採用管理システム（ATS）のメリット デメリットと比較するときのポイントを解説
採用業務は求人メディアや応募者管理、面接のスケジュール調整など多岐に渡るため採用担当者の負担が大きくなります。少しでも効率的に採用業務を行うために採用管理システム（Applicant Tracking System）を検討している方もいるでしょう。しかし、いざネットで調べてみると数十種類のサービスがあるため、「どれが良いのか選べない」と悩やまれてしまうかと思います。
採用管理システム導入のメリットとデメリットと適切なシステムを選定するための考え方について解説します。
この記事の目次
採用管理システムを導入するメリット
採用管理システムを導入することで得られるメリットについて解説します。
採用業務を集約し一括管理できる
採用管理システムでは、上の図のような準備から募集、選考、内定、採用までの流れを集約することができ、採用担当者がさまざまな求人媒体を使用して行っていた煩雑な業務を一括管理することが可能です。
採用活動では、まず求人サイトやハローワーク等を活用して求職者を募り母集団を形成することを目指します。応募があればその情報を適切に管理する必要があります。
応募者全員の書類選考、面接や会社説明会のスケジュール連絡・調整などを行いつつ、面接官をはじめとした各担当者とも連携を図ることが必要です。さらに、無事に内定が決まれば、内定者への内定通知や必要書類の連絡など入社までのサポートも行います。
採用担当者は選考の進捗状況を把握しながら、煩雑な業務を遂行しなければなりません。ましてやほかの仕事と兼務していれば、負担も大きくなるでしょう。
このような負担を解決するために用いられるのが採用管理システムです。煩雑な業務をシステムの管理手順にどおりにデータ入力をすることで効率化が可能です。
さらに、同一のシステム内で情報共有も簡単にできるため、特定の採用担当者に偏らない属人化を回避した採用業務を行えるようになります。
その結果、採用担当者の時間や稼働にゆとりが生まれ、より質の高い採用活動が行えるようになります。
業務の効率化と質の向上は、採用管理システムを導入する大きなメリットだといえるでしょう。
採用プロセスを分析できる
採用業務を一括管理することによって、採用までのプロセスを客観的な情報として可視化することができ、課題や強みの分析がしやすくなります。
具体的には以下の点が挙げられます。
自社に合った求人媒体の選定
求人媒体ごとに応募状況や内定率などのパフォーマンスを把握することができるため、自社に適した媒体を選定する目安になります。採用管理システムには一つの求人票を作成するだけで複数の求人メディアに連携する機能を備えているものがありますので、より効率的に求人媒体の選定が可能になります。
面接の精度向上・平準化
面接官によって応募者の評価基準が異なる場合、それぞれの判断傾向を可視化して把握することが可能です。よくあるのが面接官の好き嫌いで評価基準が異なってしまうことです。面接結果や面接内容を採用管理システムに報告してもらうことで、各面接官の評価基準のバラつきを防ぐことができ、企業は求めている人材を確保しやすくなります。
面接プロセスの改善
自社が採用したい応募者は他社と取り合いになることが多いです。連絡が取れなくなることや内定辞退を少なくするために、応募者への対応スピード、面接回数、適性検査の有無、内定連絡までの時間を分析し面接プロセスの改善につなげることが可能です。
採用部門で情報管理できる
採用サイト構築機能がある採用管理システムに限るメリットになります。
コーポレートサイトは採用担当者自ら更新することができない場合が多い一方で、採用サイト構築機能であれば、「募集要項をすぐに変更したい」「インタビュー社員を差し換えたい」といった修正変更を採用担当者が好きなときに情報更新することができます。
また、採用サイトにエントリーフォームが備わっているため、直接採用サイトから応募があればすぐに自社データベースに反映され、同時に社内の関係者に通知が飛ぶような設定ができます。応募の発見が遅れ、結果面接辞退に至るような事態が避けられます。
採用サイトあるあるで、採用サイトがあっても「応募ボタンがない」「あっても応募者側のメールソフトが起動する」「SSLなどの暗号化されていない」は応募者に不信感を与え、そのままサイトから離脱してしまう可能性が高くなります。これらの問題も全て簡単に解決できるのが採用管理システムです。
そのほかのメリットとして、履歴書や職務経歴書をPDFデータとして一元管理できるため紙管理とは違い、採用に直接関係ない人に読まれることや紛失のリスクを防ぐことができます。また人事DXの一部としてペーパーレス化も推進することができます。
このようにデータを集約し、現在の採用活動を客観的に分析し、課題を見つけてブラッシュアップできるのが採用管理システムを導入するメリットになります。
採用管理システムを導入するデメリット
一方で、採用管理システムを導入するデメリットも解説します。
今までの採用方法や管理方法を変える必要がある
人間どうしても非効率だと理解していても慣れているやり方を続けたくなりがちです。
採用管理システムを導入すると、履歴書は紙ではなくデータで管理する、面接調整をシステム内で行う、採用通知等をシステムから送信する、採用活動の質を上げるためにシステム内に指標を設定する、など採用・管理方法が変わることになります。
現状の選考の流れが、履歴書を面接官に渡し、面接終了後に感想を聞き、次の面接に進めるか判断、上長に口頭で結果報告、電話やメールで応募者に合否連絡のような流れであれば、採用管理システム導入後は全ての情報をシステム上で管理するような流れになります。
とはいえ、慣れればメリットで説明したように採用活動の効率化やデータ分析ができ、採用活動の質を向上させることができます。新しいことにチャレンジする気持ちが重要です。
面接官に操作方法を周知する必要がある
採用管理システムは採用担当者だけではなく、実際の採用部門の面接官も使用します。そのため事前連絡や操作説明をする必要があります。
導入当初は採用管理システムを使わず口頭で面接結果を伝えてきたり、エクセルやメールでコメントする面接官がでてきます。アサインされる面接官は、いつも採用業務に関わっているわけではないのでシステム操作を覚えるのが面倒だと感じているからです。
いかにして簡単に操作できるかを理解してもらい、しっかり使ってもらうよう周知することが重要になります。
システム利用料（コスト）がかかる
今までは媒体掲載料だけのところ、毎月（もしくは年間）でシステム利用料が月額数万から十数万円程度（初期費用も0円から百万円以上かかるものもあります）かかります。常に採用活動をしていればよいですが、不定期採用や年に１回の採用の場合は、なかなか導入が難しいでしょう。
採用活動の質を上げられるとはいえ予算化するのには経営者や上長の理解が必要になります。
採用管理システムを比較するときのポイント
多くのメリットがある採用管理システムですが、どのサービスでもまったく同じというわけではありません。
最適なシステムを見つけるために、比較するべきポイントを紹介します。
どの採用で使うか（新卒・中途・パート・バイト）
新卒や中途など、採用目的によって使いやすい採用管理システムが異なります。
以下、参考までに代表的なシステムをご紹介します。
新卒採用向け
基本的に新卒採用は1年に一回、他社と同時期に行います。リクナビやマイナビからのエントリーをとりまとめ、選考、面接、合否管理を一元化し、採用活動の効率化を図るために採用管理システムは提供されてきました。
i-web
もともと新卒採用に強みがありますが中途採用でも活用できるシステムです。長く採用に携わっている担当者であれば、新卒の採用管理システムといえば、すぐに思いつく方もいるのではないでしょうか。システムを提供している株式会社ヒューマネージは適性検査のTG-WEBでも有名です。
月額料金 サービスサイトでの公表なし
サービスサイトはこちら
https://www.humanage.co.jp/service/lp/i-web/
採用一括かんりくん
圧倒的なコストパフォーマンスをうたう新卒採用がメインの採用管理システムです。LINEやZOOM、slackなど様々な外部ツールと連携することが可能で、業務工数を削減するだけではなく応募者ひとりひとりとのコミュニケーションを重視する企業向けのサービスとなっています。
月額料金 20,000円～
サービスサイトはこちら
https://www.career-cloud.asia/
mochica
LINEと連携し、学生とのコミュニケーションにつよみがある採用管理システムです。内定辞退率や内定者フォロー課題のある企業におすすめです。また直観的に使用できる管理画面も特長です。
月額料金 25,000円～
サービスサイトはこちら
https://official.mochica.jp/
中途採用向け
基本的には常時中途採用を行っている企業向けに設計されており、各求人メディアとの連携、面接調整、合否管理のほか、スカウト機能や自動的に連携している人材紹介会社に求人票を配信できるなどの機能があるのが特徴です。
JobSuite CAREER
採用管理システムの老舗になります。もともと中途採用につよみがありますが、JobSuiteシリーズとして新卒採用向けのJobSuite FRESHERSやパートアルバイト向けのシステムも提供しており、ラインナップを充実させています。
月額料金 50,000円〜
サービスサイトはこちら
https://jobsuite.jp/career/index.html
HAMOS採用
ハイクラス転職サイトを運営する株式会社ビズリーチが提供するシステムです。デザインが洗練されておりサービス開始当時からレポート機能や採用ページ作成機能が充実していました。現在はタレントマネジメントや勤怠管理もシリーズ化しており、新卒向けのHAMOS新卒採用管理クラウドも提供しています。
月額料金 サービスサイトでの公表なし
サービスサイトはこちら
https://hrmos.co/
HERP Hire
中途採用で活用できるサービスです。経営者や人事だけが採用を行うのではなく現場社員を巻き込んで会社全体で採用活動を行う「スクラム採用」というフレーズを作ったのが株式会社HERPです。IT系の採用につよみがありましたが、現在はさまざまな職種の採用でも使いやすい設計になっているようです。
月額料金 サービスサイトでの公表なし
サービスサイトはこちら
https://lp.herp.cloud/
アルバイト・パート向け
リクオプ
応募に対して素早い行動ができるようなコミュニケーションの仕組みや面接調整ができる機能があるのが特徴です。
パート・アルバイトの採用管理システムといえばリクオプが有名です。システム提供ほか採用成功に向けた伴走や提案支援があるのが特長です。
月額料金 サービスサイトでの公表なし
サービスサイトはこちら
https://recop.jp/
新卒や中途両方で使える採用管理システム
ここ最近の採用管理システムの傾向は新卒や中途特化というよりはあらゆる採用に対応できるものになりつつあります。その中でも汎用的なシステムを紹介します。
ジョブカン採用管理
月額料金の安さであれば必ず候補にあがるサービスです。必要な機能は具備されており新卒、中途など様々な採用に使用できます。ジョブカンといえば勤怠管理、経費精算などのシリーズを提供しており、他のジョブカンサービスを利用していれば操作に慣れるのも早いでしょう。（採用管理と労務管理系のデータ連携は可能のようです）
月額料金 8,500円～
サービスサイトはこちら
https://ats.jobcan.ne.jp/
TalentClip
求人メディア「Workin」を運営する広済堂HRソリューションズが提供する採用管理システムです。WorkinだけではなくindeedやGoogleしごと検索などにも連携が可能です。またシステム運用の伴走支援にも定評があり、求人ページ制作、従業員取材、カメラ・動画撮影、原稿作成など採用担当者の手間を大幅に削減します。
月額料金 15,000円～
サービスサイトはこちら
https://www.talent-clip.jp/about/
クラウドハウス採用
IndeedやGoogleしごと検索など求人検索エンジンと連携し集客力をつよみにしています。またシステム提供だけではなく運用支援もサービス化しています。
月額料金 数万円～
サービスサイトはこちら
https://jp.cloud-house.com/service/recruit/
sonar ATS
採用管理システムでは珍しい業務フロー図作成機能があり、採用業務の分析改善をつよみにしています。新卒、中途、パート・アルバイト採用などに必要な機能は具備されており、採用活動を一元管理し安定的に業務を行いたい企業におすすめです。
月額料金 サービスサイトでの公表なし
サービスサイトはこちら
https://sonar-ats.jp/
以上、代表的なシステムをご紹介しましたが、まずはどのような人材を採用したいのか明確にして、各サービスの機能やできることできないことを整理しましょう。
例えば求人媒体や紹介会社と連携できるか、面接調整がグループウェア（社内で利用しているOutlooｋやGoogleカレンダー）と連携できるか、今までの承認ワークフローと違和感がないかを確認します。
特に中小企業で応募者が少ない企業は、連携できる求人メディアが何であるかを確認しましょう。媒体によって得意ジャンルが違うので、自社の採用に適しているかをチェックすると比較が容易になります。
また、システムの連携機能の有無は重要です。特に若者を対象とするならSNSに対応している方が良いでしょう。
ここまで採用管理システムを選ぶポイントを説明しましたが、トータル的に現在行っている採用プロセスで必要な機能は備わっているか、使用しているツールなど連携できるかを比較することで、適切なサービスを見つけることができます。
画面構成やデザイン（UI）がわかりやすく操作性が良いか
何ができるかという点で機能は大事ですが、操作性も重要です。操作性が悪ければ十分に活用できず、そのうち誰も使わなくなる恐れがあります。
効率化を見込み、かつ採用を成功させる素地があっても、使わなくなるのでは意味がありません。
基本的には、誰でも直感的に使えるような画面構成や表現がデザインされているものが望ましいでしょう。
また、使う側だけではなく応募者側からの見やすさも考慮しておくことが大切になります。
さらに、初めて使うような機能を追加したいときや、アップデート後に仕様が変更されたときのことを考えると、サポート体制が充実しているほうが安心です。
採用管理システムを提供しているサービス会社によっては、メールやチャットでの操作に関するオペレーションだけではなく、コンサルティングや作業代行のサポートまで実施するところもあります。
採用活動を効率化するだけではなく、部分的に業務を委託したい場合には、多くのサポートを受けられるサービスを選ぶことをお勧めします。
実際の使用感に関しては、トライアル期間などを提供している会社も多いため、必ず導入前に使い勝手などを確認してください。
コストの考え方。費用対効果をどう定義するか
ほとんどの採用管理システムが有料で、初期費用＋月間または年間利用料が発生します。
基本的には契約している間は費用が発生するため、ランニングコストに見合った成果が得られるかを慎重に検討する必要があります。
各サービスには採用規模に応じたプランが用意されており、応募者の管理人数が50人まで小規模なものや1000人まで対応しているものなどさまざまです。
また、機能面の違いによって分けられているプランもありますので、どこに費用の違いがあるのかをしっかりと確認しておかなければなりません。
当然、規模が大きくなると料金も高くなりますので、自社の採用必要に応じたシステムを選ぶことが大切です。特に応募者数で月額料金が変動するプランは注意が必要です。
（現状必要ではなくても将来的に使うかも、という明確な用途がなく選んでしまうと使いきれないシステムに無駄な費用をかけ続けることになります）
一方、採用管理システム導入にかかるコストだけではなく、それによって削減できる採用コストにも目を向ける必要があります。
採用に関わる人件費、利用している求人媒体の掲載費など母集団形成に関わるコストなど、サービスを利用することでどの程度の費用削減が見込めるかも検討し、トータルで判断しましょう。
採用管理システムは用途別、機能、コストで比較されることが多いですが、最近は新卒と中途どちらも使えるシステムも多く、なかなか明確な比較ができないことも多々あります。そのほかの基準としては、セキュリティ、サービス会社の事業継続性、得意な規模感（事例を参考）が挙げられます。
“今の”採用管理システムは効率化だけではない用途がある
ここまで採用管理システムの解説をしてきましたが、採用責任者を経験した筆者として、効率化だけではない採用管理システムの特徴をお伝えします。
採用担当者自身が採用ページを構築し、自由に編集ができる
コーポレートサイトの場合、情報システム部門や外部の会社に依頼しないと簡単な情報でも更新できない、ということがありますが、採用管理システムに備わっている採用ページ制作機能であれば、採用担当者がワードやパワーポイントを使うように、いつでも求人情報や画像の差替えをすることできます。
エントリーフォーム機能で自社ページでも応募が見込める
求人メディア連携で応募を見込みつつ、自社採用ページでも応募を見込むことができます。
Googleしごと検索やindeedや求人ボックス、ハローワークといった有名求人メディアがどうしても検索上位に来ますが、検索結果2ページにヒットさせることは、多少専門知識が必要であるものの可能です。
このようなメリットもあるため、常時募集がなくても採用管理システムを導入することをお勧めします。特に採用ページの検索上位を見込みたい場合は採用ページをWebに出し続けるのは必須になります。
採用管理システムならTalentClip
採用管理システムを提供している会社は無数にありますが、TalentClip（タレントクリップ）は多彩な機能が充実しています。まずは導入検討の基準としてサービス資料をご請求ください。
また、どのようなサービスがあるのか、詳しい内容について紹介していきましょう。
応募者を集めてキープする
自社に関心のある応募者（タレント）情報をキープできる機能では、必要なときにアプローチすることができます。
応募者と中期的、長期的な接点を維持することにより、状況に応じて潜在層から顕在層にまで働きかけることが可能です。具体的には以下のような運用で活用できます。
・過去、当時の事情で不採用にせざるを得なかった応募者に再度アプローチする
・毎年発生する期間限定の業務（年末調整など）で、昨年採用したパート社員に連絡する
また、求人サイトのWorkinをはじめ、Indeedや求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索との連携もできます。
多くの媒体に対応し、募集から選考、入社後のフォローに至るまで応募者のプロセス管理をすべて行うことが可能なため、採用業務を一気に効率化できます。
採用に便利な機能が豊富
近年、質の高い人材確保のためには採用サイトが重要とされていますが、TalentClipではWordのような操作感で簡単に採用サイトを作成することができます。
また、先ほどお伝えしたように複数の求人メディアと連携して、情報を一元管理できるのも魅力的です。
採用サイトや求人票を詳細に作りこみ、応募者のプロセス管理をしっかり行うことで、内定率の向上も期待できます。
さらに、充実した機能を活用できるようにカスタマーサービスもご用意しています。
運用開始までの導入支援、適切なアドバイスを行う伴走支援、結果からブラッシュアップするための効果測定、これらの3つのポイントを押えた手厚いサポートにより、誰でも安心して利用することができる採用管理システムです。
採用管理システムの導入をお考えの方は、ぜひTalentClipをご検討ください。
また、採用管理システム比較は以下資料も参考にしてください。
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