採用における分析ツールの活用方法を解説！データ分析の方法も紹介
「採用活動を行っても、思うような成果がなかなか出ない」と悩んでいる採用担当者は多いのではないでしょうか。このようなときには、採用活動がうまく行かない理由を数値化し、傾向を分析してみることが重要です。
今回は採用におけるデータ分析の重要性やデータ分析に役立つ分析ツールなどについて解説しますので、人材採用で悩んでいる人はぜひチェックしてみてください。
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この記事の目次
採用活動における分析ツールの活用方法
採用に強い企業になるためには、自社の採用活動を数値化してデータを分析し、採用活動の質を向上することが大切です。
採用活動を数値化する際にExcelを利用しても良いのですが、集計シートの作成に手間がかかりますし、応募者のデータが増えてくると管理がしづらくなる可能性があります。
手間をかけず効率的に採用活動を数値化するには、分析ツールを活用するのがおすすめです。まずは採用活動における分析ツールの活用方法や、データ分析の重要性について解説します。
分析ツールの活用方法
採用活動の質を上げるためには、求人、選考、内定、入社後など採用業務の各段階で、次の段階に移行した人数や離脱した人数などを数値化する必要があります。
たとえば求人を数値化した結果、次プロセスへの移行率が低い、そもそも応募者数が少なかったとします。すると、利用している求人媒体を見直す、求人情報を見直すといった対応を取ることが可能です。
また、選考で次のプロセスへの移行率が低い、離脱率が高いといった数値が出た場合は、自社の魅力をアピールしきれていない、応募者とうまくコミュニケーションが取れていないなどの原因が見えてきます。
採用業務のどの段階に問題があるのかを特定するためには、採用業務全体を把握できるツールの活用が効率的です。そのために最も適しているのは、採用業務を一元管理できる採用管理システムです。
採用管理システムでは、求人募集や応募者管理、面接の日程調整や入社後の研修まで丸ごと管理できるため、段階ごとの数値データを取りやすく、優秀な分析ツールとしても活用できます。
採用におけるデータ分析の重要性
採用業務を数値化すると、さまざまなことが見えてきます。たとえば、求人媒体ごとに集まった人材や応募人数などを数値化してみると、「A社は事務系の採用には強いがエンジニアの採用には弱い」「B社はバイト募集向き」などの傾向がわかってくるでしょう。
すると、今回の求人募集でもっとも効果的なチャネルがすぐにわかるので、ムダなコストをかける必要がなくなります。
応募者に連絡するまでの期間などを数値化すれば、「このくらい日数が空くと選考離脱が増える」などの問題点がわかってくるでしょう。そうすれば応募者が離脱しそうな傾向が事前に把握できるようになります。
とくに採用活動全体を管理できる採用管理システムを利用すると、各段階の進捗状況がリアルタイムで把握でき、課題を分析できるようになるため、採用活動の質を上げやすくなります。
採用活動におけるデータ分析の事例
ここまでの解説で、採用活動の数値化とデータ分析の重要性が把握できたでしょう。続いては、より効果的なデータ分析の方法や、データ分析を採用活動に活かした事例を紹介します。
効果的な分析方法
採用活動の数値化は重要ですが、すべての業務を数値化していると、その作業に大きくリソースを割くことになります。人事部の業務は採用活動だけではないため、ほかの業務に影響が出ないように、まずは以下の3つにポイントを絞って数値化してみると良いでしょう。
・応募チャネルの分析（応募チャネルごとの応募数）
・離脱の分析（採用段階ごとの離脱した数値）
・職種別の分析（エントリー数、内定数、内定率など）
これらが数値化できれば、求人募集をかけても応募者が来ない、選考離脱が多いといった、採用活動でよく見られる問題点を可視化できます。
データ分析を採用活動に活かした事例
それでは他企業はデータ分析をどのように採用活動に活かしているのか、あらゆる事例を見てみましょう。
事例１：説明会から選考への動員が少なかった
A社では、求人媒体での求人募集のほかに、説明会も開催していました。しかし、求人媒体と説明会それぞれの選考への動員率を数値化すると、コストも手間もかかっている説明会のほうが、動員率が低いことがわかったのです。
説明会では企業の社員と直接対話できる分、参加者は求人媒体などから得られる情報よりもより濃い内容、説明会でしか得られない内容の情報を求めます。
そのためA社ではより具体的な情報を提供できるよう、説明会で経営層と面談できる機会を設け、動員率を上げることに成功しています。
事例２：営業職への応募が少なかった
B社では営業職に就ける人材を求めていたのですが、応募者の希望業種を数値化したところ、営業職への応募が圧倒的に少ないことがわかりました。
特定の業種の人材を求める場合は、求人情報に「こういう人材を求めている」ということをしっかり記載しておかないとミスマッチが起こりやすくなります。
「とりあえず入社させて営業職に回そう」などと考えていると、早期離職率も上がってしまうでしょう。
B社は求人情報に営業職に関する文言を増やすことで、営業職の応募を増やし、ミスマッチを防ぐ対策を行っています。
分析ツールとしておすすめな採用管理システム
採用活動を効率良く数値化し、分析するには、採用業務全体を一元管理できる採用管理システムの導入が効果的です。採用管理システムにはさまざまなものがありますが、そのなかでもおすすめしたいTalentClip（タレントクリップ）について紹介します。
TalentClipの活用がおすすめ
TalentClipとは、採用の母集団形成から応募者管理、入社後のフォローまで一元管理できる、オールインワン型の採用管理ツールです。各媒体の応募者情報をひとつのシステム上で管理できるので、どのチャネルが効果的なのかがひと目でわかります。
TalentClipは、応募情報を蓄積する「タレントプール」も備えられているのも魅力です。タレントデータベースの情報を分析すれば採用の傾向がわかるので、問題点の洗い出しに役立ちます。
応募者とのコミュニケーションもTalentClipで完結できるので、スムーズに連絡が成功したとき、または難航したときの状況などが分析しやすく、連絡が滞ったときにも早急な対応が可能です。
応募者とのコミュニケーションがスムーズに進むようになれば、選考辞退や早期離職の防止にもつながるでしょう。
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その他の採用管理ツール
TalentClip以外にも、以下のような機能を持つ採用管理システムがあります。
・A社：候補者トラッキング
応募者の閲覧ページややり取りの頻度からアクティビティスコアを換算し、転職や就職への関心度が高まっているタイミングを把握できる
・B社：「つながる」ボタン
エントリーボタンのほかに「つながる」ボタンを設置して、自社に興味があるが応募には至っていない、より潜在層の学生と接点を持てる
・C社：情報共有ツールと連携
他社の情報共有ツールと連携し、応募者情報やこれまでのやりとりなどを他の社員が迅速に把握できるため、スクラム採用を強化できる
採用管理システムを導入するなら、現状の課題を解決できる機能を備えた採用ツールを導入しましょう。TalentClipの多彩な機能は、母集団形成から応募者管理、選考管理、そして内定者フォローまで一括管理できるため、一連の採用業務を効率化することができるでしょう。
たとえば応募者が少ないことが問題である場合には、B社の採用管理システムが役立つでしょう。すでに自社の採用活動の問題点が把握できている場合は、上記のような特定の機能に特化した採用管理システムを利用するのもおすすめです。
まとめ
採用活動がうまく行かないときには、採用活動を数値化して問題点を可視化し、採用活動の質を向上させることが大切です。
分析ツールを利用すれば簡単に数値化できるようになるので、採用活動の成果が出ずに悩んでいるときには、分析ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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