【人事担当者向け】採用管理システムの機能を解説
人手不足で採用業務がうまく回らないと困っている企業は多いです。もっと効率的に進めたいというときには、採用管理システムを導入するのがおすすめです。
この記事では採用管理システムの機能や自社に合う採用管理システムの選び方、おすすめの採用管理システムなどについてくわしく解説します。採用管理システムの導入を考えている人は、ぜひ参考にしてみてください。
この記事の目次
採用管理システムの機能とは？
採用担当者であれば、「採用管理システム」について一度は目にしたことがあるのではないでしょうか。
しかし、具体的に何ができるシステムなのか、何に役立つのかわかっていない人もいるでしょう。そこで、まずは採用管理システムの機能や導入の目的について解説します。
採用管理システムとは、「採用業務を一元管理できるシステム」のことです。採用管理システムの機能は、大きく分けて「求人管理」「選考管理」「データ管理」「内定者管理」の4種類があります。具体的にできることとしては、以下のようなものがあります。
求人管理
採用活動において、複数の媒体を運用したり、複数名の選考を同時進行させたりしますが、優秀な人材の取りこぼしを避けるためには、情報管理が重要です。
求人に関するさまざまな情報を管理することに役立つのが、この「求人管理」機能です。たとえば、以下のような業務で役立ちます。
・求人票や採用サイトの作成
求人票を、テンプレートなどを活用しながら作成できるほか、簡単な操作で採用サイトを構築することが可能です。
採用管理システムの中には、求人管理機能で求人票を各サイト用に複数作成できるものもあります。
・作成した求人案件の情報管理
求人情報や採用予定人数、部署ごとに求める人材、公開している媒体名、各媒体や求人案件の募集期限など、採用に関する情報をまとめて管理できる機能です。
慢性的な人手不足で求人を行う場合もあれば、新規オープンする店舗のオープニングスタッフ募集や新卒採用で期間を限定して募集することもあるでしょう。このような場合、採用予定人数や募集期限の徹底した管理が欠かせないため、採用管理システムの求人管理機能が役立ちます。
システムによっては、自社の採用サイトと他社媒体の採用ページの両方を一元管理できる場合もあるため、採用方法に合うものを選びましょう。
選考管理
新卒採用やオープニングなど、大規模な募集を行うときに便利な機能が「選考管理」です。応募者一人ひとりの選考状況を管理できる機能で、たとえば以下の内容を手軽にリアルタイムで確認できます。
・採用進捗
・面接の評価
・筆記テストの結果
求職者の多くは、複数の企業へ同時進行で応募しています。採用進捗管理がスムーズにできなければ、積極的に採用したい人材が他社へ流れてしまいかねません。「この応募者は今、選考のどの段階か」「積極的に採用したい人材か」を個別で把握することが、必要な人材の取りこぼしや対応の抜け漏れ防止につながります。
応募者別に、面接や筆記テストの内容を管理することも重要です。属人化しやすい面接の評価は採用管理システムで言語化、数値化すると、担当者全員で共有でき、採用後のミスマッチによる早期離職を予防できます。
また、システムによっては選考日程の調整や合否通知も行えます。求職者ごとに採用進捗を確認しながら選考日程を調整したり合否通知を出したりできれば、業務がよりスムーズに進み、工数削減も期待できるでしょう。
データ管理
採用活動では多くの情報を管理しなくてはなりません。個人情報にあたるデータも膨大な量を預かるため、適切な管理が求められます。
データ管理機能で管理できる情報は、履歴書や職務経歴書の内容も含めた、応募者情報です。住所や連絡先など厳重な管理が必要ですが、採用管理システムを利用すると設定次第で手軽に管理できるようになります。
たとえば、データの閲覧者を制限すれば、社内の人間であっても、容易に求職者情報を入手することはできません。
社内の人間が内定者に、プライベートな理由で接触をはかる事件もあり、社外に対してだけではなく、社内での管理体制も重視されつつあります。必要に応じてデータ共有できることはもちろん、情報漏えいの対策も重要です。
また、履歴書や職務経歴書など一部の情報を紙媒体のみで保管すると、情報更新が必要になったとき、一部の書類やデータの更新に抜け漏れが生じやすくなります。システムでほかのデータ（採用進捗など）とともに管理すれば、更新時の抜け漏れも防げるでしょう。
媒体ごとにデータの相違があれば、採用進捗や内定後のフォローにも影響が出るため、すべての関連データを一度に更新できる採用管理システム上でのデータ管理が必要です。
内定者管理
新卒の場合は内定後フォローも重要です。内定通知を送ってから入社予定日まで日数が空く場合、内定者は放置されていると「本当に採用されたのか」「自分だけ連絡をもらってないのではないか」と不安になります。
複数の企業から内定通知を受け取っていれば、何の連絡もない会社よりも、こまめに連絡やフォローをくれる他社のほうへ入社したいと思うでしょう。結果、内定を出しても辞退されることが多くなり、採用コストの無駄となってしまいます。
採用管理システムの内定者管理機能を活用すれば、内定者に対し以下の対応をスムーズに行えます。
・内定通知
・内定後のフォロー
・内定後フォローの進捗の共有
複数の学生に送信する場合は、内定出しの時期や人数を細かく把握しておく必要があります。アナログな方法やSNSで進捗を管理していたり、連絡していたりした場合、抜け漏れてしまうおそれがあるでしょう。内定者管理機能によってある程度自動化できれば、きめ細やかな対応ができ、注力すべきところに時間をかけられるため、効果的に内定辞退を防げます。
また、どのようなフォローをしたのか、関係者で進捗を共有することも重要です。内定者フォローの内容を分析して、複数の内定者から同じような要望や相談が出ていた場合は、次回の採用活動に活かせるでしょう。
システムによってはSNSとの連携機能や専用のコミュニケーション機能が充実していて、内定者との連絡が取りやすいものもあります。社内パーティーに招待したり、先輩社員とのコミュニケーションの場を設けたりと内定フォローを行うとき、SNSを活用すれば、自社に親しみをもってもらいやすくなります。
採用管理システムを導入する目的
採用管理システムを導入する目的は、採用業務の効率化です。前述のとおり、機能が充実した採用管理システムがあれば求人募集から応募者の管理、入社後のフォローまで、ひとつのシステム上で管理できるようになります。
そのため、採用担当者や研修担当者などの間でスムーズに情報共有ができますし、いろいろなツールを使わずに済むので情報更新も簡単になり、採用業務全体を効率化できるのです。
求人票や求人サイトの作成までできる採用管理システムを導入すれば、求人媒体にかけていたコストも削減できます。
採用管理システムの選び方
採用管理システムにはいろいろな種類があり、それぞれ機能や使い方が異なります。自社に合う採用管理システムを選ばないと、「操作方法がむずかしくてだれも使いこなせない」「欲しい機能がなかった」などということが起こるかもしれません。
ここからは自社に合った採用管理システムの選び方について説明いたします。
機能
採用管理システムは種類によって機能が大きく異なるため、複数の採用管理システムを比較してみて、必要としている機能が備わっているかを確認することが重要です。
たとえば採用業務のうち、求人募集だけ効率化を図りたい場合は、求人管理に特化した採用管理システムを選ぶと良いでしょう。
求人募集から入社後のフォローまでトータルで管理したいのであれば、多機能の採用管理システムを選ぶ必要があります。まずは採用管理システムで管理したい業務の洗い出しから始めてみましょう。
雇用形態
採用管理システムは、新卒採用が得意なもの、中途採用が得意なもの、バイトや正社員採用などトータルで対応できるものなど、得意とする雇用形態も異なります。
どのパターンの求人募集が多いのかを考えて、それに対応できる採用管理システムを探してみましょう。
コスト
採用管理システムは、導入コスト（初期費用）とは別に月額使用料などのランニングコストがかかるのが一般的です。
多機能であるほどコストも高くなる傾向にあるので、「機能が多いほど良いだろう」と安易に考えずに、本当に必要な機能を備えたものを選びましょう。
一方で、費用の安さだけで選ぶと必要な機能が備わっていないこともあります。どれだけ費用が安く済んでも、使い道のない採用管理システムでは意味がないので、費用対効果を考えて慎重に選ぶことが大切です。
使いやすさ
使いづらい採用管理システムでは、かえって業務が滞ってしまう可能性があるので、前もって操作性を確認しておくことも重要です。
本格的に導入する前に、ぜひ公式サイトで操作のデモンストレーション動画を見たり、無料お試し期間を利用したりしてみてください。
求人募集のたびに増える大量のデータを管理できるか、応募者や内定者などとスムーズにやり取りできる機能はあるか、自社のパソコンや既存ツールとの相性はどうかといったこともチェックしておきましょう。
安全性
採用業務を管理するということは、個人情報を扱うということです。万が一その情報が洩れるようなことがあれば、企業の信用にかかわります。
そのため、採用管理システムの安全性は非常に重要なポイントです。運営会社は信頼できるか、どのようなセキュリティ対策が施されているか、データが損失した場合のバックアップはどうなっているかなど、くわしく調べておきましょう。
おすすめの採用管理ツール
最後に「いろいろ見てみたけれど、どの採用管理システムにするか決められない」という人のために、おすすめの採用管理システムを紹介します。
TalentClip（タレントクリップ）
数ある採用管理システムでおすすめなのが、オールインワン型採用管理システムのTalentClip（タレントクリップ）です。求人募集や応募者対応、入社後のフォローまで、TalentClipひとつでまとめて管理できます。
また、TalentClipにはタレントプールといって、自社に必要なスキルや知識を持つ人材の情報を蓄積できる機能があるのも魅力です。
自社専用の採用サイトの作成や求人媒体のWorkinへの無料掲載などができ、母集団形成に役立ちます。
TalentClipを活用すると、応募者や内定者とのコミュニケーションもスムーズになります。迅速な対応がしやすくなるため、内定辞退や早期離職を防ぐことも可能です。TalentClipが気になる人は、ぜひ下記よりお問い合わせください。
その他の採用管理ツール
TalentClip以外にも、以下のような機能を備えた採用管理システムがあります。
・A社：候補者トラッキング
応募者の閲覧ページややり取りの頻度からアクティビティスコアを換算し、転職や就職への関心度が高まっているタイミングを把握できる
・B社：「つながる」ボタン
エントリーボタンのほかに「つながる」ボタンを設置して、自社に興味があるが応募には至っていない、より潜在層の学生と接点を持てる
・C社：情報共有ツールと連携
他社の情報共有ツールと連携し、応募者情報やこれまでのやりとりなどを他の社員が迅速に把握できるため、スクラム採用を強化できる
採用管理システムを導入するなら、現状の課題を解決できる機能を備えた採用ツールを導入しましょう。TalentClipの多彩な機能は、母集団形成から応募者管理、選考管理、そして内定者フォローまで一括管理できるため、一連の採用業務を効率化することができるでしょう。
まとめ
採用管理システムでは、求人管理、選考管理、データ管理、内定者管理の4種類の採用業務を管理できます。
すべての採用業務を管理できるシステムもあれば、特定の業務に特化したシステムもあるので、機能やコストなどを比較しつつ、自社に合う採用管理システムを探してみましょう。
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