採用活動における改善点を洗い出すときのポイント

採用活動を計画どおりに進められる採用担当者は少ないでしょう。なるべくコストを抑えながらあらゆる課題を解決する必要があるなど、優秀な人材を雇うためには多くの業務をこなす必要があります。

中には採用活動の結果がイマイチと実感しながら、明確な改善点が見いだせず悩んでいる方もいるのではないでしょうか。

ここでは、採用活動における改善点の洗い出し方と、課題を解決するためのポイントを紹介します。

この記事の目次

1 採用活動における根本的な課題
2 採用活動における改善点と対処法
3 おすすめの採用管理システム
- 3.1 TalentClip（タレントクリップ）
4 まとめ

採用活動における根本的な課題

まずは、採用活動において自社が抱える根本的な課題を明確化させることが重要です。改善すべき問題を知るためには、顕在化している悩みを整理してみましょう。

現状の採用活動において、たとえば次のような悩みを抱えていないでしょうか。

説明会から応募につながらない

会社説明会を開催したとき、出席者数に比べて応募が少ない場合は、以下の可能性が考えられます。

・参加者に適切なアプローチができていない
・説明会会場にターゲット層を集められていない
・担当者の対応に問題があった

新卒採用の場合、会社説明会の参加者全員が自社に強く入社を希望しているとは限りません。複数社の説明会に参加していたり、他社のほうに強い興味を持っていたりする層も含まれています。

彼らに自社へ強い興味を持ってもらい、応募へつなげるためには、相手の心に届くメッセージを送ることが重要です。採用後のミスマッチを防ぐことにもつながるため、ターゲット層に届くメッセージを説明会に盛り込みましょう。

また、単純に説明会会場へターゲット層を集められていなかったり、担当者の対応に問題があったりすることも応募者が増えない原因です。説明会応募のハードルを高く設定していないか、会場の運営スタッフの教育が十分に行えているかも見直す必要があります。

運営スタッフに問題がなくとも、説明会後に応募方法の案内をしていないなど、適切なアフターフォローができていない場合も少なくありません。

より優秀な人材を採用したい

募集をしても希望するスキルを持った人材やボーダー以上のレベルを持った人材が集まらない場合、採用プロセスをひとつひとつ見直す必要があります。

・母集団形成の段階
・応募者対応の段階
・選考の段階

採用プロセスを大まかに分けると、上記3つに分けることができます。母集団形成の段階ですでに優秀な人材が集まらない場合は、募集内容や求人媒体を再考するなど、段階ごとに原因や対策を練ることが解決のポイントです。選考の段階で問題がある場合は、選考の質自体も見直しましょう。

内定辞退が多い

スムーズに採用活動が進んでも内定を出した後に辞退されることがあります。新卒採用において複数社から内定を得ている学生は珍しくないため、内定辞退のリスクは常に考え、採用決定後の対応に力を入れなくてはなりません。

内定辞退が多い場合は、以下の点に問題がないか見直しましょう。

・承諾後のフォロー対応の質
・コミュニケーションは十分に取れているか

内定を出したことに安心して入社予定日まで学生を放置していると、「入社後も適当に扱われてしまうのではないか」と不安に思われます。また、他社が内定後に熱心なフォローを行っている場合、心変わりする可能性も高くなるため、こまめにコミュニケーションを取る必要があります。

会社のイベントに招待したり、先輩社員と会食の機会を設けて悩みや不安を抱えていないか相談に乗ったりと、学生の入社への意識を高めるアクションを起こしましょう。

入社後のミスマッチを感じる

採用後に生じやすいトラブルが、ミスマッチによる早期離職です。学生側がギャップを覚えることもあれば、採用側が学生に対して想定していたほどパフォーマンスを発揮してくれないと感じることもあります。

ミスマッチが互いに生じる場合の根本的な課題は、以下のとおりさまざまです。

・説明会や採用ページの情報が少ない
・選考中の互いの認識にすれ違いが生じていた
・選考の手法に問題があった
・入社後フォローが不適切だった

学生が受け取る情報が少ないと、ミスマッチが起こす可能性が高くなってしまいます。上記のとおり、採用側も学生側も情報をやり取りするチャンスは複数あるので、その都度十分な情報共有が必要です。

工数が足りない

単純に採用担当者と業務量のバランスが取れていない場合もあります。業務方で採用スケジュールに追い付かなければ、必要なフォローや対応もできません。

工数が足りないという状況のほとんどが、人手不足により生じています。人員補充を提案したり、上司に相談したりと工数の軽減を行いましょう。

採用活動における改善点と対処法

このように、採用活動はプロセスごとにさまざまな改善点を洗い出すことができます。抱えている問題を明確化した後は、可能な部分から対処していきましょう。

この項目では、採用活動における具体的な改善点と対処法について解説します。

母集団形成における課題

母集団形成における課題を改善すると、より優秀な人材の採用や応募者数の増加につながります。以下の対処法を順に実践していきましょう。

1.説明会の見直し

伝えたい情報が十分に伝われば、ターゲット層の獲得が期待できます。自社の社風やオフィスの雰囲気、待遇などの情報も具体的に提供することがポイントです。また、応募のハードルを下げると意外な人材と出会う可能性もあります。

2.採用ターゲットの明確化、ペルソナの作成

能力面や経歴だけではなく、どのような人物を採用したいのか明確にし、ペルソナを作成します。たとえば能力が高くても協調性がなければ、チームプレイを重視する会社では早期離職につながるでしょう。具体的な人物像を設定することで、採用基準の明確化につながります。

採用ターゲットを設定する方法については、こちらの記事でも詳しく説明しています。

3.採用チャネルの見直し

そもそも採用チャネル自体が社風や求める人材に合っていない可能性も考えられます。費用対効果や応募者の属性を検証したうえで、よりターゲット層に合うチャネルを選ぶことが解決の近道です。

採用チャネルの選び方については、こちらの記事をご覧ください。

選考中の対応における課題

選考中の対応は、自社のイメージにも影響します。改善することで優秀な人材の離脱や内定辞退を防ぐうえ、入社後のミスマッチ防止も期待できます。

選考時は、以下を意識して対応や採用計画の作成を行うことがポイントです。

・しっかりと魅力付けを行う
・個別に情報提供を行う
・面接の際には、応募者に合わせて面接官を選ぶ
・コミュニケーションの頻度を上げる

個別に情報提供を行ったり、応募者に合わせて面接官を選んだりすることで、選考の段階で知りたい情報を互いに引き出しやすくなります。コミュニケーションの頻度を上げると、内定承諾を迷っている内定者の心を掴むことができるでしょう。

業務過多における課題

人手不足を解消する基本的な対策は採用や異動による補充ですが、充足させることが困難な場合は、業務の効率化やアウトソーシングによる改善を試みる方法もおすすめです。

たとえば応募者ごとに異なる採用プロセスの進捗は、採用管理システムを取り入れることで解決できます。採用管理システムとは、業務進捗や応募者情報の管理を一括で操作でき、見える化することで部署間や上司への情報共有がスムーズになるツールです。

人手や工数の不足をシステム化でカバーすることにより、担当者が将来的に複数名となった場合も応募者への次の対応で迷う心配がありません。

まとめ

求人の応募者数が伸び悩んでいるときは、採用活動における改善点を洗い出すことからはじめましょう。典型的な対処を行っても、自社に合っていなければ効果は期待できません。

採用活動の内容に問題がある場合もあれば、アプローチ方法や募集方法に問題が生じている場合もあります。採用プロセスごとに改善点を見つけ、ひとつひとつ適切な対処を行いましょう。

人手不足や工数不足で十分な対応・対策ができていない場合は、採用管理システムの活用がおすすめです。TalentClip（タレントクリップ）なら導入時のフォローから運用アドバイスまで丁寧なサポートで、採用活動をお手伝いします。

TalentClip Times編集部

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