リファレンスチェックとは？ミスマッチ防止につながる採用手法
中途社員を採用するメリットは、即戦力としての活躍が期待できることです。しかし、活躍を期待されていた中途社員が、実際に働いてみると思ったほどでなかった場合、人事部に対して現場からクレームが来ることもあるでしょう。原因としては、採用のミスマッチが考えられます。
中途採用でのミスマッチを防ぐ方法として、近年リファレンスチェックが注目を集めています。
この記事では、リファレンスチェックについて、実施するメリットや具体的な方法について詳しくご紹介します。
この記事の目次
中途採用で行われるリファレンスチェックとは？
リファレンスチェックとは、一言でいうと「求職者の前職の状況を確認すること」です。
前職における勤務状況や人柄などを関係者から確認することで、履歴書や面接ではわからない求職者の人柄を理解することができます。
外資系企業では頻繁に行われている方法ですが、日本ではまだリファレンスチェックを取り入れている企業はそれほど多くありません。しかし近年においては、中途採用者とのマッチング度を見極める方法として、日本の転職市場で大きな注目を集めているのです。
リファレンスチェックは電話で行われるのが一般的ですが、書面や面談で行われる場合もあります。
「前職調査」との違い
リファレンスチェックに似たものとして、前職調査があります。前職調査も求職者の前職の状況を確認するものではありますが、両者は異なるものです。
前職調査は求職者が提出した応募書類や面接時に申告した情報の裏付けを行う調査で、経歴詐称やトラブルがないかなどの、ややネガティブな事実確認を行います。企業側が候補者の前職の勤務先に直接問い合わせることもあれば、調査会社などに調査を依頼して行うこともあります。
リファレンスチェックでも経歴チェックは行われますが、調査は主に求職者の人間性や職務遂行能力が中心です。
リファレンスチェックを取り入れるメリット
中途採用の現場で注目を集めているリファレンスチェック。では、リファレンスチェックを取り入れると、採用側の企業にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。
入社後のミスマッチ防止
リファレンスチェックで前職の勤務状況や人柄を知ることで、応募者の価値観やスキルをより客観的な視点から把握できるようになります。
履歴書や面接では一部分しか見えなかったものが、リファレンスチェックによって多面的に応募者を理解できるようになるため、自社とマッチする人材かどうか確認しやすくなるでしょう。
選考がスムーズになる
リファレンスチェックによって選考材料が増えるため、候補者のスクリーニングがしやすくなります。
その結果、選考フローが削減し、選考をスムーズに行えるようになるでしょう。
応募者を第三者目線で評価できる
履歴書や面接から得られる応募者の情報は、本人の主観的要素が大きいです。応募者本人による自己評価と、周りの評価が一致しているとは限りません。本人が思っているよりも周りの評価が高いこともあれば、その逆もあるでしょう。
リファレンスチェックを取り入れると、応募者について前職の上司など第三者による客観的な意見を聞くことができます。
リファレンスチェックによって得た情報と、応募者本人から得た情報を照らし合わせることで、応募者を客観的かつ多角的に評価できるようになるでしょう。
経歴・職歴詐称をしていないか確認できる
あってはならないことですが、応募者が経歴や職歴を詐称するケースは存在します。また、自分を良く見せるために、面接では実績を大げさに伝えたり、知識は忘れてしまっていても過去に取得した資格を履歴書に書いたりするといったケースは多くあります。
採用担当者は、自分を良く見せようとする応募者一人ひとりと向き合い、本当のスキルを見極めていかなければなりませんが、ときには判断ミスをすることもあります。
そこで、リファレンスチェックを取り入れることで、面接や履歴書では見抜けない部分をチェックします。その結果、応募者を公正に選考できるようになるでしょう。
リファレンスチェックのパターンは2つ
リファレンスチェックには主に2つのパターンがあります。
1. 応募者がリファレンス先を紹介するパターン
2. 企業側がリファレンス先を探すパターン
それぞれ詳しく解説します。
1. 応募者がリファレンス先を紹介するパターン
まず企業の採用担当者が応募者にリファレンスチェック実施の承諾をもらい、応募者に1～2人以上のリファレンス先を紹介してもらいます。リファレンス先として選ばれるのは、前職の同僚や上司など、応募者の職務内容や人柄などについてよく知っている人です。
応募者がリファレンス先を企業に紹介した後は、企業とリファレンス先でのやり取りとなり、応募者が関与することはありません。
そのため、応募者はリファレンス先として頼む相手に、事前にリファレンスチェックの内容についてよく説明し、同意を得ておく必要があります。
2. 企業側がリファレンス先を探すパターン
企業側がリファレンス先を探す場合も、まずは応募者にリファレンスチェック実施の承諾をもらいます。ただし、応募者が行うのは承諾だけで、その後の関与はありません。
企業がリファレンス先を探す方法は複数ありますが、同業他社からであれば業界の人脈などを使って探すことができるでしょう。
また、調査会社に依頼する方法もあります。調査会社に依頼する場合は、リファレンス先を探してもらうだけでなく、リファレンスチェックまでやってもらうことが多いです。
実際にリファレンスチェックで行う質問例
では、実際のリファレンスチェックとは、どのような手順で実施されるのでしょうか。
この項では、リファレンスチェックの流れと、具体的な質問事項の例を紹介します。
リファレンスチェックを実施する流れ
リファレンスチェックを実施する流れは、以下のとおりです。
1.応募者にリファレンスチェックを行うことに承諾してもらう
2.応募者からリファレンス先を紹介してもらう
3.リファレンスチェックを行う
ほとんどの場合は応募者からリファレンス先を紹介してもらいますが、まれに企業側でリファレンス先を探す場合もあります。
リファレンスチェックで実際に質問する例
リファレンスチェックで実際に行われる質問には、以下のようなものがあります。
・「応募者の役職や勤務期間、職務内容に間違いはありませんか？」
・「同僚とのコミュニケーションはどうでしたか？」
・「勤務態度はどうでしたか？」
・「仕事上のトラブルにはどのように対処していましたか？」
質問は、応募者の普段の働きぶりを確認する項目がほとんどです。
リファレンスチェックを実施する際の注意点
リファレンスチェックを実施する際の注意点は3つあります。
1つ目は、リファレンスチェックを実施する前に、本人から事前に個人情報の取り扱いに関する同意をもらうことです。質問内容はデリケートな部分を含むため、企業側も取り扱いには十分注意する必要があります。
2つ目は、応募者のプライバシーに十分に配慮することです。質問内容によっては新しい職場に知られたくない内容もあるため、リファレンスチェックを嫌がる応募者もいるでしょう。
仕事に関係のない質問はしないこと、リファレンスチェックで知りえた情報は第三者には口外されないことを伝えた上で、リファレンスチェックの必要性を理解してもらうように努めてください。
3つ目は、リファレンスチェックによって問題が発覚した場合でも、内定を取り消すことは容易ではないことを企業側が十分に理解しておくことです。
企業は、リファレンスチェックの内容を理由に内定を取り消すことはでません。あくまでも応募者の適正とマッチング度を確かめるための手段であることを忘れないようにしましょう。
勤務状況に関する質問
・応募者の在籍期間はいつからいつまででしたか？
・応募者の役職や職務内容に間違いはありませんか？
人柄・勤務態度に関する質問
・応募者と周囲とのコミュニケーションは良好でしたか？
・上司や部下と良好な関係を築けていましたか？
・応募者の勤務態度はどのようなものでしたか？
・遅刻や欠勤などはありませんでしたか？
・勤務先で何らかのトラブルはありませんでしたか？
・仕事上のトラブルにはどのように対処していましたか？
・応募者のストレス耐性について特に問題はありませんか？
・あなたにとって応募者は、また一緒に働きたいと思える人物ですか？
職務能力・スキルに関する質問
・応募者の主な実績として、どんなものが挙げられますか？
・応募者が仕事上の成果を出せた要因にはどんな点が挙げられると思いますか？
・応募者は仕事に対して主体的に取り組むタイプでしたか？
・急な対応が求められるとき、また問題が発生したときに、応募者はどのように対応しましたか？
・応募者の強みと弱みとは何ですか？
・同じプロジェクトのメンバーとして一緒に働きたいと思える人物ですか？
【重要】リファレンスチェックの注意点
トラブルなく効果的にリファレンスチェックを実施するために、企業側は以下の点に注意しましょう。
個人情報の取り扱いやプライバシーへの配慮
リファレンスチェックを実施する前は、必ず応募者本人から個人情報の取り扱いに関する同意をもらうことが大切です。質問内容には応募者の人物像や前職でのトラブルなどデリケートな部分が含まれるので、なかにはリファレンスチェックを嫌がる応募者もいることでしょう。
そのため、リファレンスチェックの必要性についてよく説明し、応募者に理解してもらうことはもちろん、得た情報を第三者に口外しないことを伝えるのは大切です。
リファレンスチェックで得た個人情報は、取り扱いに十分に注意しましょう。
問題が発覚しても内定取り消しは簡単には行えない
もしも、リファレンスチェックにより虚偽などが発覚しても、企業側が内定を取り消せるとは限りません。
内定を出しているということは、労働契約が成立しているということです。そのため、内定を取り消すには合理的な理由が必要となります。
ただ単に「リファレンスチェックの結果で虚偽の報告が見つかった」というだけでは、内定を取り消すに十分な理由とはなりません。内定を取り消すことができるかどうかは、法律の専門家による検討が必要となります。
採用担当者の負担を考慮する
リファレンスチェックによって応募者について得られる情報は多く、実施にはさまざまなメリットがあります。
とはいえ、リファレンスチェックを行うことで採用担当者の負担が増加することは否めません。採用担当者は普段の業務に加えて、リファレンス先とコンタクトを取り、質問を準備したり、回答内容をレポート化したりするなどの負担が増えます。
採用業務の負担を軽減するためにも、各部署との連携や業務効率化を図れるツールの導入などが大切です。
リファレンスチェックを導入するならTalentClipを活用しよう！
リファレンスチェックをはじめ、近年では多岐にわたる採用業務を効率化してくれる、便利な採用管理システムが増えてきています。
もしも自社でリファレンスチェックを導入するのであれば、TalentClip（タレントクリップ）の活用もおすすめです。
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蓄積されたデータは、今後の採用活動において大きな力を発揮してくれるでしょう。
効率良く採用活動を進めたい採用担当者の方は、ぜひTalentClipの導入を検討してみてください。
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まとめ
中途採用者の人柄や、自社とのマッチング度を見極める方法として、近年大きな注目を集めているのがリファレンスチェックです。
前職の関係者に話を聞くことで、面接や履歴書ではわからない応募者の働きぶりや、実際の能力を知ることができます。
ただし、リファレンスチェックは非常にデリケートな部分を扱うため、実施する際は今回紹介した3つのポイントに注意が必要です。これらのポイントをふまえつつ、効果的なリファレンスチェックを実施していきましょう。
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