採用担当者が悩む日程調整｜スムーズに進める方法と解決策を紹介
中途採用者の担当をしている中で、応募者との面接日の調整が難しいと感じることはありませんか。
もし、面接の日程調整がうまくできなければ、採用活動が滞るだけではなく、優秀な人材を採用するチャンスを逃してしまう恐れがあります。
この記事では、採用面接の日程調整をスムーズに進める方法を4つ紹介します。中途採用者の日程調整に悩んでいる担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
この記事の目次
日程調整がうまくいかない！採用担当者が抱えやすい3つのお悩み
中途採用を積極的に行っている企業でも、応募者との面接日の日程調整は難しいといわれています。
ここでは、採用担当者が抱えやすいお悩みを3つご紹介します。ご自身のお悩みにも当てはまる部分はないか、確かめながら読んでみてください。
応募者と面接の日程が合わない
自社の求人募集に応募者が集まり、書類選考を経て面接選考に進めようとしたとき、応募者に面接の候補日を複数提示しても、なかなか日程が決まらない場合があります。
なぜなら、自社が提示した候補日と応募者の予定が合わないからです。これは、応募者がまだ現在の職場で働いている場合は特に起こりやすくなります。
また、採用面接を複数回設定したときも、働いている応募者が休みを続けて取れないため、日程がスムーズに決まりません。
応募者とのやり取りがスムーズに進まない
応募者にメールを送っても返事が来なかったり、返信まで時間がかかったりする場合も、面接日が決まりづらくなります。
そのほかにも、応募者から細切れに質問や確認のメールが送られてくる場合もあり、その都度対応しているとやり取りに時間がかかってしまうため、日程調整が難航する傾向があるでしょう。
日程を調整している間にほかの応募者の採用が決まってしまった
複数の応募者がいる場合、日程を調整している間にほかの応募者の採用が決まってしまうことは、「採用担当者あるある」のひとつではないでしょうか。
この際、予定採用人数に達してしまった場合は、やり取りの途中でもお断りの連絡をしなければいけません。
お断りの連絡を入れる相手は、もし順調に面接日を設定できていれば、採用が決まって自社で活躍してくれるはずの人材だったかもしれません。面接日が決まらないことが原因で採用を見送らなければならないのは、非常に残念なできごとといえるでしょう。
採用面接の日程調整をスムーズに行う4つのポイント
採用面接の日程調整は、企業と応募者のスケジュールを合わせるため、お互いのタイミングが合わないと日程が決まりづらくなります。
日程調整をスムーズに行う秘訣は、応募者に合わせた柔軟な対応です。
なぜ企業側が応募者に合わせる必要があるかというと、現在、中途採用市場では求職者よりも求人数の方が多いからです。求職者が複数の求人の中から、より条件の良い企業を選べる状況となっています。
つまり、売り手市場の中で優秀な人材を確保するためには、応募者に合わせた柔軟な対応が求められているのです。
ここでは、貴重な採用のチャンスを逃さないために、採用面接の日程調整をスムーズに行うポイントを4つご紹介していきます。
1.平日の遅い時間、土日などに面接日を設定する
平日の遅い時間や土日など、平日に働いている人向けに面接しやすい日程を提示しましょう。
面接官にも協力を要請する必要がありますが、うまく調整できれば、応募者との予定が一番合いやすい方法といえます。
2.中途採用者の面接は1回にする
応募者が働いている場合、現在の職場には転職活動をしていることを内緒にしているケースがほとんどです。そのため、大事な面接であることはわかっていても、平日に何度も休みを取ることは容易ではありません。
もし、中途採用時の面接を複数回実施している場合は、面接を1回に変更してみてはいかがでしょうか。
すでにほかの企業で働いている中途採用者は、実績やスキルも確認しやすいため、1回の面接でも自社にマッチした人材か見極められるでしょう。
3.オンライン面接に切り替える
応募者が遠方に住んでいて会社まで来てもらうことが難しい場合は、オンライン面接を実施しましょう。
オンライン面接なら、場所や時間を選ばないため、面接日の設定がしやすくなります。また、新型コロナウイルス対策にも効果的ですので、今後の採用活動を見越したうえでも積極的に取り組んでいきたい採用方法といえます。
4.丁寧な言い方で日程調整をお願いする
採用の現場では、どうしても採用側が主導権を握りがちです。しかし、応募者にもさまざまな事情があり、採用側の要請に合わせられないケースもあるでしょう。
また、応募者は採用担当者の態度や受け答えによって企業に対するイメージを決定するため、あまりにも高圧的な態度では応募者からの印象が悪くなってしまう可能性があります。
日程調整をお願いするときは、丁寧な言い方で調整をお願いしましょう。
もし応募者との連絡がつかなくなったときのために、以下の記事もチェックしてみてください。
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まとめ
中途採用において、面接の日程調整は難航しやすい課題のひとつです。
応募者が働いている場合、自社の都合に合わせきれない部分も出てきますので、面接官に協力してもらいながら、柔軟に対応していくことが重要になります。
また、遠方に住んでいる応募者に対しては、オンライン面接を実施しましょう。新型コロナウイルスの感染防止と、これからの採用方法の変容に対応するためにも大きな効果があるはずです。
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ぜひ今回の記事を参考にして、優秀な人材との面接日程をスムーズに設定していきましょう。
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