴があります。
自社に必要な条件を明確化して、どのような効果が期待できるかを検討することによって適切なサービスを選別することができるでしょう。
より多機能で採用HPも作れることが条件であれば、TalentClipへお気軽にお問い合わせください。
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