求職者が来ない理由とは？ドタキャンを防止し効率良く面接を行うには
忙しい時間の合間をぬって面接時間を確保したにも関わらず、求職者が当日現れないことがあります。事前に連絡をくれる人もいますが、なかには何の連絡もなく当日来ない、いわゆる「ドタキャン」をする人もいます。
面接に来ない理由には、複数の企業に応募していて他社に採用された場合もあれば、実は企業側の対応に不安を抱いて面接へ行くことを止めた場合もあります。
ここでは、面接に求職者が来ない理由と防止策について解説します。
この記事の目次
【なぜ？】求職者が面接を当日ドタキャンしてしまう理由
求人に応募してくる以上、求職者は企業に対して興味を持ち、一度は「ここで働きたい」と思っていたはずです。
しかし、何らかの理由で面接に来ないことがあります。主な理由としてあげられることは、次の4パターンです。
テンプレの返信メールを使用している
求人応募してきた人に対して、人事担当者が面接日の詳細をメールで送る際、以下のような内容になってないでしょうか。
・テンプレートの文面のまま（デフォルト）で送っている
・機械的な印象を与える文面
あらかじめ決まった文面を用意しておくと、求人応募が多い場合に効率良く対応できて便利です。しかし、あまりにも汎用的な内容は、受け取った相手に「宛名だけ変更している」ことを気付かれてしまいます。
求職者のなかには、そのような対応に不信感や不安を抱くこともあるでしょう。
また、一通一通丁寧に対応したつもりでも、機械的な文面が上記のような誤解を招き、相手の意欲を削ぐこともあるため、注意が必要です。
電話やメール対応が雑
たとえば、「フレンドリー」と「フランク」をはき違えているケースです。馴れ馴れしい対応は求職者に不快な思いをさせ、会社全体のイメージダウンにつながってしまいます。
ほかの業務で忙しいあまり、無意識に粗雑な対応を取っている場合もあります。人事担当者や会社自体に「雇ってやっている」という意識があると、このような対応になることも多いため注意が必要です。
求職者と最初にコンタクトを取る際は、それに相応しい丁寧な言葉遣いが必要だといえるでしょう。
応募者の質問に対しての対応が悪い
求人媒体の多くは文字数に上限があり、掲載したい情報をすべて盛り込めないことがあります。求人情報を見た応募者の中には、いくつかの疑問を覚えて事前に質問のメールや電話をする人もいるでしょう。
質問を受け付けたときの対応も、求職者の印象を大きく左右するポイントです。
・24時間経っても返信していない
・明確な返信をしない
・答え方が不親切、不適切
このような対応を繰り返していると、応募者は求人への興味が薄れ、会社に対して不安を抱いてしまいます。
質問のメールに対する返信が遅かったり、「折り返し電話します」と言われたきり何の電話もなかったりすると、応募者の不信感につながります。
さらに、明確な答えを出さず「とりあえず応募してみてください」と答えるなど、その場しのぎの回答も不適切なので気を付けましょう。
求職者の行動・気持ちの変化
前述したように、企業側に問題がある場合もあれば、求職者の行動や気持ちの変化による場合もあります。たとえば、以下のケースです。
・ほかに応募していた会社に決まった
・仕事、求人への興味が薄れた
・面接を受けること自体が面倒になった
・周囲に反対された
・ネット上で会社の悪い評判を見た
社会人としては、他社に決まった場合は応募辞退の連絡をするべきですが、なかには「申し訳ない」「気まずい」という気持ちから連絡できない人もいます。
ほかにも仕事や求人自体に興味を持てなくなったり、面接を受けることが面倒に感じたりと、本人の意欲に問題がある場合もあります。
そのほか、家族や友人から応募を反対された人やネット上の悪い評判を見て不安になった人などもいるでしょう。
求職者の面接のドタキャンを防ぐには？
前述のとおり、応募者がドタキャンする理由は個人にも会社にも考えられます。面接をドタキャンされたからといって、必ずしも人事担当者が責任を感じることはありませんが、一方的に応募者側に原因があると断定するのも問題です。
まずは、少しでも企業側の原因を取り除けられるよう、防止策を検討しましょう。面接に来ない事態を避ける方法として、次の6つの対策があげられます。
対応は丁寧かつスピーディーに
応募者は時間や交通費をかけて会社に来訪してくれます。自社を選んで応募してくれたことへの感謝が伝わるよう、誠実な対応を心がけましょう。
応募前に質問されたときは、できる限り迅速かつ正確に回答することが重要です。わからないときはわかる担当者に確認し、当日もしくは翌営業日中には対応します。
応募者への丁寧な対応は好感度上昇につながり、他社と差をつけるポイントにもなります。
マナーを守った誠実な対応を
フレンドリーな印象は残しつつ、フランクになり過ぎない対応が理想的です。横柄な対応や上から目線な言葉遣いは、会社全体の悪い印象につながります。
現時点では自社の求人への応募者ですが、採用しなかった場合は取引先や関係企業に入社される可能性があることも考慮しておきましょう。将来的なイメージを損なわないようにするためにも、会社の顔として相応しい対応を心がけてください。その際は、メールの誤字脱字も注意すべきポイントです。
応募から採用までのフロー改善
応募から採用まで時間や日数がかかり過ぎると、せっかくの優秀な人材を他社に取られてしまう可能性があります。求職者は必ずしも自社のみに応募しているとは限らないことを念頭に置き、スムーズな採用を行うべきです。
たとえば履歴書不要やWEB応募に対応したり、面接結果を早めに出したりと、スピーディーな採用フローに見直すのも効果的です。なるべく時間や費用をかけずにすむ方法が良いでしょう。
連絡する時間は営業時間内に
応募メールへの返信や質問への回答は、できる限り迅速に行いたいものですが、営業時間外に対応することはおすすめできません。
深夜や休日に対応するということは、「時間外労働や休日出勤もある」と伝えているようなものです。近年はワークライフバランスを重視する人も増えているため、大きなマイナスポイントとなり得ます。
このような場合は翌営業日に対応し、時間外労働や休日出勤をにおわせる行動は避けましょう。
面接日時は複数うかがう
面接スケジュールを一方的に伝えることも、印象を悪くする要因です。求職者側もできる限り予定を空けようと努力していますが、どうしても都合がつかない場合もあるでしょう。
この日に来てほしいと一方的に伝える方法では、求職者に予定があっても断りにくいものです。結果、ドタキャンを選択する人もいます。
面接辞退やドタキャンを避けるためには、面接日時を一方的に決めず、お互いの都合をすり合わせることが大切です。いくつか候補日をあげて予定を確認したり、あらかじめ相手に候補日をあげてもらったりと、お互いが無理なくスケジュールを組めるようにしましょう。
面接前日に改めて連絡する
面接当日のドタキャンを防ぐ対策としては、前日の確認連絡が重要です。企業側から連絡することで、すでに他社に採用が決まっている場合は正直に答えることができます。
興味が薄れていたりスケジュールを忘れていたりした場合も、前日の連絡によって来社してくれる可能性が上がります。応募への意欲も確認できるでしょう。
TalentClipがスムーズな応募者対応を実現
求職者が面接に来ない事態の多くは、企業側であらかじめ対策することができます。
現在では人事担当者向けにさまざまな採用管理システムが販売されているので、うまく活用すればドタキャン防止に役立てられるでしょう。
今回紹介するTalentClip（タレントクリップ）を、導入すれば、スムーズな応募者対応が可能となります。
応募者情報を一括管理
TalentClipは、応募者情報を一括管理できることができます。採用活動やコンタクトの進行状況が一目で分かるため、「質問の返信を忘れた」「面接時間を間違えた」などの心配がありません。
応募者すべての情報を一括管理できるうえ、タレントプールとしてデータベースに情報を保存することもできます。今回は条件が合わずに採用を見送ったという相手に、いつでも再度コンタクトを取ることが可能です。
たとえば「採用直後に新入社員が離職してしまう」というような場合も、タレントプールを使えば、新たな求人情報を出す前に前回の応募者へ再選考を持ちかけることができるでしょう。
Workinと連携しているため、求人が集まりやすい
インターネット上で気軽に求人情報を検索できるWorkinとの連携も、TalentClipの特長のひとつです。Workinには紙媒体もあるため、インターネットと両方で効率の良いアプローチができるでしょう。
通常であれば求人媒体に個別に申し込み、打ち合わせを行って求人情報を一から作成して掲載しなくてはなりませんが、TalentClipなら求人内容を手軽にWorkinへ反映させることができます。
加えて、「意図した内容とは異なる求人情報を掲載され、採用したい人物像とかけ離れた求職者が集まる」という事態も避けられるでしょう。
スムーズに採用活動を進めたいという方は、ぜひTalentClipの活用を検討してみてください。
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そのほか採用活動に役立つ情報を知りたい方は、以下の資料をご覧ください。
まとめ
求人を出して応募者がある程度集まったにも関わらず、面接の時間になっても来ないというケースが多い場合、さまざまな可能性があげられます。
応募者側に理由がある場合もあれば、企業側に大きな原因がある場合も多く、早急な対処が必要です。企業側の原因は複数あげられますが、その多くがコミュニケーション不足・応募者情報の管理不足に分類できます。
コミュニケーションや情報管理をスムーズに行えるTalentClipなら、業務効率をアップさせつつ応募者への丁寧な対応が可能です。ぜひ一度お試しください。
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