【人事担当者の悩み】採用業務はどうすれば効率化できるのか
中小企業の人事担当者は、人手が少ない中で多くの採用業務に追われることがあります。採用活動の質を高めるために、少しでも効率化したいと考えている方も多いでしょう。
しかし、日々の業務を行いながらでは、効率的にする方法を見つけて実践するのは簡単ではありません。
そこで今回は、少しでも負担を軽減するために、採用業務を効率化する方法について解説します。
この記事の目次
採用業務の負担が大きくなる主な原因
まずは人事担当者が抱える採用業務について、どのような点で負担が大きくなっているのかを細かく見ていきましょう。
スケジュール調整が難しい
採用業務の状況に応じて、さまざまなスケジュールを管理するのも人事担当者の役割です。
面接の時期には、応募者全員に連絡を取る必要がありますが、同時に面接や選考に関係する人たちとも日程調整をしなければなりません。
全員とスムーズにやり取りができれば良いですが、中にはすぐにコンタクトが取れない相手も現れるでしょう。
また会社説明会などでは、場合によっては会議室や会場の予約などもする必要があり、高いスケジュール管理能力が要求される仕事なのです。
採用業務自体が多岐にわたる
ひとくちに採用業務といっても、その業務内容は多岐にわたります。
まずは採用計画の立案を行い、求める人材を考え企業がどのようにアピールするかの戦略を練らなければなりません。
次に求人メディアの選別により母集団の形成を行いますが、多くのメディアから自社に適した媒体を選ぶのは簡単ではないでしょう。
応募が集まると、前述した会社説明会や面接の調整を行います。
もちろん応募者や内定者への対応やフォローも担当者の役割ですが、社内調整も企業側が適切に機能するためには重要な業務となるでしょう。
このように、人事担当者は必要に応じて他部門と連携しながら、さまざまな業務を遂行していかなくてはなりません。
柔軟な対応力や高いコミュニケーションスキルも必要になるでしょう。
他の業務も兼任している
特に人手不足の中小企業の場合、人事担当者は採用業務以外も兼任しているケースもあります。
前項で説明したように、採用業務は多くの役割を担いますが、それを専任することができないわけですから、担当者の全体的な業務負担は相当大きくなるでしょう。
もちろん、人員を割くことは簡単ではないため仕方のない部分はありますが、これほどの負担がある状況では、質の高い採用活動を行うのは難しくなるかもしれません。
採用業務の中でも難しいといわれる3つの業務
採用業務は負担が大きいだけではなく、難易度の高い仕事でもあります。
ここからは、特に難しいとされている業務について解説しましょう。
1.ターゲットの要件定義
採用計画を立案する際、どのような人材が欲しいのか、どのような能力を持った人物が良いかなどの要件を決める必要があります。
企業が求める人材像を特定することは、簡単なようで実は難しい作業なのです。
スキルや性質、価値観や経験などをできる限り明確に決めることで、面接時には意思の統一が図れ、現場としても力を発揮しやすい人物の採用につながるとされています。
しかし、優秀さを求めれば際限が無く、給与面などの条件提示にも限界はあるため、現実的なバランスの見極めが重要になるでしょう。
また、求めているスキルの人材が採用市場にどの程度いるのかも把握しておかなければ、要件の絞り具合も適切に行うことができません。
2.母集団形成
母集団は、求める人材に適した媒体を利用して、求人情報を掲載することで形成することができます。
しかし、思ったよりも募集が来ないことが多く、目的としている欲しい人材が集まらない場合もあるでしょう。
また、掲載情報にはさまざまな規制があり、採用に関する法規についても理解しておく必要がります。
3.面接
応募者を募ることができると、次に課題となるのが面接による選考です。
ここでの問題は「良い人材をどう見抜けばいいかわからない」という点でしょう。
せっかく応募数を集めることができても、その中から厳選することができなくては意味がありません。
さらに複数の面接官によって選考している場合は、それぞれで判断基準が異なってしまうことがあり、意識を統一する難しさという部分もあるでしょう。
【中小企業向け】採用業務を効率化する4つの方法
ここまでで解説してきたように、人事担当者には大きな負担があります。それらを軽減するためには採用業務の効率化が必要です。
労力と時間を最適化して、限られた予算内で成果を上げるための方法をいくつか紹介しましょう。
1.採用コンサルティングを利用する
採用の専門家に相談することで、適切な採用課題を抽出してもらえます。
さらに最新情報を知ることができ、トレンドに合わせた採用活動も行えるようになるでしょう。
相談する内容や会社によって費用も違うため、予算や労力と照らし合わせて検討することが大切です。
2.現場の社員との連携を深める
ターゲットや選考基準などの欲しい人材を定義する際、現場の社員にヒアリングをすることで効率的に情報収集することができます。
また、現場の意見を取り入れることで、入社後に欲しい人材のギャップが起きないようにすることもでき、現場の社員を面接官にする場合も調整がしやすくなるでしょう。
3.採用代行を使う
採用業務の一部を外部の会社にアウトソーシングする手段で、応募者とのやり取りや面接の代行も依頼することができます。
月単位などまとまった期間に委託するのが一般的で、集中的に採用活動を行う時期には有効です。
しかし、採用に関するノウハウが自社に蓄積されないため、企業の採用力や管理能力としては成長しにくいでしょう。
4.採用管理システムを導入する
応募者情報やスケジュールを一元管理するシステムで、負担の大きな採用管理が楽になり、事務作業短縮にもつながります。
特に複数の求人メディアで募集している場合など、管理すべき情報が複雑になるほど一元管理の効果は大きくなるでしょう。
なるべく多機能なシステムを利用した方が、採用に関わる業務を幅広く効率化することができます。
採用管理システムの中でも、TalentClip（タレントクリップ）はさまざまな機能が備わっており、多くの業務を効率的に行えるようになるでしょう。
母集団形成から応募者対応、面接選考や内定者フォローなど、あらゆる採用活動を一元管理でき、人事担当者の業務負担を大きく軽減できます。
もちろんノウハウは蓄積されるため、将来的にも企業の成長につながるシステムです。
採用管理システムの導入を検討中の方は、ぜひTalentClipをご活用ください。
お問い合わせはこちら
まとめ
採用業務を効率化することは、質の高い人材の確保にもつながる重要な課題です。
しかし、担当者の仕事は多岐に渡り、工程ごとに違う難しさもあるため、効率的にするのは容易ではないでしょう。
現場と連携を計りながら、必要に応じて予算に合わせたサービスやツールを活用することも大切になります。
採用業務でお困りの方は、TalentClip Timesにお任せ！
最新の採用トレンドから採用ノウハウまで、幅広い分野に精通したコンサルタントが記事を執筆しています。
