採用を効率化させる方法！オンライン面接の特徴とやり方を解説
新型コロナウイルス感染拡大以降、リモートワークなどの人との接触を避けた、新しい生活様式が取り入れられるようになりました。
企業の採用業務においても、求職者と直接会わないオンライン面接が取り入れられるようになってきています。
しかし、これまでオンライン面接をしたことがない企業だと、「オンライン面接のやり方がわからない」「デメリットはないのか」といった不安を感じることも多いでしょう。
そこで今回は、オンライン面接のやり方やメリット・デメリット、オンライン面接を行う際の注意点などについて解説します。
この記事の目次
注目されるオンライン面接
これまで企業の面接といえば、求職者と対面するのが基本でした。しかし、最近は新型コロナウイルスの影響もあって、オンライン面接が注目されています。
現在オンライン面接の導入を検討中という方もいるでしょう。そこで、まずはオンライン面接とはどのようなものなのかについて解説していきます。
オンライン面接とは
オンライン面接とは、Web会議用のグループウェアやアプリを使って、スマートフォンやパソコンを介して行う面接のことです。従来の対面式の面接とは異なり、求職者と面接官が直接顔を合わせることはありません。
SkypeやLINEのビデオ通話で、家族や友人と会話したことはないでしょうか。そのビデオ通話で面接を行うと考えるとわかりやすいでしょう。
これまで業務でビデオ通話を使う機会といえば、たまに遠方の社員やクライアントとコミュニケーションを取ったり、会議をしたりする程度というのが一般的でした。
しかし、対面での接触を避けるべきコロナ禍において、オンライン面接は新たな採用方式として注目されています。
近年はオンライン面接が増えている
これまで地方在住者が首都圏や都市圏にある企業の面接を受けるときには、泊りがけで企業に出向くことも多々ありました。
しかし、新型コロナウイルスの感染拡大以降、外出を控える人が増えています。特に感染者が多い首都圏や都市圏に出向くことに抵抗を感じる人は多く、実際に企業を訪れる面接は避けたいという求職者もいます。
このような状況で求職者を企業に出向ける人だけに限定すると、優秀な人材を確保する機会損失にもつながりかねません。
こうした理由から、オンライン面接を導入する企業が増えているのです。
オンライン面接のメリット
オンライン面接を取り入れることで、企業側にはどのようなメリットが期待できるのでしょうか。
ここでは、オンライン面接の3つのメリットを紹介します。
応募数の増加が期待できる
オンライン面接のメリットのひとつは、応募者数の増加を期待できることです。従来の面接では、応募者が面接のために企業を直接訪問したり、採用担当者が面接のために本社や支店に移動したり、ということが必要でした。
これは人材募集が都市圏に集中していることが起因しています。
地方在住者が都市圏で面接するなら、面接地まで移動し、場合によっては宿泊を要することがあります。移動による交通費、スケジュール調整が応募者にとってはネックでした。
しかし、オンライン面接であれば、本社や支社に来てもらう必要がありません。地方在住者でも都市圏の企業に応募しやすくなるため、間口が広がります。これまで移動やスケジュールの問題で、応募を避けていた人材の応募も期待できるということです。
応募者数が増えることによって、従来の面接では採用できなかった、地方の優秀な人材などを獲得することにもつながります。
求職者への早期アプローチが可能になる
オンライン面接なら、面接のたびに会場の確保をしたり、移動を見越して面接官のスケジュールを調整したり、といった必要はありません。オフラインでの面接と比べると、日程を柔軟に調整しやすいです。
多くの求職者に面接の機会を設けることができるほか、応募者の入社意欲が高いうちに面接を実施することが可能です。優秀な人材をいち早く獲得したい企業にとって大きなメリットになるでしょう。
また、オンライン面接は面接会場まで足を運ぶ必要がないため、気軽に実施しやすいメリットもあります。面接の回数を複数に分けたり、面接の前にヒアリングを実施したりすることによって、精度の高い面接が可能となり、ミスマッチ防止にもつながります。
採用活動のコスト削減につながる
採用活動には、会社説明会のための会場費、面接で会場を押さえる場合は面接会場の費用、応募者の移動費を負担する場合は交通費、面接官が移動する場合は面接官の交通費や宿泊費など、多大なコストがかかります。
一方、オンライン面接は、従来の面接のような会場費、交通費などの費用は発生しません。面接の全部、または一部をオンライン面接に切り替えることによって、採用活動のコスト削減につながります。
さらには、面接会場の手配や日程調整なども必要なくなるため、コストだけでなく、面接に関連する採用活動の時間を大幅に削減することも可能です。
オンライン面接のデメリット
応募者数増加やコスト削減が期待できるオンライン面接ですが、注意したい点もあります。ここでは、オンライン面接のデメリットを3つ見ていきましょう。
通信トラブルが起こる場合がある
オンライン面接はインターネット環境に依存するため、通信トラブルが発生することがあります。
無事にインターネットに接続できたとしても、通信機器や通信環境の影響で、映像がはっきりと映らなかったり、ノイズが入って声が聞き取りにくかったり、といったトラブルも考えられるでしょう。
会社側で環境を整えていても、応募者側のネット環境やスマホの通信制限などの影響で通信がうまくいかないケースも考えられます。
通信トラブルが発生する事態に備えて、事前に相互で接続を確認しておくことが大切です。応募者側の通信環境に問題があるときは、Wi-Fi環境のある場所に移動してもらうなど、当日スムーズに面接ができるようにしておきましょう。
なお、面接当日の通信トラブルによって、応募者とコミュニケーションが取れなくなる場合もあります。トラブルが起きたときの連絡手段も、あらかじめ共有しておくことが大切です。
表情が分かりにくい
画質や通信環境にも左右されますが、オンライン面接は、対面での面接と比べて、相手の表情や声の変化、反応を感じ取りにくいデメリットがあります。そのため、直接面接するときと比べ、聞き間違いやコミュニケーションミスが発生しやすいです。
画面越しではどうしても限界があるため、すべてをオンラインで実施するのではなく、対面と組み合わせるなどの工夫も必要でしょう。
社内情報が漏れるおそれがある
オンライン面接であっても、実施する場所を考えないと、社内情報が漏れることがあります。たとえば、周りに社員がいる場合は、社員の声から社内の機密情報や顧客データが漏れてしまったり、Webカメラが広範囲を映して機密事項が映ってしまったりすることもあるためです。
意図せず社内情報が外部に漏洩することもありますので、オンライン会議を行う際は、細心の注意を払うようにしましょう。重要書類や人の行き交いがないなど、面接に適切な場所、環境で行うのが理想です。
また、オンライン面接ができるツールには録画機能が備わっていることもあるため、社内共有のために録画をするケースもあります。録画自体は問題ないですが、録画が外部に流出することは避けなければなりません。録画をする場合は、データ管理にも気を配りましょう。
オンライン機器の環境
オンライン面接をスムーズに実施するためには、適切な機器をそろえる必要があり、同時に周囲の環境を整えることも大事です。
ここでは、オンライン面接に必要な機器や周辺環境について紹介します。
デバイス・カメラ
オンライン面接を行う際は、パソコン・タブレット・スマートフォンのいずれかのデバイスが必要です。基本的にはどのデバイスでも使用できるものの、
オンライン面接に最も向いているデバイスはパソコンです。
パソコンなら画面が大きく、求職者の表情がよく見えるので、対面に近い感覚で面接を行えます。スマートフォンとは異なり、パソコンのモニターには安定感があるため、面接の際に画面がぐらついたり、倒れたりする心配もありません。
パソコンでオンライン面接を行う場合は、カメラの準備が必要です。最近のノートパソコンであれば、カメラが内蔵されていることが多いです。
一方、デスクトップパソコンや古い型のノートパソコンの場合は、カメラが付いていないタイプのものもあります。カメラがついていないパソコンを使用する場合は、事前に外付けWEBカメラを準備する必要があります。なるべく画質の高いカメラを選ぶと、より鮮明な画像を映し出せるため、求職者によい印象を与えられるでしょう。
また、オンライン面接当日でカメラによるトラブルが発生しないよう、事前に接続ができているか、カメラとの距離や角度に問題がないか、確認しておくことが大事です。もしトラブルが起こった際の対処法についてまとめておくと、スムーズに対応ができます。
イヤホン・マイク
ほとんどのデバイスには、スピーカーとマイクが内蔵されています。しかし、内蔵されている機能のみでは回線状況や周りの環境音によって、求職者の声が聞き取りにくい場合があります。
そのため、マイク付きイヤホン、またはマイク付きヘッドホンを使用しましょう。周囲の雑音が遮断されるので、求職者とスムーズにコミュニケーションできます。
また、オンライン面接前には、マイクに音が入るか、クリアに聞こえるかもチェックしておくことも大切です。
周辺環境（場所・背景）
外部の音が入ると求職者の声が聞き取りにくくなるため、オンライン面接は静かな環境で実施することが大切です。会議室や応接室などの静かな場所で行うことが望ましいです。
面接の場所を確保できない場合は、ワーキングスペースを借りる、もしくは貸し会議室の使用を検討してみましょう。万が一、外部の音が入り込んでしまうときは、あらかじめ求職者に伝えておくことが大事です。
面接を行う際は、照明にも配慮する必要があります。画面が暗いままでは、顔色が悪く映り、求職者にマイナスな印象を与えてしまいます。部屋が暗い場合は、スタンドライトなどの光源を用いて、面接官の表情が求職者に伝わるようにしましょう。
また、背景も気を配るべきポイントです。特に、自宅からオンライン面接を実施する際は、背景に私物が映りこまないよう配慮しましょう。
使用するツールによっては、背景をぼかしたり、バーチャル背景を設定できたりする場合もあるため、活用することをおすすめします。
オンライン面接のやり方
オンライン面接では、求職者に安心して面接を受けてもらえるようにしておくことが大切です。スムーズにオンライン面接を実施できるように、オンライン面接のやり方を把握しておきましょう。
基本的なやり方
オンライン面接のやり方は、使用するツールによって異なりますが、基本的には以下の流れで進めます。
1.面接用のトークルームを作成する
2.トークルームのURLとアクセス情報を求職者にメールで送信する
3.オンライン面接当日は、求職者よりも早めにトークルームに入り、環境に
4.問題ないかをチェックする
5.オンライン面接を開始する
オンライン面接では、Web会議ツールを使用するのが一般的です。URLを知っている人しか入れない専用のトークルームを作成して求職者に伝え、面接時間になったらトークルームに入ってもらうという流れで進めます。
トークルームにアクセスできない、画像や音声がつながらないなどのトラブルが起こらないよう求職者よりも早めにトークルームに入り、環境やマイクの状態などをチェックしておきましょう。
注意したいこと
オンライン面接のやり方は、ツールの使い方さえ理解しておけば非常にシンプルで簡単です。
しかし、求職者側がオンライン面接に慣れていないこともあるため、接続マニュアルなどを用意して、事前に求職者に配布すると良いでしょう。
また、オンライン面接では、複数人が同時にネットワークにアクセスすることがあります。面接の途中でフリーズしないように、ネットワーク回線も強化しておきましょう。
オンライン面接で特に注意したいのが、内定辞退です。
オンライン上のみで選考を進める場合、内定者と面接官が直接会ってやり取りを行うことはありません。そのため、内定者が企業に対して不安を感じやすくなったり、内定辞退に対する心理的ハードルが下がったりすることがあります。
内定者に対してオンラインで会社見学会を行う、こまめにコミュニケーションを取るなどして不安を軽減し、内定辞退を防ぎましょう。
内定者とこまめにコミュニケーションを取るには、求職者の情報をしっかり管理することが重要です。担当者が個人で情報を管理していると、面接官が休みのときなどに対応が遅れる可能性があるので、採用管理ツールなどを活用すると良いでしょう。
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面接日程や求職者とのやり取りも管理できるので、求職者や内定者のフォローが難しいオンライン面接にも役立ちます。オンライン面接導入の際には、ぜひTalentClipの導入もご検討ください。
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まとめ
オンライン面接は新型コロナウイルスの感染防止になるだけでなく、時間やコストなどの事情で企業に出向けない優秀な人材を確保するためにも効果的な選考方法です。
ただし、段取りが悪いと求職者に良くない印象を与える可能性があるというデメリットもあります。
また、求職者が企業と直接コミュニケーションを取らないことにより、内定辞退しやすいというデメリットもあるため、事前準備と面接後のフォローを徹底するようにしましょう。
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